‍Website: www.bayer.com‍

Das Unternehmen

Die Bayer AG gehört zu den weltweit führenden Unternehmen in den Bereichen Gesundheit und Agrarwirtschaft. In einem globalen Konzern dieser Größenordnung spielt die Gremienarbeit – insbesondere auf Vorstandsebene – eine zentrale Rolle. Hier entscheidet sich, welche strategischen Themen weiterverfolgt, priorisiert oder neu ausgerichtet werden.

Damit diese Entscheidungen fundiert getroffen werden können, müssen die organisatorischen Abläufe im Hintergrund nahtlos funktionieren. Genau hier setzt das CEO-Office an und hat seit Januar 2025 mit Boardwise einen klaren Schritt in Richtung mehr Transparenz und Struktur gemacht.

Organisation auf Vorstandsebene: komplex, hochverantwortlich – und zeitkritisch

Nadine Lorenz und Claudia Kodal organisieren mit ihren Kolleginnen Michaela Niklaus und Stephanie Wedlich im CEO-Office sämtliche Abläufe rund um die Vorstandssitzungen. Als zentrale Schnittstelle zwischen Vorstand und Fachbereichen bereiten sie Entscheidungsvorlagen vor, strukturieren Informationen und sorgen dafür, dass Sitzungen effizient vorbereitet und sauber dokumentiert sind. Die tägliche Arbeit war gut strukturiert – beruhte aber auf einer Vielzahl einzelner Tools. Agenden wurden in Word erstellt, Freigaben liefen über Outlook, Protokolle wurden in verschiedenen Formaten geführt. Jede Änderung bedeutete: Copy-Paste, neue Versionen, persönliches Nachfassen bei den Beteiligten.

„Wir hatten unsere Abläufe im Griff, aber sie waren extrem händisch. Für jede Sitzung mussten mehrere Tools geöffnet werden.“
— Nadine Lorenz, Assistant, BoM Administration

Der Wunsch nach einem System, das mitdenkt.

In der Praxis wurde deutlich: Es braucht eine Lösung, die sich nahtlos in bestehende Arbeitsweisen integriert – ohne neue Komplexität zu schaffen. Durch eine Vorstellung beim Microsoft Assistant Summit ist das Team auf Boardwise aufmerksam geworden und hat sich dafür entschieden, einen Blick auf die Software zu werfen.  

„Boardwise ermöglicht den zentralen Zugriff für das gesamte CEO-Office Team und erleichtert dabei den Abstimmungsaufwand enorm.“
— Nadine Lorenz, Assistant, BoM Administration

Warum Boardwise? Drei Gründe, die überzeugten

In der Entscheidung für Boardwise waren es vor allem drei Aspekte, die den Ausschlag gaben:

• Zentrale, intuitive Plattform: Alle Dokumente, Agenden und Protokolle für alle Beteiligten an einem Ort - auch bei Vertretung oder kurzfristigen Änderungen.
• ‍Nahtlose Integration in Microsoft 365: Kein Tool-Wechsel, keine Unterbrechung im Workflow, keine neuen Logins ‍
• Sicherheit auf Enterprise-Niveau: Erfüllt alle Anforderungen an Datenschutz, Skalierbarkeit und interne IT-Sicherheit

„Man merkt, dass viel Know-how in der Lösung steckt. Es ist durchdacht und in der Praxis sofort nutzbar.“
— Claudia Kodal, Board Assistant CEO-Office  

„Dass nicht mehr alles nur auf einem Rechner liegt, erhöht die Transparenz und macht die Zusammenarbeit deutlich effizienter.“

— Nadine Lorenz, Assistant, BoM Administration

Die Einführung: Schritt für Schritt

Die Einführung verlief im engen Austausch mit dem Boardwise-Team. Besondere Anforderungen, etwa an die Menüführung sowie Anpassungen am Layout der Agenden und Protokolle, wurden aufgenommen und größtenteils zügig umgesetzt.

„Wir werden sehr gut betreut. Unsere Wünsche und Anforderungen werden ernst genommen. Vieles floss direkt in die nächsten Updates ein.“

— Nadine Lorenz, Assistant, BoM Administration

Natürlich war die Abstimmung mit IT- und Rechtsabteilung mit interner Koordination verbunden – ein normaler Prozess bei einem Konzern wie Bayer mit hohen Sicherheits- und Compliancerichtlinien.

Wie Boardwise die Gremienorganisation bei Bayer konkret erleichtert

Heute ist vieles einfacher und schneller.  

Seit Januar 2025 ist Boardwise im Regelbetrieb für Vorstandssitzungen im Einsatz und bringt spürbare Entlastung:

Einige Beispiele, die uns Claudia und Nadine nennen:

• Agenden erstellen sich quasi von selbst.
  Was früher mit Copy-Paste verbunden war, geht jetzt mit wenigen Klicks. ‍
• Freigaben sind transparent.
  Wer was freigegeben hat – oder noch freigeben muss – ist jederzeit klar nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert. ‍
• Protokolle entstehen direkt im Tool.  
  Kein händisches Kopieren mehr, keine einzelnen Screenshots, keine Versionskonflikte.

„Ich muss keine vier Tools mehr öffnen – das spart Zeit und Nerven.“
— Nadine Lorenz, Assistant, BoM Administration

So erleben das Team und die Vorstände Boardwise

„Technisch stabil, zuverlässig und strukturiert. Das beschreibt Boardwise für uns am besten.“

— Claudia Kodal, Board Assistant CEO-Office

Auch aus Sicht der Vorstände und Einreicher von Tagesordnungspunkten überzeugt Boardwise.

Ausblick: Disziplin fördern, Prozesse weiter digitalisieren

Boardwise hat sich im CEO-Office etabliert und bringt neue Impulse in die Gremienarbeit.

„Die Deadlines im System helfen uns, mittelfristig auch mehr Disziplin bei der Einreichung zu etablieren – ohne ständiges Nachfassen.“

— Nadine Lorenz, Assistant, BoM Administration

Weitere Bereiche prüfen aktuell den Einsatz. Für das Team um Nadine und Claudia steht fest:

„Mit Boardwise behalten wir die Kontrolle – und gewinnen dabei wertvolle Zeit.“
— Nadine Lorenz, Assistant, BoM Administration

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Die Ergebnisse auf einen Blick

Fazit

Viele Unternehmen kennen diese Situation: Die Gremienarbeit funktioniert, aber sie kostet Zeit und Energie. Genau hier setzt Boardwise an.

Boardwise integriert sich nahtlos in bestehende Strukturen und macht den Unterschied dort, wo es zählt: im Detail. Ob Vorstand, Ausschuss oder Geschäftsführung – mit Boardwise gewinnen Sie Klarheit, Struktur und mehr Zeit für das, was zählt.

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