Organisation des réunions du conseil d'administration d'Oldenburgische Landesbank AG
Entretien exclusif avec Christian Weber et Rabea Ahlers
Optimisez l'organisation des réunions et répondez efficacement aux exigences de conformité
L'entreprise
Oldenburgische Landesbank AG (OLB) est une banque universelle en pleine croissance rentable destinée à des clients en Allemagne et dans certains pays européens voisins.
La banque propose aux clients privés une large gamme de produits financiers, de services de conseil et de services et possède également un haut niveau d'expertise dans le soutien aux entreprises et les financements spéciaux tels que le financement d'acquisitions, le financement de l'immobilier commercial ou le financement de transferts de football, de fonds, de parcs éoliens et d'autres projets internationaux.
À la suite du rachat de Degussa Bank, OLB prévoit que le total de son bilan dépassera bientôt la barre des 30 milliards d'euros, ce qui entraînera la transition vers une supervision directe par la Banque centrale européenne, l'une des quelque 100 banques les plus importantes d'Europe.
OLB associe sa tradition de plus de 150 ans à l'expansion des canaux de contact numériques et à l'utilisation de technologies et d'applications modernes, telles que Boardwise.
Le défi
Lors de notre entretien avec Christian Weber, directeur exécutif et président du conseil d'administration de l'OLB, et Rabea Ahlers, assistante de direction du conseil, nous avons exploré comment ils ont optimisé l'organisation de leurs réunions et respecté les réglementations de la Bundesbank, de la BaFin et de la BCE en utilisant Boardwise.
Comment avez-vous découvert Boardwise ?
Christian Weber :
Un de nos collègues a été informé de l'existence de Boardwise. Comme le sujet nous intéressait, nous avons examiné l'outil et avons décidé après des discussions internes : c'est une bonne chose, cela nous aidera à avancer.
Qu'est-ce qui vous a aidé à prendre cette décision ?
Christian Weber :
Cette décision avait plusieurs dimensions. Tout d'abord, nous prévoyons le passage à une supervision directe par la BCE avec des exigences de surveillance plus étendues. L'un des critères qui nous ont convaincus de Boardwise était que l'ensemble du processus, de la soumission aux procès-verbaux dans Boardwise, répond aux normes les plus élevées du point de vue de l'audit.
Ensuite, c'était le moment idéal pour adapter nos structures éprouvées afin de répondre aux exigences croissantes et de les soutenir avec un outil parfaitement adapté. Cela nous a non seulement permis de standardiser, mais également de renforcer la culture de conformité au sein de nos propres rangs.
Et troisièmement, Boardwise crée une immense facilité de travail. Nous devons souvent réagir à des changements de dernière minute. Avant Boardwise, nous devions ajuster manuellement l'agenda, adapter les invitations et mettre à jour les documents. Maintenant, cela se fait automatiquement.
La solution
À quoi ressemble exactement cet allègement du travail ?
Rabéa Ahlers :
Avec Boardwise, il existe une norme de soumission claire pour tous les participants. Cette standardisation est déjà un soulagement. Mais les optimisations s'additionnent, notamment en ce qui concerne les questions détaillées : Jusqu'à présent, je créais manuellement des feuilles de couverture pour les documents des différents TOP (points de l'ordre du jour). Avec Boardwise, cela peut être fait en un clic sur le document d'information. Dans le même temps, les documents sont automatiquement classés et correctement étiquetés. Avec vingt points à l'ordre du jour, cela permet de gagner beaucoup de temps. La gestion du calendrier et l'invitation de participants supplémentaires peuvent être effectuées en un clic de souris. Et en introduisant Boardwise, les délais sont également clairs et transparents, ce qui aide tous les collègues dans leur structure de travail. Cette initiative est bien accueillie.
Christian Weber :
Nous ne devons pas oublier d'envoyer les sections des procès-verbaux ici. Auparavant, nous devions identifier et envoyer manuellement les sections pertinentes, mais Boardwise s'en charge maintenant et facilite ce travail à la fois grâce aux listes de diffusion stockées et à l'attribution automatique.
Quelle a été la réaction à l'introduction de Boardwise ?
Christian Weber :
Toute notre équipe est extrêmement impressionnée par le système. Étant donné que les meilleurs soumissionnaires peuvent également voir l'état de leurs TOP dans Boardwise, Boardwise crée une transparence qui profite à tous. Les commentaires de l'équipe d'OLB impliquée sont donc positifs. Nous sommes particulièrement appréciés pour la simplicité et l'intuitivité du système. Il est extrêmement rare qu'un système informatique soit introduit dans une entreprise et personne ne s'en plaint !
Avez-vous une fonctionnalité personnelle préférée ?
Rabéa Ahlers :
Ma fonction préférée est la résolution circulaire. Cela permet aux membres du conseil d'administration de voter très facilement. Ils cliquent sur le lien, votent et la résolution est ensuite traitée.
Christian Weber :
Une autre chose positive signalée par les membres de notre conseil d'administration est que l'application est également conviviale sur les iPad. Vous pouvez ouvrir et modifier les documents sur tous les appareils. C'est facile et pratique à utiliser, surtout si vous êtes beaucoup en déplacement.
Les résultats
Comment utilisez-vous Boardwise ?
Christian Weber :
Nous organisons les réunions de notre conseil d'administration avec Boardwise depuis mars 2024. Nous étudions également actuellement d'autres demandes pour d'autres réunions de comités.
Comment évalueriez-vous le gain de temps en termes quantitatifs ?
Rabéa Ahlers :
Boardwise me fait gagner plus de 50 % du temps. L'ensemble de la préparation et du suivi des réunions peut désormais être effectué en deux jours, ce qui signifie que vous avez plus de temps pour d'autres activités.
Les 3 principales raisons de choisir Boardwise
1. Obligations en
Les protocoles, les processus, les listes de décisions et les fonctions de recherche à l'épreuve des audits facilitent les obligations déclaratives des auditeurs, de la BaFin, de la Bundesbank et de la BCE.
2. Allégement du travail
Avec l'introduction de Boardwise, le bureau du conseil d'administration gagne plus de 50 % de temps dans la préparation et le suivi de ses réunions du conseil d'administration.
3. Mise en œuvre
Grâce à l'intégration technologique de MS365, il n'existe aucune interface avec des serveurs externes. L'effort de mise en œuvre a été minime, que ce soit pour le service informatique ou pour les responsables de la protection des données.
