Wat is goed bestuur?

Corporate governance is niet langer een abstract concept dat is weggestopt in jaarverslagen, het is een cruciale factor voor prestaties, vertrouwen en duurzaamheid. Bedrijven met effectieve bestuursstructuren presteren consequent beter dan bedrijven die governance enkel als een nalevingsvereiste beschouwen.

Maar wat houdt goed bestuur eigenlijk in? Voor degenen onder ons die nauw samenwerken met raden van bestuur en directieteams, is dit een vraag die betrekking heeft op elk facet van strategisch toezicht, risicobeheer en betrokkenheid van belanghebbenden. Dit artikel beschrijft de basiselementen van goed bestuur en hoe organisaties deze kunnen vertalen naar meetbare en duurzame praktijken.

Duik in onze casestudies en ontdek hoe andere bedrijven hun bestuursstructuren hebben verbeterd met meetbare resultaten.

Goed bestuur definiëren in een bedrijfscontext

Bestuur versus management

Het onderscheid tussen bestuur en management begrijpen is de eerste stap. Governance verwijst naar de systemen, processen en relaties waarmee organisaties worden aangestuurd en gecontroleerd. Het is de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur en omvat:

• De strategische richting van de organisatie bepalen
• Beleid en kaders vaststellen
• Prestaties monitoren
• Leiderschap verantwoordelijk houden

Het management houdt zich daarentegen bezig met de uitvoering van de dagelijkse activiteiten en de implementatie van door de raad goedgekeurde strategieën. Terwijl het management antwoord geeft op het 'hoe', houdt het bestuur zich bezig met het 'wat' en het 'waarom'.

De rol van het bestuur

De raden van bestuur spelen een fiduciaire rol en handelen in het belang van de onderneming en haar belanghebbenden. Hun verantwoordelijkheden omvatten doorgaans:

• Goedkeuring van het strategisch plan en de belangrijkste initiatieven van de organisatie
• Toezicht houden op financiële integriteit
• Beheer van de opvolging en prestaties van CEO's
• Toezicht houden op de naleving van wet- en regelgeving en intern beleid

Sterke raden van bestuur zorgen voor een evenwicht tussen toezicht en ondersteuning, waarbij het management constructief wordt uitgedaagd zonder over te stappen op micromanagement.

Kaders die de bestuursprincipes vormgeven

Om te bepalen hoe 'goed' eruitziet, verwijzen veel organisaties naar internationale normen en nationale codes, waaronder:

• Principes van Corporate Governance van de OESO: Leg de nadruk op transparantie, verantwoording en billijke behandeling van aandeelhouders.
• ISO 37000 (Governance of Organizations): richt zich op het doel, de waarden en de prestaties bij het bereiken van duurzame waarde.
• Nationale codes (bijvoorbeeld de Duitse DCGK, de Britse Corporate Governance Code): Geef sectorspecifieke en jurisdictionele richtlijnen over de samenstelling van de raad van bestuur, auditvereisten en verantwoordelijkheden van belanghebbenden.

De zeven pijlers van goed bestuur

1. Verantwoording

Goed bestuur begint met duidelijke verantwoording. Organisaties moeten bepalen wie verantwoordelijk is voor welke beslissingen en ervoor zorgen dat er mechanismen bestaan om individuen en commissies verantwoordelijk te houden.

Voorbeelden in de praktijk:

• Bestuurscommissies met gedefinieerde charters en rapportagelijnen
• Prestatiebeoordelingen gekoppeld aan KPI's en strategische doelen
• Openbare bekendmakingen van bestuursactiviteiten en stemverslagen

2. Transparantie

Transparantie schept vertrouwen bij belanghebbenden. Besluiten moeten goed worden gedocumenteerd, open worden gecommuniceerd en waar nodig kunnen worden onderzocht.

Praktische stappen:

• Publiceer samenvattingen of verslagen van vergaderingen voor interne en externe belanghebbenden
• Houd een besluitenlogboek bij van alle kritieke acties die door het bestuur zijn genomen
• Zorg ervoor dat informatie over ESG, beloning en risico nauwkeurig en toegankelijk is

3. Integriteit en ethiek

Sterk bestuur vereist ethisch leiderschap. Dit omvat het bevorderen van een spreekcultuur, ervoor zorgen dat beslissingen in overeenstemming zijn met de waarden van de organisatie en proactief omgaan met potentiële belangenconflicten.

