Mal for å ta referat på et styremøte

En trinnvis veiledning for strukturering av profesjonelle styreprotokoller

For nøyaktighet og samsvar

En mal for å ta referater på et styremøte er et viktig verktøy for å sikre nøyaktig, tydelig dokumentasjon av viktige diskusjoner, beslutninger og oppfølgingshandlinger. For bedriftsstyresekretærer, lederassistenter og erfarne fagfolk som er ansvarlige for styredokumentasjon, kan bruk av en strukturert mal i stor grad forbedre samsvar, ansvarlighet og åpenhet. Denne veiledningen gir en omfattende mal for å ta referater på et styremøte og skisserer beste praksis for å effektivisere prosessen.

Hvorfor en mal for å ta referater på et styremøte betyr noe

Betydningen av styremøtereferater

Å bruke en mal til å ta referater på et styremøte sikrer konsistens, klarhet, og lovlig overholdelse. Møtereferater går utover bare dokumentasjon; de er et viktig verktøy for organisatorisk åpenhet og ansvarlighet. Disse referatene, når de er godt strukturerte og nøyaktige, fungerer som juridiske dokumenter som beskytter organisasjonen og styret, og viser flid i å oppfylle tillitsansvar.

Utforsk virkelige eksempler på hvordan ledende selskaper forbedrer beslutningstaking og overholdelse med effektive styremøtereferater. Sjekk ut casestudiene.

Viktige målgrupper for møtereferat

En velorganisert mal for å ta referater på et styremøte sikrer at viktig informasjon er tilgjengelig for ulike interessenter:

• Styremedlemmer: Som en oversikt over diskusjoner, handlinger og beslutninger som er tatt.
• Ledere og toppledelse: For sporingstavleveiledning, godkjente handlinger og tildelt ansvar.
• Aksjonærer og regulatorer: For overholdelse av styring og gjennomsiktighet i bedriften.
• Revisorer og juridiske team: Som referansepunkt for juridiske eller revisjonshenvendelser.

Å kjenne publikum hjelper minuttakere å sette pris på behovet for klarhet, objektivitet, og grundighet.

Nøkkelelementer som skal inkluderes i en mal for å ta referat på et styremøte

En komplett mal for å ta referat på et styremøte bør inneholde disse viktige elementene for nøyaktighet og profesjonalitet:

Grunnleggende møteinformasjon

• Dato, klokkeslett og sted: Oppgi møtets dato, starttid og sted tydelig.
• Deltakere og fravær: Liste deltakere, spesifiser styremedlemmer, gjester og fraværende. Dette bekrefter hvem som var til stede, hvem som var fraværende, og om unnskyldninger ble gitt.

Godkjenning av tidligere møtereferater

Det første punktet på dagsordenen i de fleste styremøter er godkjenning av referat fra forrige møte. Dokumenter om protokollen ble godkjent som presentert eller endret, noter eventuelle endringer.

Nøyaktige, veldokumenterte referater fører til bedre beslutninger og etterlevelse. Oppdag hvordan Boardwise kan hjelpe brettet ditt til å fungere mer effektivt. Bestill en personlig demo og ta styrestyringen din til neste nivå!

Dagsordensoversikt

En mal for å ta referat på et styremøte bør følge agendaen for strukturert, logisk flyt. Å følge dagsordenen sikrer at alle punkter dekkes og gjør det enkelt å referere til spesifikke seksjoner.

Rapporter og presentasjoner

Mange styremøter inkluderer rapporter eller presentasjoner fra komiteer, ledere, eller andre presentatører. Bruk malen til å ta referater på et styremøte, og dokumentere viktige punkter fra disse presentasjonene — viktige beregninger, innsikt eller anbefalinger — uten å registrere hele presentasjonen.

Diskusjonssammendrag

Å oppsummere diskusjoner nøyaktig er kritisk. Her er tips for denne delen av malen for å ta referat på et styremøte:

• Fokus på hovedpunkter: Fang essensen av diskusjoner, unngå fulle transkripsjoner.
• Fremhev forskjellige synspunkter: Når meninger er forskjellige, legg merke til hovedargumentene eller perspektivene som er uttrykt.
• Inkluder relevante data: Hvis det refereres til statistikk eller datapunkter, må du bare inkludere de som er viktige for diskusjonen.

