Executive Assistants 2026: Trends, Tools & taktische Fähigkeiten

Executive Assistants der Zukunft sind bei weitem mehr als klassische Assistenzkräfte. Sie nehmen zunehmend strategische und sogar beratende Rollen ein. Doch mit dem Wandel steigen auch die Anforderungen.  

Wer 2026 vorne mitspielen will, muss nicht nur Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit mitbringen, sondern auch strategisch denken, technologische Tools beherrschen und Leadership-Qualitäten entwickeln.  

In diesem Blog Beitrag geht es um zwei Kategorien von Skills:  

• Core Skills sind die klassischen, aber stark weiterentwickelten Kompetenzen, die auch in 2026 essenziell bleiben wie etwa strategisches Denken, Empathie, Selbstführung und technologisches Verständnis. Sie bilden die stabile Basis, auf der Assistenz-Exzellenz aufbaut.

• Emerging Skills sind Fähigkeiten, die erst durch den aktuellen Wandel an Bedeutung gewinnen wie etwa der Umgang mit KI, Nachhaltigkeitskompetenz, kreative Output-Fähigkeiten oder visuelle Gestaltung. Sie sind das progressive Upgrade, das die Rolle transformiert und zukunftsfähig macht.

Die nun folgenden 5 Schlüsselkompetenzen helfen Executive Support Professionals, sich nicht nur anzupassen, sondern zu brillieren, wenn es auch gilt, die ein oder andere Challenge anzunehmen.  

Skill #1: Strategische Denkweise & Business Acumen

EAs sind SparringspartnerInnen auf Augenhöhe. Zukünftig wird strategisches Denken zur Kernkompetenz. Das heißt konkret:

• Verstehen von Geschäftsmodellen, KPIs und Zielsetzungen

• Proaktive Mitgestaltung von Meetings und Entscheidungsprozessen

• Vorausschauendes Planen statt reines Kalender-Management

• Fähigkeit, Prioritäten aus Unternehmensperspektive zu setzen

Challenge: Der Rollenwandel vom „Ausführenden“ zur „strategischen PartnerIn“ braucht Mut und Vertrauen, intern wie extern. Auch die Tiefe der Fachlichkeit muss step by step angegangen werden. Shadowing bei KollegInnen kann ein wichtiges Werkzeug sein, um das Business und den Kontext noch besser zu verstehen.  

Skill #2: Technologisches Know-how & Tool-Kompetenz

Die Tool-Landschaft für EAs wird immer breiter, von digitalen Workspaces bis zu KI-gestützter Meeting-Analyse. Wer hier mitzieht, bleibt relevant.

• Beherrschung moderner Kollaborationstools (z. B. Miro, Notion, MS Teams)

• Automatisierung wiederkehrender Aufgaben (z. B. mit Zapier oder KI-Bots)

• Datenschutzverständnis und Cyber-Awareness

Challenge: Die Tool-Flut kann überwältigen. Bewusste Auswahl und regelmäßiges Upskilling sind notwendig. Relevante Fachartikel und andere Ressourcen gezielt konsumieren, damit man immer am Ball bleibt.  

Digitaler Boost mit Boardwise

Ein Paradebeispiel für smarte Assistenztools ist Boardwise. Die Plattform hilft, Meetings mit Führungskräften optimal vorzubereiten, zu dokumentieren und zu begleiten inklusive Agenda-Tracking, Entscheidungsnachverfolgung und smarter Knowledge-Datenbank. Ideal für EAs, die operative Herausforderungen im Sitzungsablauf in strategischen Mehrwert verwandeln wollen. So werden Executive Support Professionals zur zentralen Schnittstelle zwischen Meeting, Umsetzung und Reporting.

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Skill #3: Empathie, Kommunikation & Konfliktsensibilität

Zwischen High-Level-Executives, Projektleitung und externen Stakeholdern braucht es Fingerspitzengefühl:

• Klar und diplomatisch kommunizieren  

• Emotionale Intelligenz und aktives Zuhören

• Konflikte frühzeitig erkennen und deeskalieren

• Multikulturelle Kommunikation meistern

Challenge: Remote- und Hybrid-Modelle erschweren das persönliche Gespür. Empathie muss daher bewusst gepflegt werden. An Office Tagen bewusst Netzwerke nutzen, Menschen treffen und Gespräche führen. Büro Touren auch für die Vorgesetzen planen.  

Skill #4: Agilität & Selbstführung

Die Assistenzrolle wird fluider, Aufgaben wechseln rasch. EAs brauchen Eigenverantwortung und schnelle Anpassungsfähigkeit:

• Agiles Arbeiten mit kurzen Feedback-Loops

• Selbstorganisation bei hoher Autonomie

• Stressresistenz trotz hohem Erwartungsdruck

• Klarheit über eigene Werte & Ziele

Challenge: In der Komplexität nicht untergehen. Klare Routinen und Tools helfen, den Überblick zu behalten. Assistenzen sind ExpertInnen, wenn es um das managen anderer Personen geht, aber alles beginnt mit der eigenen Selbstführung. Wann sind meine produktiven Zeiten, mit welchen Methoden im Zeitmanagement möchte ich arbeiten. Monotasking statt Multitasking? Was funktioniert für mich und meine Routinen?  

Skill #5: Leadership & Einflusskompetenz

EAs führen oft ohne disziplinarische Macht, aber mit Einfluss, quer durch das Unternehmen. Genau hier kommt die laterale Führung ins Spiel.

Laterale Führung bedeutet, andere durch Beziehung, Vertrauen und Expertise zu beeinflussen, nicht durch Hierarchie. EAs übernehmen Verantwortung, motivieren Projektteams, steuern Prozesse und bringen Meinungen in Entscheidungsrunden ein ganz ohne offizielle Machtbefugnis.

Was erfolgreiche laterale Führung ausmacht:

• Aufbau starker Beziehungen auf Augenhöhe zu Führungskräften, KollegIinnen, Stakeholdern

• Einfluss durch Klarheit, Verbindlichkeit und Kommunikationsstärke

• Moderation unterschiedlicher Interessen und konstruktive Lösungsorientierung

• Persönliche Positionierung als verlässlicher PartnerIn mit Überblick und Integrationskraft

Challenge: Leadership ohne Titel erfordert Selbstsicherheit, Rückhalt und kontinuierliches Lernen. MentorInnen suchen und gezielte Netzwerke aufbauen kann nachhaltig helfen. Spürbare Führung ohne Titel verlangt soziale Intelligenz, Selbstbewusstsein und strukturelle Sichtbarkeit. Hier muss auch das Management bewusst Raum schaffen.

Ausblick

Mit diesen fünf Schlüsselkompetenzen positionieren sich Executive Assistants 2026 als unverzichtbare Kräfte an der Seite des Managements: strategisch, empathisch und technologisch versiert.

Doch das Skillset der Zukunft ist noch breiter: In Teil 2 dieses Beitrags werfen wir den Blick auf weitere Fähigkeiten, die die Rolle der Assistenz auf das nächste Level heben: von KI-Kompetenz über Nachhaltigkeit bis hin zu kreativer Einflussnahme.  

Fortsetzung folgt!

Über die Autorin

Diana Brandl ist ehemalige Vorstandsassistenz- und Referentin in namenhaften Unternehmen wie Sony, Mister Spex und Babbel. Sie agiert als Coach, Trainerin und Beraterin. Diana ist erfolgreiche Podcasterin, Autorin sowie die bekannteste Stimme Deutschlands für das Berufsbild der Executive Support Professionals.