Vorlage für die Protokollführung bei einer Vorstandssitzung

Eine schrittweise Anleitung zur Strukturierung professioneller Vorstandsprotokolle

Für Genauigkeit und Compliance

Eine Vorlage für das Protokoll einer Vorstandssitzung ist ein unverzichtbares Instrument, um wichtige Diskussionen, Entscheidungen und Folgemaßnahmen klar und präzise zu dokumentieren. Für Vorstandssekretäre, Assistenzen der Geschäftsleitung und erfahrene Fachleute, die für die Erstellung von Vorstandsunterlagen verantwortlich sind, kann die Nutzung einer strukturierten Vorlage die Einhaltung von Compliance-Vorgaben, die Rechenschaftspflicht und die Transparenz erheblich verbessern. Dieser Leitfaden stellt Ihnen eine umfassende Vorlage zur Protokollierung einer Vorstandssitzung zur Verfügung und zeigt bewährte Vorgehensweisen auf, mit denen Sie den Prozess effizient gestalten können.

Warum eine Vorlage für das Protokollieren einer Vorstandssitzung wichtig ist

Bedeutung des Protokolls von Vorstandssitzungen

Die Verwendung einer Vorlage für die Protokollierung von Vorstandssitzungen gewährleistet Konsistenz, Klarheit und rechtliche Konformität. Protokolle gehen über die reine Dokumentation hinaus: Sie sind ein zentrales Instrument für Transparenz und Rechenschaft in der Organisation. Gut strukturierte und präzise Protokolle dienen zudem als Rechtsdokumente, die die Organisation und den Vorstand schützen und die Sorgfalt bei der Wahrnehmung treuhänderischer Pflichten belegen.

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Hauptzielgruppen für Sitzungsprotokolle

Eine gut strukturierte Vorlage für die Protokollierung von Vorstandssitzungen stellt sicher, dass wichtige Informationen für unterschiedliche Interessengruppen zugänglich sind:

• Vorstandsmitglieder: Als Aufzeichnung der geführten Diskussionen, beschlossenen Maßnahmen und getroffenen Entscheidungen
• Führungskräfte und Management: Zur Nachverfolgung der Vorgaben des Vorstands, genehmigten Maßnahmen und zugewiesenen Verantwortlichkeiten
• Aktionäre und Aufsichtsbehörden: Zur Sicherstellung von Governance-Compliance und Unternehmens­transparenz
• Wirtschaftsprüfer und Rechtsteams: Als Referenzpunkt bei rechtlichen oder prüfungsrelevanten Anfragen

Wenn Protokollführer ihr Publikum kennen, erkennen sie die Bedeutung von Klarheit, Objektivität und Gründlichkeit. Diese Vielschichtigkeit verdeutlicht, dass Sitzungsprotokolle nicht nur die interne Nachvollziehbarkeit stärken, sondern auch externen Anforderungen an Transparenz und Rechenschaftspflicht gerecht werden – Aspekte, die in den OECD Principles of Corporate Governance (2023) als zentrale Säulen verantwortungsvoller Unternehmensführung hervorgehoben werden.

Wichtige Elemente einer Vorlage für das Protokoll einer Vorstandssitzung

Eine vollständige Vorlage für das Protokoll einer Vorstandssitzung sollte nach Robert (2020) die folgenden zentralen Elemente enthalten, die für Genauigkeit und Professionalität unerlässlich sind:

Grundlegende Informationen zur Sitzung

• Datum, Uhrzeit und Ort: Geben Sie das Datum, die Startzeit und den Ort der Sitzung eindeutig an
• Teilnehmer und Abwesenheiten: Führen Sie die Teilnehmer auf und kennzeichnen Sie Vorstandsmitglieder, Gäste sowie abwesende Personen. So wird nachvollziehbar, wer anwesend war, wer fehlte und ob Entschuldigungen vorlagen

Genehmigung des Protokolls früherer Sitzungen

In den meisten Vorstandssitzungen ist der erste Tagesordnungspunkt die Genehmigung des Protokolls der vorherigen Sitzung. Halten Sie fest, ob das Protokoll in der vorgelegten oder in geänderter Form genehmigt wurde, und dokumentieren Sie sämtliche Anpassungen.