Beslutninger og resolusjoner

Tydelig registrering av beslutninger og vedtak er avgjørende for styrets ansvarlighet. I malen din for å ta referater på et styremøte, inkluderer du:

• Oppløsningstekst: Registrer formelle oppløsninger ord for ord for nøyaktighet.
• Avstemningsresultat: Angi avstemningsresultatene, inkludert avholdenhet eller dissamtykke.
• Tildelte handlinger: Legg merke til eventuelle oppfølgingshandlinger og de ansvarlige personene eller avdelingene, sammen med tidsfrister.

Handlingselementer og oppfølging

Dokumenter handlingselementer og tilordne dem til bestemte personer eller avdelinger, med tidsfrister. Denne delen av malen din for å ta referat på et styremøte vil spore oppfølgingsansvar for ansvarlighet og fremtidige diskusjoner.

Sammendrag av ledersesjon (hvis aktuelt)

For lukkede eller lederøkter, som kan omfatte sensitive emner, gi et sammendrag på høyt nivå uten at det går ut over konfidensialiteten. Inkluder bare viktige løsninger eller resultater for å opprettholde åpenhet mens du respekterer personvernet.

Detaljer om utsettelse og neste møte

Hver mal for å ta referat på et styremøte, bør avsluttes med tidspunktet for utsettelse og bekreftet dato og klokkeslett for neste møte. Denne informasjonen avslutter rekorden og setter forventninger til fremtidige økter.

Se hvordan organisasjoner som STEAG GmbH, OLB og GK Software effektiviserer styremøtene sine med strukturerte møtereferater. Les våre casestudier nå.

Anbefalt format for en mal for å ta referat på et styremøte

Tittel og header

I begynnelsen av hvert dokument inkluderer du:

• Organisasjonens navn
• Møtedato, klokkeslett og sted
• Møtetittel (f.eks. «Q4 Styremøte»)

Dagsordenbasert kroppsstruktur

Bruk en agendabasert struktur i malen din til å ta referater på et styremøte for å holde ting organisert. Grupper hvert agendapunkt med relevante diskusjonspunkter, beslutninger og handlingspunkter, og hold tydelig formatering.

Beslutningsfokusert formatering

For å understreke klarhet, bruk en beslutningsfokusert struktur i malen for å ta referater på et styremøte. Dette fremhever viktige beslutninger og handlinger, i stedet for å registrere lange diskusjoner, noe som gjør det enkelt for leserne å finne resultater og ansvar.

Bunntekst for godkjenningssignaturer

Inkluder plass på slutten av malen for å ta referater på et styremøte for signaturer fra styresekretæren og styrelederen eller presidenten. Disse signaturene validerer og godkjenner dokumentet offisielt.

Manuell sporing av styremøtereferater kan være tidkrevende og utsatt for feil. Med Boardwise kan du automatisere og sentralisere minuttene dine for sømløst samarbeid. Planlegg en demo for å oppleve den førstehånds!

Eksempelmal for å ta referat på et styremøte

Nedenfor er en eksempelmal for å ta referater på et styremøte du kan tilpasse for å passe organisasjonens behov:

[Organisasjonsnavn]
Styrets møtereferat
Dato: [Møtedato]
Tid: [Starttid]
Plassering: [Sted]

Deltakere: [Liste over styremedlemmer, ledere og gjester]
Fraværende[Liste over fraværende styremedlemmer]

1. Ring for å bestille

Tid: [Starttid]
Styreleder: [Formannens navn]

2. Godkjenning av tidligere referater

Beslutning: Godkjent uten endringer/ Godkjent med endringer: [Listeendringer]

3. Rapporter

3.1 Finansiell rapport

Presentatør: [CFOs navn]

• Sammendrag: [Økonomisk helse, nøkkelberegninger og anbefalinger]

3.2 Operasjonell oppdatering

Presentatør: [COOs navn]

• Sammendrag: [Operasjonell ytelse, utfordringer og initiativer]

Lær av bransjeledere som har optimalisert styremøteprosessene sine. Les suksesshistoriene deres nå.

