Organizzazione delle riunioni del consiglio di amministrazione di Oldenburgische Landesbank AG
Intervista esclusiva con Christian Weber e Rabea Ahlers
Ottimizza l'organizzazione delle riunioni e soddisfa in modo efficiente i requisiti di conformità
L'azienda
Oldenburgische Landesbank AG (OLB) è una banca universale in crescita redditizia per clienti in Germania e in alcuni paesi europei limitrofi.
La banca offre ai clienti privati una vasta gamma di prodotti finanziari, servizi di consulenza e servizi e ha anche un alto livello di esperienza nel sostegno alle aziende e nei finanziamenti speciali come il finanziamento di acquisizioni, il finanziamento di immobili commerciali o il finanziamento di trasferimenti di calcio, fondi, parchi eolici e altri progetti internazionali.
Dopo l'acquisizione di Degussa Bank, OLB prevede che il totale del suo bilancio superi presto la soglia dei 30 miliardi di euro e quindi il passaggio alla supervisione diretta da parte della Banca centrale europea come una delle circa 100 banche significative in Europa.
OLB unisce la sua tradizione di oltre 150 anni con l'espansione dei canali di contatto digitali e l'uso di tecnologie e applicazioni moderne, come Boardwise.
La sfida
Nella nostra conversazione con Christian Weber, direttore esecutivo e capo del consiglio di amministrazione dell'OLB, e Rabea Ahlers, assistente di gestione del consiglio, abbiamo esplorato come hanno ottimizzato l'organizzazione delle loro riunioni e rispettato i regolamenti della Bundesbank, BaFin e della BCE utilizzando Boardwise.
Come sei venuto a conoscenza di Boardwise?
Christian Weber:
Un nostro collega è venuto a conoscenza di Boardwise. Poiché l'argomento ci interessava, abbiamo esaminato lo strumento e abbiamo deciso dopo discussioni interne: è una buona cosa, ci aiuterà ad andare avanti.
Cosa ti ha aiutato a prendere questa decisione?
Christian Weber:
Questa decisione aveva diverse dimensioni. In primo luogo, prevediamo il passaggio alla supervisione diretta da parte della BCE con una corrispondente requisiti di vigilanza più estesi. Uno dei criteri che ci ha convinto di Boardwise è stato che l'intero processo, dalla presentazione ai verbali in Boardwise, soddisfi gli standard più elevati dal punto di vista dell'audit.
In secondo luogo, era il momento perfetto per adattare le nostre strutture collaudate per soddisfare le crescenti esigenze e supportarle con uno strumento ideale. Questo non solo ci ha permesso di standardizzare, ma ha anche rafforzato ulteriormente la cultura della conformità all'interno delle nostre file.
E in terzo luogo, Boardwise crea un'immensa facilità di lavoro. Spesso dobbiamo reagire ai cambiamenti dell'ultimo minuto. Prima di Boardwise, dovevamo modificare manualmente l'agenda, adattare gli inviti e aggiornare i documenti. Ora, questo avviene automaticamente.
La soluzione
Che aspetto ha esattamente questo rilievo lavorativo?
Rabea Ahlers:
Con Boardwise esiste uno standard di invio chiaro per tutti i partecipanti. Questa standardizzazione è già un sollievo. Ma le ottimizzazioni si sommano, soprattutto nelle domande dettagliate: Fino ad ora creavo manualmente le copertine per i documenti dei singoli TOP (punti dell'agenda), con Boardwise questo può essere fatto con un clic sul documento di briefing. Allo stesso tempo, i documenti vengono archiviati ed etichettati correttamente automaticamente. Con venti punti all'ordine del giorno, ciò consente di risparmiare molto tempo. Sia la gestione del calendario che l'invito ad altri partecipanti possono essere effettuati con un clic del mouse. E con l'introduzione di Boardwise ci sono anche scadenze chiare e trasparenti, il che aiuta tutti i colleghi nella loro struttura di lavoro. Questo è stato ben accolto.
Christian Weber:
Non dobbiamo dimenticare di inviare qui le sezioni dei verbali. Prima dovevamo identificare e inviare manualmente le sezioni pertinenti, ma ora Boardwise se ne occupa e semplifica il lavoro sia con le mailing list memorizzate che con l'assegnazione automatica.
Qual è stata la reazione all'introduzione di Boardwise?
Christian Weber:
Tutto il nostro team è estremamente colpito dal sistema. Poiché i segnalatori TOP possono anche vedere lo stato dei loro TOP in Boardwise, Boardwise crea trasparenza a vantaggio di tutti. Il feedback del team OLB coinvolto è di conseguenza positivo. Siamo particolarmente apprezzati per la semplicità e l'intuitività del sistema. È estremamente raro che un sistema informatico venga introdotto in un'azienda e nessuno si lamenta!
Hai una funzionalità preferita?
Rabea Ahlers:
La mia funzione preferita è la risoluzione circolare. Rende molto facile il voto dei membri del consiglio. Fanno clic sul collegamento, votano e la risoluzione viene quindi esaminata.
Christian Weber:
Un'altra cosa positiva segnalata dai membri del consiglio è che l'app è facile da usare anche su iPad. Puoi aprire e modificare i documenti su tutti i dispositivi. È facile e pratico da usare, soprattutto se sei molto in movimento.
I risultati
Come si usa Boardwise?
Christian Weber:
Organizziamo le riunioni del consiglio di amministrazione con Boardwise dal marzo 2024. Attualmente stiamo inoltre esaminando ulteriori richieste per altre riunioni del comitato.
Come misureresti il risparmio di tempo in un numero quantitativo?
Rabea Ahlers:
Boardwise in realtà mi fa risparmiare più del 50% delle volte. L'intera preparazione e il follow-up delle riunioni possono ora essere eseguiti in due giorni, il che significa che hai più tempo per altre attività.
I 3 principali motivi per scegliere Boardwise
1. Obblighi di segnalazione
I protocolli, i processi, gli elenchi decisionali e le funzioni di ricerca a prova di revisione facilitano gli obblighi di segnalazione nei confronti dei revisori, della BaFin, della Bundesbank e della BCE.
2. Sgravio sul lavoro
Con l'introduzione di Boardwise, il Consiglio di Amministrazione risparmia oltre il 50% di tempo nella preparazione e nel follow-up delle riunioni del consiglio.
3. Attuazione
Grazie all'integrazione tecnologica in MS365, non ci sono interfacce con server esterni. Lo sforzo di implementazione è stato minimo sia per l'IT che per i responsabili della protezione dei dati.