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Überblick über die Agenda

Eine Vorlage für die Protokollierung einer Vorstandssitzung sollte sich an der Tagesordnung orientieren, um einen strukturierten und logischen Ablauf sicherzustellen. So wird gewährleistet, dass alle Punkte behandelt werden und ein einfaches Verweisen auf bestimmte Abschnitte möglich ist.

Berichte und Präsentationen

Viele Vorstandssitzungen beinhalten Berichte oder Präsentationen von Ausschüssen, Führungskräften oder anderen Referenten. Nutzen Sie die Vorlage, um die wesentlichen Punkte dieser Beiträge zu dokumentieren – zentrale Kennzahlen, Erkenntnisse oder Empfehlungen – ohne die gesamte Präsentation wortwörtlich festzuhalten.

Zusammenfassungen der Diskussionen

Eine präzise Zusammenfassung der Diskussionen ist entscheidend. Für diesen Abschnitt der Vorlage gelten folgende Tipps:

• Fokussieren Sie sich auf die Kernaussagen: Halten Sie das Wesentliche der Diskussionen fest und vermeiden Sie vollständige Transkripte
• Unterschiedliche Sichtweisen hervorheben: Wenn verschiedene Meinungen geäußert werden, notieren Sie die zentralen Argumente oder Standpunkte
• Relevante Daten aufnehmen: Falls Statistiken oder Daten genannt werden, beschränken Sie sich auf jene, die für die Diskussion wirklich relevant sind

Entscheidungen und Beschlüsse

Eine klare Dokumentation von Entscheidungen und Beschlüssen ist für die Rechenschaftspflicht des Vorstands unerlässlich. Ihre Vorlage für das Protokoll einer Vorstandssitzung sollte folgende Punkte enthalten:

• Text der Beschlüsse: Halten Sie formelle Beschlüsse wortwörtlich fest, um Genauigkeit sicherzustellen
• Abstimmungsergebnisse: Dokumentieren Sie die Ergebnisse, einschließlich Enthaltungen oder Gegenstimmen
• Zugewiesene Maßnahmen: Notieren Sie alle Folgemaßnahmen sowie die jeweils verantwortlichen Personen oder Abteilungen und die Fristen

Aktionspunkte und Folgemaßnahmen

Dokumentieren Sie konkrete Aktionspunkte und ordnen Sie diese bestimmten Personen oder Abteilungen mit klaren Fristen zu. Dieser Abschnitt Ihrer Vorlage dient als Grundlage für Rechenschaftspflicht und zukünftige Diskussionen.

Zusammenfassung der Executive Sessions (falls zutreffend)

Bei nichtöffentlichen Sitzungen oder Vorstandssitzungen zu sensiblen Themen sollte eine Zusammenfassung auf hoher Ebene erfolgen – ohne die Vertraulichkeit zu gefährden. Geben Sie nur die wichtigsten Beschlüsse oder Ergebnisse an, um Transparenz zu wahren und zugleich die Privatsphäre zu respektieren.

Vertagung und nächste Sitzung

Jede Vorlage für Vorstandsprotokolle sollte mit dem Zeitpunkt der Vertagung sowie dem bestätigten Datum und der Uhrzeit der nächsten Sitzung abschließen. Diese Angaben runden das Protokoll ab und schaffen Klarheit über die nächsten Schritte.

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Empfohlenes Format für eine Vorlage für das Protokoll einer Vorstandssitzung

Titel und Kopfzeile

Zu Beginn jedes Dokuments sollten folgende Angaben enthalten sein:

• Name der Organisation
• Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung
• Titel der Sitzung (z. B. „Vorstandssitzung im 4. Quartal“)

Agendabasierte Struktur

Nutzen Sie in Ihrer Vorlage eine auf der Tagesordnung basierende Struktur, um die Protokollierung übersichtlich zu gestalten. Gruppieren Sie jeden Tagesordnungspunkt mit den dazugehörigen Diskussionspunkten, Entscheidungen und Handlungspunkten – achten Sie dabei auf eine klare und einheitliche Formatierung.