4. Viktige diskusjonspunkter

4.1 Ny forretningsstrategi

• Sammendrag: [Viktige punkter diskutert, perspektiver og eventuelle bekymringer]

5. Beslutninger og resolusjoner

Resolusjon om utvidelsesstrategi

• Vedtak: «Styret vedtar å godkjenne utvidelsesplanen slik den er presentert.»
• Avstemningsresultat: Enstemmig godkjenning
• Tilordnet handling: Administrerende direktør starter fase 1 innen [Frist]

6. Handlingselementer og oppfølging

1. Oppdatering av økonomiske prognoser - Tilordnet CFO, forfaller innen neste møte.
2. Markedsundersøkelsesrapport - Tilordnet COO, forfaller innen [Dato].

7. Sammendrag av ledersesjon (hvis aktuelt)

• Omtale på høyt nivå av emner som dekkes, uten detaljert innhold.

8. Utsettelse

Utsettelsestid: [Tid]
Neste møte: Planlagt for [Dato, tid, plassering]

Beste fremgangsmåter for å bruke en mal til å ta referater på et styremøte

Forberedelse er nøkkelen

Gjennomgå dagsordenen, tidligere referater og relevante rapporter på forhånd. En forberedt minuttaker vil ha konteksten som trengs for å effektivt bruke malen til å ta referater på et styremøte under økten.

Aktiv lytting og objektiv oppsummering

Effektive minuttakere balanserer aktiv lytting og objektiv oppsummering. Unngå subjektivt språk, med fokus på å fange hovedpunktene i stedet for spesifikke individer, med mindre det er nødvendig.

Avklare punkter etter behov

Hvis poengene er uklare, søk avklaring under eller etter møtet. Det er alltid bedre å stille spørsmål enn å risikere å registrere unøyaktig informasjon.

Gjennomgang og godkjenningsprosess

Før du fullfører, korrekturles nøye for å sikre at alle viktige punkter, beslutninger og oppfølgingshandlinger er inkludert. Når det er gjennomgått, distribuer utkast til referat til styrelederen for første godkjenning før videre sirkulasjon.

Lei av rotete møtereferater? Boardwise hjelper deg med å fange, organisere og administrere styrediskusjoner uten problemer. Bestill en demo i dag og se hvordan plattformen vår kan forenkle styringsprosessene dine.

Endelige tanker om bruk av en mal for å ta referat på et styremøte

En effektiv mal for å ta referater på et styremøte er en verdifull ressurs for eierstyring og selskapsledelse, og sikrer en klar og handlingsbar oversikt over beslutninger. Ved å tilpasse den medfølgende malen for å dekke organisasjonens behov, kan du forbedre minuttopptakingsprosessen og skape en pålitelig registrering for fremtidig referanse.

Hvordan Boardwise kan hjelpe med styremøtereferater og ledelse

For selskaper som søker en omfattende løsning for å effektivisere administrasjonen av styremøter, tilbyr Boardwise en ideell plattform. Boardwise automatiserer og optimaliserer hele prosessen — fra å lage agendaer og spore beslutninger til å administrere referater og oppfølgingsoppgaver. Boardwise er utviklet spesielt for styrekontorer, og gir en strukturert tilnærming som øker effektiviteten, sporbarheten og åpenheten på tvers av møter.

Gjennom Boardwise kan bedrifter få tilgang til tilpassede maler og sømløs integrasjon med Office 365, slik at alt relevant materiale, inkludert møtereferat, er sikkert organisert og lett tilgjengelig. Plattformens integrasjon i Microsoft Teams og SharePoint gjør det mulig for brukere å dele agendaer, referater og andre dokumenter direkte i det eksisterende digitale arbeidsområdet. Boardwise tilbyr også verktøy for å administrere oppgaver, dokumentere beslutninger og sikre samsvar, slik at styremedlemmer og assistenter kan fokusere på strategiske prioriteringer i stedet for administrative detaljer.

Boardwise sine kunder, inkludert store selskaper som Volkswagen Financial Services og E.ON, rapporterer om betydelige forbedringer i møteeffektivitet og åpenhet. Tilbakemeldingene deres understreker plattformens innvirkning på styrestyring, inkludert strømlinjeformede prosesser og forbedret overholdelse av bedrifts- og regulatoriske krav.

Hvis du er interessert i å transformere styremøteprosessene dine, tilbyr Boardwise en gratis demo for potensielle kunder for å oppleve dens evner førstehånds. Planlegg en demo med Boardwise i dag for å se hvordan det kan heve styrets operasjons- og dokumentasjonsarbeidsflyter. Bestill en demo med Boardwise i dag.