Organisering av styremøter i Oldenburgische Landesbank AG
Eksklusivt intervju med Christian Weber og Rabea Ahlers
Optimaliser organiseringen av møter og effektivt oppfylle kravene til samsvar
Selskapet
Oldenburgische Landesbank AG (OLB) er en lønnsomt voksende universell bank for kunder i Tyskland og utvalgte europeiske naboland.
Banken tilbyr privatkunder et bredt spekter av finansielle produkter, rådgivningstjenester og tjenester og har også høy kompetanse innen støtte til selskaper og spesialfinansiering som oppkjøpsfinansiering, kommersiell eiendomsfinansiering eller finansiering av fotballoverføringer, fond, vindparker og andre internasjonale prosjekter.
Etter overtakelsen av Degussa Bank forventer OLB at balansen snart vil overstige 30 milliarder euro og dermed overgangen til direkte tilsyn av Den europeiske sentralbanken som en av rundt 100 betydelige banker i Europa.
OLB kombinerer sin mer enn 150 år lange tradisjon med utvidelse av digitale kontaktkanaler og bruk av moderne teknologier og applikasjoner - som Boardwise.
Utfordringen
I vår samtale med Christian Weber, administrerende direktør og leder for OLB-styret, og Rabea Ahlers, ledelsesassistent for styret, utforsket vi hvordan de har optimalisert organiseringen av møtene sine og overholdt Bundesbank, BaFin og ECB-forskrifter ved hjelp av Boardwise.
Hvordan fant du ut om Boardwise?
Christian Weber:
En kollega av oss ble gjort oppmerksom på Boardwise. Siden emnet var interessant for oss, så vi på verktøyet og bestemte oss etter interne diskusjoner - det er bra, det vil hjelpe oss å komme videre.
Hva hjalp deg med å ta denne avgjørelsen?
Christian Weber:
Denne avgjørelsen hadde flere dimensjoner. For det første forventer vi overgangen til direkte tilsyn av ECB med tilsvarende mer omfattende tilsynskrav. Et av kriteriene som overbeviste oss om Boardwise var at hele prosessen fra innlevering til referat i Boardwise oppfyller de høyeste standarder fra et revisjonsperspektiv.
For det andre var det det perfekte tidspunktet å tilpasse våre velprøvde strukturer for å møte de økende kravene og støtte dem med et ideelt egnet verktøy. Dette gjorde det ikke bare mulig for oss å standardisere, men også ytterligere styrket compliance-kulturen i våre egne rekker.
Og for det tredje skaper Boardwise en enorm brukervennlighet. Vi må ofte reagere på endringer i siste øyeblikk. Før Boardwise måtte vi manuelt justere agendaen, tilpasse invitasjonene og oppdatere dokumentene. Nå skjer dette automatisk.
Løsningen
Hvordan ser denne arbeidsavlastningen ut?
Rabea Ahlers:
Med Boardwise er det en klar innleveringsstandard for alle deltakere. Denne standardiseringen er allerede en lettelse. Men optimaliseringene legger seg opp, spesielt i detaljerte spørsmål: Frem til nå har jeg manuelt laget forsideark for dokumentene til de enkelte TOP-ene (agendapunktene), med Boardwise kan dette gjøres med ett klikk gjennom orienteringsdokumentet. Samtidig blir dokumentene arkivert og riktig merket automatisk. Med tjue dagsordenspunkter sparer dette mye tid. Både kalenderadministrasjon og invitering av flere deltakere kan gjøres med et museklikk. Og ved å introdusere Boardwise er det også klare og gjennomsiktige tidsfrister, noe som hjelper alle kolleger i deres arbeidsstruktur. Dette er godt mottatt.
Christian Weber:
Vi må ikke glemme å sende ut referatseksjoner her. Før måtte vi manuelt identifisere og sende de aktuelle seksjonene, men Boardwise tar seg nå av dette og gjør dette arbeidet enklere med både de lagrede adresselistene og den automatiske tildelingen.
Hva var reaksjonen på introduksjonen av Boardwise?
Christian Weber:
Hele teamet vårt er ekstremt imponert over systemet. Fordi TOP-innsenderne også kan se statusen til TOP-ene sine i Boardwise, Boardwise skaper åpenhet som kommer alle til gode. Tilbakemeldingene fra OLB-teamet som er involvert er tilsvarende positive. Vi er spesielt rost for enkelheten og intuitiviteten til systemet. Det er ekstremt sjelden at et IT-system blir introdusert i et selskap, og ingen klager!
Har du en personlig favorittfunksjon?
Rabea Ahlers:
Min favorittfunksjon er den sirkulære oppløsningen. Det gjør det veldig enkelt for styremedlemmene å stemme. De klikker på lenken, avgir sin stemme, og resolusjonen blir deretter behandlet.
Christian Weber:
En annen positiv ting styremedlemmene våre rapporterte er at appen også er brukervennlig på iPads. Du kan åpne og redigere dokumentene på alle enheter. Dette er enkelt og praktisk å bruke, spesielt hvis du er mye på farten.
Resultatene
Hvordan bruker du Boardwise?
Christian Weber:
Vi har organisert styremøter med Boardwise siden mars 2024. Vi undersøker for tiden ytterligere forespørsler om andre komiteemøter.
Hvordan vil du måle tidsbesparelsen i et kvantitativt tall?
Rabea Ahlers:
Boardwise sparer meg faktisk mer enn 50% av tiden. Hele forberedelsen og oppfølgingen av møtene kan nå gjøres på to dager, noe som betyr at du har mer tid til andre aktiviteter.
Topp 3 grunner til Boardwise
1. Rapporteringsforpliktelser
Revisjonssikre protokoller, prosesser, beslutningslister og søkefunksjoner letter rapporteringsforpliktelser til revisorer, BaFin, Bundesbank og ECB.
2. Arbeidsavlastning
Med innføringen av Boardwise sparer styrekontoret over 50% tid i forberedelsen og oppfølgingen av styremøtene.
3. Implementering
Takket være den teknologiske integrasjonen i MS365 er det ingen grensesnitt til eksterne servere. Implementeringsinnsatsen var minimal for enten IT eller databeskyttelsesansvarlige.
