Styremøteorganisasjon i Stihl
Ekspertintervju med Isabella Röhm, assistent for administrerende direktør
Effektiv organisering av styremøter, tidsbesparelser og enkel integrering i eksisterende systemer
Bakgrunn
I januar 2024 implementerte Stihl Boardwise, og markerte Go-Live-datoen. Siden den gang har de organisert sine første møter ved hjelp av Boardwise. I et intervju med Nadine deler Isabella Röhm, administrerende direktør og assistent for styrelederen, hvordan arbeidet hennes har endret seg med Boardwise.
Introduksjon av Boardwise
Hvordan kom du over Boardwise?
— Vi har forsket sammen med vårt IT-nettverk. Til syvende og sist, basert på en anbefaling fra Microsoft, valgte vi Boardwise. Vi forsket også gjennom personlige nettverk og markedet generelt, men det var ikke et annet verktøy som matchet våre behov så vel som denne programvaren.»
Behovsanalyse: Boardwise som en ideell løsning
Hva er dine spesifikke behov som Boardwise nå oppfyller så godt?
«I hovedsak håndterer Boardwise alle de klassiske oppgavene knyttet til styremøter, spesielt i vårt hovedstyre. Dette inkluderer registrering av emner, utforming av dagsorden, sending av møteinvitasjoner, levering av møtedokumenter, registrering av referater og inkludert beslutninger og oppgaver. Vi fant denne omfattende dekningen bare i Boardwise. I tillegg satte vi pris på hvordan Boardwise integreres med vår Microsoft-struktur og direkte grensesnitt med vår SharePoint-plattform. For møtedeltakere, styremedlemmene, endret ikke denne overgangen mye.»
Tilnærming før Boardwise implementering
Hvordan klarte du disse oppgavene før Boardwise?
«Vi brukte Office-maler og delte SharePoint-biblioteker. Kommunikasjon var først og fremst gjennom e-postutveksling, chatter eller samtaler ansikt til ansikt.
Sammenligning av arbeidsmengde før og etter Boardwise implementering
Ja, hvordan var denne arbeidsmengden for deg, spesielt i forhold til nå?
«Det var mye koordinering som krevde, og ikke alle hadde alltid den samme informasjonen. Emner fra de 6 hovedstyreavdelingene kom til meg på konsernsjefskontoret, hvor jeg hadde ansvaret for å forberede beslutninger om hvilke emner som skulle tas med på dagsordenen og når. For mine kolleger i de andre lederkontorene har det blitt lettere fordi emner nå kan registreres direkte i Boardwise for fremtidige møter. Så det er ikke behov for ytterligere påminnelser eller koordinasjonsløkker. Boardwise varsler planleggerne (lederkontorene) så snart nye dagsordenspunkter er registrert. Derfor har hver av oss alltid den samme informasjonen. En annen fordel er at styremedlemmer også kan få tilgang til all informasjon direkte i Boardwise når som helst. Før Boardwise var dette mye avhengig av hvordan hvert lederkontor administrerte arbeidet sitt.»
Strømlinjeformede arbeidsflyter med Boardwise
Så, har arbeidsflyten blitt mer standardisert med Boardwise?
«Nøyaktig, med Boardwise, er alle tvunget til å gi all nødvendig informasjon for møter helt fra begynnelsen når de sender inn et emne. Er det for eksempel nødvendig med en beslutningsmal? Er en løsning forventet, eller er det bare for informasjon eller diskusjon? Hvem fra avdelingene skal delta og i hvilken form (personlig eller eksternt), og hvor mye tid trengs? Alt dette blir automatisk fanget i databasen. Tilbakemeldingene fra kolleger var at det er mye morsommere å jobbe med programvare enn å skrive e-post, oppdatere Office-maler manuelt og hele tiden ha forskjellige ting i tankene.
Økt åpenhet og disiplin
Så hvis jeg forstår riktig, og oppsummerer nøkkelpunktene så langt, har Boardwise økt åpenheten i selskapet fordi alle har bedre tilgang til alt, og det har introdusert mer disiplin ved å inkludere dokumenter helt fra starten, og dermed lette arbeidsflyten din enormt. Er dette nøkkelpunktene?
«Ja, absolutt. Åpenhet og informasjonsflyt er avgjørende, spesielt gitt våre avhengigheter mellom møtene. Diskusjoner skjer ikke bare i hovedstyret, men også i forskjellige andre komiteer. Vi opererer med forskjellige hierarkiske nivåer og er ofte tverrfunksjonelle i beslutningsprosesser. Dermed var sporbarheten av beslutninger et veldig viktig mål for oss.»
Sporbarhet av beslutninger med Boardwise
Og hva vil du si om sporbarheten av beslutninger siden du har hatt Boardwise?
«Vi har ikke hatt det på veldig lenge, men en fordel vi ser er klarheten: når og av hvem ble en beslutning tatt i hvilket utvalg. Dette sikres gjennom søkefunksjoner, og vi drar også nytte av å kunne overvåke handlinger fra møter lettere, uten behov for manuell sporing. Dette er en stor fordel for oss; vi har et automatisk system som eliminerer behovet for en manuell venteliste og filtrerer statusen til agendaposter i Boardwise.»