Tips voor de implementatie:

• Adopteer een robuuste ethische code en handhaaf deze op alle niveaus
• Creëer onafhankelijke kanalen voor het melden van onethisch gedrag
• Voer jaarlijkse evaluaties uit van verklaringen inzake belangenconflicten

4. Betrokkenheid van belanghebbenden

Effectief bestuur is inclusief. Hoewel aandeelhouders cruciaal zijn, moet bij besluitvormingsprocessen ook rekening worden gehouden met andere belanghebbenden, zoals werknemers, klanten, leveranciers, toezichthouders en de bredere gemeenschap.

Hulpmiddelen voor belanghebbenden:

• Effectbeoordelingen van belanghebbenden vóór belangrijke beslissingen
• ESG-rapportage afgestemd op wereldwijde normen (bijv. GRI, SASB)
• Betrokkenheid via enquêtes, forums en adviesraden

Een demo plannen en zie hoe Boardwise je bestuursactiviteiten transformeert van handmatig naar modern.

5. Strategische visie

De raden van bestuur zijn verantwoordelijk voor het bepalen van de strategische koers voor de lange termijn van de organisatie. Dit omvat het scannen van de externe omgeving, het stellen van prioriteiten en het dienovereenkomstig toewijzen van middelen.

Beste praktijken:

• Jaarlijkse strategieretraites
• Scenarioplanning om strategische veerkracht te testen
• Afstemming van executive incentives met waardecreatie op lange termijn

6. Risicobeheer

Besturen moeten ervoor zorgen dat er effectieve systemen zijn om risico's in de hele organisatie te identificeren, te beoordelen en te beperken. Dit omvat financiële, operationele, cyber-, regelgevings- en reputatierisico's.

Hoe risicobeheer te verankeren:

• Stel een audit- en risicocomité op met duidelijke bevoegdheden
• Gebruik warmtekaarten en risicodashboards om belangrijke indicatoren te monitoren
• Integreer risicobeoordelingen in projectgoedkeuringen en investeringsbeslissingen

7. Prestatiemonitoring

Om de verantwoordelijkheid te waarborgen, moeten besturen niet alleen toezicht houden op de prestaties van de organisatie, maar ook op hun eigen prestaties. Regelmatige evaluatie ondersteunt continue verbetering.

Belangrijkste mechanismen:

• Zelfevaluaties van bestuur en commissie (jaarlijks)
• Regelmatige beoordelingen van de CEO en het executive team
• Externe audits en nalevingscertificaten

Governance in de praktijk brengen

Bestuursstructuren die duidelijkheid mogelijk maken

Door de juiste bestuursstructuren op te zetten, wordt de beslissingsbevoegdheid afgestemd op de verantwoording. Deze omvatten vaak:

• Raden van toezicht en bestuur (in systemen met twee niveaus)
• Uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders
• Bestuurscommissies zoals audit-, benoemings- en bestuurscommissies

Elk onderdeel moet duidelijke mandaten hebben en overlappende verantwoordelijkheden moeten worden vermeden om verwarring en inefficiëntie te voorkomen.

Beleid en kaders

Het codificeren van bestuur in uitvoerbaar beleid zorgt voor consistentie en rechtsbescherming. Voorbeelden hiervan zijn:

• Bestuurscharters: Definieer de verantwoordelijkheden en protocollen van de raad van bestuur.
• Beleid inzake gegevensbeheer: Geef een overzicht van gegevensgebruik, privacy en AI-ethiek.
• Bescherming van klokkenluiders: interne rapportage aanmoedigen en beschermen.

Effectiviteit van bestuursvergaderingen

Vergaderingen zijn de machinekamer van het bestuur. Effectieve vergaderingen:

• Volg gestructureerde agenda's met geschatte tijden
• Voeg vooraf gelezen materiaal toe dat vooraf is verspreid
• Gebruik digitale hulpmiddelen om samenwerking te vergemakkelijken en opslag te beveiligen
• Wijs actiepunten toe met deadlines en verantwoordelijke partijen

Nauwkeurige notulen van vergaderingen en besluitvormingslogboeken zijn cruciale bestuurlijke artefacten die de beweegredenen en verantwoording documenteren.