Entscheidungsorientierte Formatierung

Um die Verständlichkeit zu erhöhen, empfiehlt sich eine entscheidungsorientierte Struktur. So werden wichtige Beschlüsse und Maßnahmen hervorgehoben, anstatt lange Diskussionen im Detail aufzuzeichnen. Leser können dadurch schneller die relevanten Ergebnisse und Verantwortlichkeiten erfassen.ine entscheidungsorientierte Struktur, um bei einer Vorstandssitzung das Protokoll zu führen. Auf diese Weise werden wichtige Entscheidungen und Maßnahmen hervorgehoben, anstatt lange Diskussionen aufzuzeichnen, sodass die Leser leichter herausfinden können, welche Ergebnisse und Verantwortlichkeiten sie haben.

Fußzeile für Genehmigungssignaturen

Fügen Sie am Ende der Vorlage ein Feld für die Unterschriften des Vorstandssekretärs sowie des Vorstandsvorsitzenden oder Präsidenten ein. Diese Signaturen validieren und genehmigen das Dokument offiziell.

Das manuelle Nachverfolgen von Vorstandsprotokollen ist oft zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit Boardwise können Sie Ihre Protokolle automatisieren und zentral verwalten – für eine nahtlose Zusammenarbeit. Planen Sie eine Demo, um es aus erster Hand zu erleben!

Kostenloser Download: Mustervorlage für das Protokollieren einer Vorstandssitzung

Hier können Sie die Vorlage herunterladen und direkt in Word bearbeiten: Word-Vorlage Protokoll Vorstandssitzung

Ansonsten finden Sie hier auch eine Beispielvorlage für das Protokoll einer Vorstandssitzung, die Sie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können:

[Name der Organisation]
Protokoll der Vorstandssitzung
Datum: [Datum des Treffens]
Zeit: [Startzeit]
Standort: [Ort]

Teilnehmende: [Liste der Vorstandsmitglieder, Führungskräfte und Gäste]
Abwesend: [Liste der abwesenden Vorstandsmitglieder]

1. Eröffnung der Sitzung

Zeit: [Startzeit]
Vorsitzender: [Name des Vorsitzenden]

2. Genehmigung des vorherigen Protokolls

Entscheidung: Ohne Änderungen genehmigt//Mit Änderungen genehmigt: [Änderungen auflisten]

3. Berichte

3.1 Finanzbericht

Referent: [Name des CFO]

• Zusammenfassung: [Finanzielle Gesundheit, wichtige Kennzahlen und Empfehlungen]

3.2 Betriebsupdate

Referent: [Name des COO]

• Zusammenfassung: [Operative Leistung, Herausforderungen und Initiativen]

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4. Wichtige Diskussionspunkte

4.1 Neue Geschäftsstrategie

• Zusammenfassung: [Die wichtigsten erörterten Punkte, Perspektiven und Bedenken]

5. Entscheidungen und Entschließungen

Beschluss zur Expansionsstrategie

• Auflösung: „Der Vorstand beschließt, den vorgelegten Expansionsplan zu genehmigen.“
• Ergebnis der Abstimmung: Einstimmige Zustimmung
• Zugewiesene Aktion: CEO leitet Phase 1 bis [Frist] ein

6. Aktionspunkte und Folgemaßnahmen

1. Aktualisierung der Finanzprognosen - Dem CFO zugewiesen, fällig bis zur nächsten Sitzung.
2. Marktforschungsbericht - Dem COO zugewiesen, fällig bis zum [Datum].

7. Zusammenfassung der Executive Session (falls zutreffend)

• Hochrangige Erwähnung der behandelten Themen ohne detaillierten Inhalt.

8. Vertagung

Zeit der Vertagung: [Zeit]
Nächstes Treffen: Geplant für [Datum, Uhrzeit, Ort]

Bewährte Methoden für die Verwendung einer Vorlage zur Protokollführung in Vorstandssitzungen

Vorbereitung ist entscheidend

Prüfen Sie die Tagesordnung, das Protokoll der vorherigen Sitzung sowie relevante Berichte im Voraus. Ein gut vorbereiteter Protokollführer verfügt über den nötigen Kontext, um die Vorlage während der Sitzung effizient zu nutzen.