Enkel i det daglige arbeidet
Du nevnte tidligere at ting ikke lenger er i tankene dine. Så, fra et personlig perspektiv, hvilken lettelse gir Boardwise i ditt daglige arbeid?
«Boardwise muliggjør tydelig delegering av ansvar på tvers av de ulike lederkontorene, så jeg er ikke flaskehalsen; vi opererer her som et team. Dette var ekstremt viktig for meg. Kaskaderingen av beslutninger om relevante styreemner styres i de respektive lederkontorene av mine kolleger. Selvfølgelig er jeg det endelige godkjenningspunktet, forbereder alt for administrerende direktør og leder programmet, men vi har delt ansvar, og alle i teamet vårt har de samme tillatelsene i Boardwise, slik at alle kan se og implementere alt. Denne åpenheten sikrer også datakvalitet og tidsfrister gjennom de respektive ansvarlige avdelingene, noe som betyr at jeg må be om færre detaljer fordi bakgrunnsinformasjon ikke lenger mangler. Det er viktig at rollene blir tydelig kommunisert og fordelt. Denne tilnærmingen har fungert veldig bra for oss så langt.»
Tidsbesparelser med Boardwise
Og hva vil du si, hvor mye tid sparer Boardwise deg?
«Det er et vanskelig spørsmål å svare rett på. Det avhenger av prosesstrinnet. Det fungerte før, men det var mye vanskeligere å holde alle på sporet, spesielt når endringer i siste øyeblikk kom inn. Det er annerledes nå, men mange oppgaver må fortsatt administreres og fullføres med Boardwise. Det som er eliminert er at jeg ikke lenger trenger å lage en manuell agenda, og det er mye enklere og raskere å registrere minutter på grunn av dataregistrering i skjemaer. La oss skille agenda og referater med distribusjon av utdrag. Når systemet med alle skjemaene er konfigurert, ser jeg en fordel for meg på, la oss si, 20%. Boardwise sender agenda og invitasjoner automatisk fra systemet. Når det gjelder minutter, ser jeg omtrent 40% lettelse for meg.»
Håndtering Boardwise
Så, hvordan er det å håndtere Boardwise selv for deg? Du nevnte skjemaene akkurat nå. Hvor intuitivt synes du programmet er?
«Bra. Jeg syntes det var veldig enkelt å forstå og bruke Boardwise. Jeg setter pris på funksjonaliteten og nytten for arbeidet vårt. Automatiseringen på tvers av ulike prosesstrinn skaper mye effektivitet, noe som også fremmer aksept for et nytt system. Boardwise er grunnleggende intuitivt, og responsen på treningsøkter var veldig positiv. Imidlertid er ikke alt selvforklarende. I planleggerrollen må man engasjere seg i verktøyet.»
Evaluering av Boardwise implementering
Du nevnte opplæringsøktene du hadde under implementeringen. Hvordan gikk implementeringen av Boardwise i din bedrift?
«Veldig bra. Det var også noe vi satte stor pris på med Boardwise og det min kollega fra IT også nevnte gjentatte ganger. Hun hadde nærmere kontakt med deg og bekreftet at fleksibiliteten og hastigheten vi opplevde med deg var fantastisk. Også nivået på tilpasning og åpenhet for å si, vi vil gjennomgå individuelle krav; kundeorienteringen var veldig høy. Til tross for en veldig stram tidsplan, møtte vi Go-Live-datoen. Nå er det fortsatt sporadiske forespørsler eller spørsmål, men Boardwise er også åpen for våre behov og vurderer hva som er mulig. Vi vet imidlertid også at det ikke kan være en «one-size-fits-all-løsning».
Samlet fordel med Boardwise for Stihl
Så, oppsummert det, hvilken fordel gir Boardwise for hele selskapet fra ditt perspektiv?
«Bedre åpenhet og høyere effektivitet. Det som er spesielt kult er at når et dagsordenspunkt godtas i Boardwise, blir teamet informert. For eksempel har du en oppgave her om fire uker, og med den utviklende agendaen blir tider lagt til. Dette betyr at folk er mye bedre informert, og vi planleggere i Boardwise har større prosesssikkerhet.»
De mest populære funksjonene i Boardwise
Har du en favorittfunksjon personlig?
«Ja, på agendaen er det gøy å kunne flytte agendaposter rundt når det gjelder tid, og å ha tidene beregnet automatisk. Denne automatiserte fleksibiliteten i dagsordenen og den automatiske beregningen av hvor mye tid vi har igjen, det er veldig bra.»
Dokumentasjon før Boardwise
Så, ble dette gjort i Word eller Excel før? Eller hvordan skal jeg forestille meg det?
«Nøyaktig. Og alle disse valideringsfunksjonene er ikke lenger nødvendige; Jeg kan fokusere energien min på innholdsstyring. Jeg har mer tid til innholdsadministrasjon og mindre til organisasjonsledelse fordi alt er redusert til noen få klikk.
Avsluttende ord
Det er alle spørsmålene fra min side. Men fra din side, er det noe annet som er viktig for deg å nevne?
Jeg tror jeg kan snakke for mange i disse rollene. Det daglige arbeidet i lederkontorene er ofte svært hektisk og tidskritisk. Samtidig å holde alt i sikte og alltid være i stand til å gi informasjon er ofte veldig krevende. Med Boardwise har vi endelig et verktøy som hjelper oss her og som også er veldig gøy.»