Onboarding en training

Zelfs doorgewinterde professionals hebben ondersteuning nodig om effectief bij te dragen. Onboardingprogramma's voor nieuwe bestuursleden moeten het volgende omvatten:

• Briefings over de missie, financiën en belangrijkste uitdagingen van het bedrijf
• Toegang tot verslagen van eerdere vergaderingen en strategische documenten
• Training over bestuursinstrumenten en ontwikkelingen op het gebied van regelgeving

Doorlopend onderwijs, met name op het gebied van ESG en cyberbeveiliging, wordt steeds belangrijker omdat raden van bestuur te maken krijgen met complexere verwachtingen.

Ontdek hoe onze klanten de beste praktijken hebben geïmplementeerd op het gebied van risico, naleving en bestuursprestaties.

Te vermijden valkuilen op het gebied van bestuur

Rubberen stempelborden

Besturen die enkel uitvoeringsvoorstellen goedkeuren zonder vragen te stellen, vervullen hun plicht niet. Constructieve uitdagingen zijn essentieel voor risicobeperking en strategische verfijning.

Slechte documentatie

Onvoldoende documentatie kan de integriteit van beslissingen en rechtsbescherming ondermijnen. Een robuust documentenspoor moet het volgende bevatten:

• Notulen van de vergadering met aantekeningen over de context en het meningsverschil
• Versiegeschiedenis van beleidsregels en charters
• Auditbestendige digitale dossiers

Overcentralisatie van macht

Te veel macht geconcentreerd in de handen van één individu, zoals de CEO of een dominante voorzitter, kan leiden tot bestuurlijke storingen. Checks and balances moeten structureel worden gehandhaafd.

Laat ons je er doorheen leiden het platform dat besturen in staat stelt betere, snellere en transparantere beslissingen te nemen.

Bestuur in het digitale tijdperk

Technologie als governance-enabler

Digitale hulpmiddelen hebben de manier waarop bestuur wordt uitgevoerd veranderd:

• Boardportals bieden veilige, gecentraliseerde toegang tot documenten
• Digitaal stemmen zorgt voor transparantie in resoluties
• Geautomatiseerde herinneringen houden deadlines en verantwoordelijkheden bij

Technologie verbetert ook de inclusiviteit, waardoor deelname op afstand, toegankelijkheid voor alle leden en realtime updates mogelijk zijn.

ESG en datagestuurd toezicht

Moderne besturen gebruiken dashboards en analyses om ESG-prestaties te monitoren en af te stemmen op de verwachtingen van belanghebbenden. Datagestuurd bestuur maakt het mogelijk om:

• Vroegtijdige detectie van rode vlaggen
• Slimmere toewijzing van middelen
• Real-time ondersteuning bij beslissingen

Cyberbeveiliging en digitale risico's

Van besturen wordt nu verwacht dat ze digitale risico's begrijpen en overzien. Dit omvat:

• Herziening van plannen voor incidentenbestrijding
• Goedkeuring van investeringen in cyberbeveiliging
• Regelmatig rapporten ontvangen over kwetsbaarheden en naleving

Hoe Boardwise goed bestuur ondersteunt

Bij Boardwise zijn we van mening dat modern bestuur naadloos, compliant en empowerment moet zijn. Ons platform vereenvoudigt:

• Creatie en distributie van de agenda
• Documentsamenwerking en versiebeheer
• Veilig stemmen, audittrajecten en het volgen van oplossingen

Of u nu een raad van commissarissen, stuurgroep of bestuursvergadering leidt, Boardwise zorgt ervoor dat uw bestuursprocessen gestructureerd, transparant en klaar zijn voor de toekomst.

Boek vandaag nog een demo en ontdek hoe Boardwise je kan helpen de governancenorm in je organisatie te verhogen.

Conclusie: Waarom goed bestuur belangrijker is dan ooit

Goed bestuur is niet statisch; het evolueert naarmate organisaties, risico's en verwachtingen van belanghebbenden veranderen. Maar de grondbeginselen blijven duidelijk: verantwoording, transparantie, strategisch leiderschap en ethisch gedrag zijn niet onderhandelbaar.

Wanneer het bestuur in de hele organisatie is verankerd, van de directiekamer tot de operationele teams, zijn bedrijven beter gepositioneerd om duurzaam succes te behalen, investeringen aan te trekken en crises het hoofd te bieden.