Aktives Zuhören und objektive Zusammenfassung

Effektive Protokollführer schaffen den richtigen Ausgleich zwischen aktivem Zuhören und objektiver Zusammenfassung. Vermeiden Sie subjektive Formulierungen und konzentrieren Sie sich darauf, die wesentlichen Punkte festzuhalten – nicht einzelne Personen, sofern dies nicht erforderlich ist.

Punkte bei Bedarf klären

Wenn Sachverhalte unklar bleiben, suchen Sie während oder nach der Sitzung nach einer Klärung. Es ist immer besser, Fragen zu stellen, als ungenaue Informationen zu protokollieren.

Überprüfung und Genehmigungsprozess

Lesen Sie den Entwurf sorgfältig Korrektur, um sicherzustellen, dass alle wesentlichen Punkte, Entscheidungen und Folgemaßnahmen enthalten sind. Reichen Sie das Protokoll anschließend zunächst dem Vorstandsvorsitzenden zur Genehmigung ein, bevor es weiter verteilt wird.

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Letzte Gedanken zur Verwendung einer Vorlage für Vorstandsprotokolle

Eine effektive Vorlage für die Protokollierung von Vorstandssitzungen ist ein wertvolles Instrument der Unternehmensführung, da sie eine klare und umsetzbare Aufzeichnung der getroffenen Entscheidungen sicherstellt. Wenn Sie die bereitgestellte Vorlage an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen, können Sie den Protokollierungsprozess optimieren und eine verlässliche Dokumentation schaffen, auf die Sie jederzeit zurückgreifen können.

Wie Boardwise bei Protokollen und der Verwaltung von Vorstandssitzungen unterstützen kann

Für Unternehmen, die eine umfassende Lösung zur Optimierung der Verwaltung von Vorstandssitzungen suchen, bietet Boardwise eine ideale Plattform. Boardwise automatisiert und optimiert den gesamten Prozess – von der Erstellung von Tagesordnungen und der Nachverfolgung von Beschlüssen bis hin zur Verwaltung von Protokollen und Folgeaufgaben. Die Plattform wurde speziell für Vorstands- und Aufsichtsgremien entwickelt und sorgt durch ihren strukturierten Ansatz für mehr Effizienz, Nachvollziehbarkeit und Transparenz.

Über Boardwise erhalten Unternehmen Zugriff auf maßgeschneiderte Vorlagen und eine nahtlose Integration mit Office 365, sodass alle relevanten Unterlagen – einschließlich Sitzungsprotokollen – sicher organisiert und jederzeit leicht zugänglich sind. Dank der Integration in Microsoft Teams und SharePoint können Tagesordnungen, Protokolle und weitere Dokumente direkt im bestehenden digitalen Arbeitsumfeld geteilt werden.

Darüber hinaus stellt Boardwise Tools zur Verfügung, mit denen sich Aufgaben verwalten, Entscheidungen dokumentieren und Compliance sicherstellen lassen. Auf diese Weise können sich Vorstandsmitglieder und Assistenzen auf strategische Prioritäten konzentrieren, anstatt wertvolle Zeit mit administrativen Details zu verbringen.

Kunden von Boardwise – darunter große Unternehmen wie Volkswagen Financial Services und E.ON – berichten von deutlichen Verbesserungen in der Effizienz und Transparenz ihrer Sitzungen. Ihr Feedback unterstreicht den positiven Einfluss der Plattform auf die Unternehmensführung – von optimierten Prozessen bis hin zu einer gestärkten Einhaltung von unternehmensinternen und regulatorischen Anforderungen.

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Quelle

Arjaliès, D.-L., & Mundy, J. (2013). The Use of Management Control Systems to Manage CSR Strategy: A Levers of Control Perspective. Management Accounting Research, 24(4), 284–300.

OECD. (2023). G20/OECD Principles of Corporate Governance (2023 edition). Organisation for Economic Co-operation and Development. https://www.oecd.org/corporate/principles-corporate-governance/

Robert, H. M. (2020). Robert's Rules of Order Newly Revised (12. Auflage).