Organización de reuniones del consejo de administración en Oldenburgische Landesbank AG

Entrevista exclusiva con Christian Weber y Rabea Ahlers

Optimice la organización de las reuniones y cumpla de manera eficiente los requisitos de cumplimiento

La empresa

Oldenburgische Landesbank AG (OLB) es un banco universal que crece de forma rentable para clientes de Alemania y de algunos países europeos vecinos.

El banco ofrece a los clientes privados una amplia gama de productos financieros, servicios de asesoramiento y también tiene un alto nivel de experiencia en el apoyo a las empresas y la financiación especial, como la financiación de adquisiciones, la financiación de bienes inmuebles comerciales o la financiación de transferencias de fútbol, fondos, parques eólicos y otros proyectos internacionales.

Tras la adquisición de Degussa Bank, OLB espera que el total de su balance supere pronto los 30 000 millones de euros y, por lo tanto, pase a la supervisión directa por parte del Banco Central Europeo como uno de los alrededor de 100 bancos importantes de Europa.

OLB combina su tradición de más de 150 años con la expansión de los canales de contacto digitales y el uso de tecnologías y aplicaciones modernas, como Boardwise.

El desafío

En nuestra conversación con Christian Weber, director ejecutivo y director del consejo de administración de la OLB, y Rabea Ahlers, asistente de gestión del consejo, analizamos cómo han optimizado la organización de sus reuniones y han cumplido con las normas del Bundesbank, el BaFin y el BCE mediante Boardwise.

¿Cómo se enteró de Boardwise?

Christian Weber:

Un colega nuestro se enteró de la existencia de Boardwise. Como el tema nos interesaba, analizamos la herramienta y, tras un debate interno, decidimos: es algo bueno, nos ayudará a avanzar.

¿Qué le ayudó a tomar esta decisión?

Christian Weber:

Esta decisión tuvo varias dimensiones. En primer lugar, esperamos que la transición a la supervisión directa por parte del BCE vaya en consecuencia requisitos de supervisión más amplios. Uno de los criterios que nos convenció de Boardwise fue que todo el proceso, desde la presentación hasta las actas en Boardwise, cumple con los más altos estándares desde la perspectiva de la auditoría.

En segundo lugar, era el momento perfecto para adaptar nuestras estructuras probadas y comprobadas para cumplir con los crecientes requisitos y para apoyarlos con una herramienta ideal. Esto no solo nos permitió estandarizar, sino que también fortaleció aún más la cultura de cumplimiento dentro de nuestras propias filas.

Y en tercer lugar, Boardwise facilita enormemente el trabajo. A menudo tenemos que reaccionar ante cambios de última hora. Antes de Boardwise, teníamos que ajustar manualmente la agenda, adaptar las invitaciones y actualizar los documentos. Ahora, esto ocurre automáticamente.

La solución

¿Qué aspecto tiene exactamente este alivio laboral?

Rabea Ahlers:

Con Boardwise hay un estándar de presentación claro para todos los participantes. Esta estandarización ya es un alivio. Sin embargo, las optimizaciones se acumulan, especialmente en las preguntas detalladas: Hasta ahora, creaba manualmente las portadas para los documentos de los TOP individuales (puntos de la agenda). Con Boardwise, esto se puede hacer con un solo clic en el documento informativo. Al mismo tiempo, los documentos se archivan y etiquetan correctamente de forma automática. Con veinte puntos en la agenda, esto ahorra mucho tiempo. Tanto la gestión del calendario como la invitación a otros participantes se pueden realizar con un clic del ratón. Además, al introducir Boardwise, también hay plazos claros y transparentes, lo que ayuda a todos los compañeros a estructurar su trabajo. Esto es bien recibido.

Christian Weber:

No debemos olvidar enviar las secciones de actas aquí. Antes teníamos que identificar y enviar manualmente las secciones relevantes, pero Boardwise ahora se encarga de esto y facilita este trabajo tanto con las listas de correo almacenadas como con la asignación automática.

¿Cuál fue la reacción ante la introducción de Boardwise?

Christian Weber:

Todo nuestro equipo está muy impresionado con el sistema. Como los principales remitentes también pueden ver el estado de sus TOP en Boardwise, Boardwise crea una transparencia que beneficia a todos. Los comentarios del equipo de OLB involucrado son, en consecuencia, positivos. Se nos elogia especialmente por la sencillez y la intuición del sistema. ¡Es extremadamente raro que se introduzca un sistema de TI en una empresa y nadie se queje!

¿Tienes una función favorita personal?

Rabea Ahlers:

Mi función favorita es la resolución circular. Hace que sea muy fácil para los miembros de la junta votar. Hacen clic en el enlace, emiten su voto y, a continuación, se trata la resolución.

Christian Weber:

Otra cosa positiva que informaron los miembros de nuestra junta es que la aplicación también es fácil de usar en iPads. Puede abrir y editar los documentos en todos los dispositivos. Es fácil y práctico de usar, especialmente si te mueves mucho.

Los resultados

¿Cómo se usa Boardwise?

Christian Weber:

Hemos estado organizando nuestras reuniones de junta directiva con Boardwise desde marzo de 2024. Actualmente también estamos estudiando la posibilidad de solicitar más reuniones de otros comités.

¿Cómo mediría el ahorro de tiempo en un número cuantitativo?

Rabea Ahlers:

De hecho, Boardwise me ahorra más del 50% del tiempo. Toda la preparación y el seguimiento de las reuniones ahora se pueden realizar en dos días, lo que significa que tiene más tiempo para otras actividades.

Las 3 razones principales para elegir Boardwise

1. Obligaciones de información

Los protocolos, los procesos, las listas de decisiones y las funciones de búsqueda a prueba de auditorías facilitan las obligaciones de presentación de informes a los auditores, el BaFin, el Bundesbank y el BCE.

2. Alivio laboral

Con la introducción de Boardwise, la junta directiva ahorra más del 50% de tiempo en la preparación y el seguimiento de las reuniones de la junta directiva.

3. Implementación

Gracias a la integración tecnológica en MS365, no hay interfaces con servidores externos. El esfuerzo de implementación fue mínimo para los responsables de TI o de protección de datos.