GK Softwares styremøteorganisasjon

Casestudie med Thomas Ecker og Sabrina Putscher

Optimaliser møter, øk effektiviteten og spar mye tid

‍

Selskapet

GK endrer måten shopping oppleves på. Som en global leverandør av skybaserte programvareløsninger for detaljhandel, administrerer GK butikkprosesser og integrering av alle salgskanaler for detaljhandelsorganisasjoner over hele verden. GK ble grunnlagt i 1990 i Schöneck, Sachsen, og sysselsetter nå mer enn 1200 ansatte i ni land, inkludert byer som Paris, Johannesburg og Berlin. GK utvikler løsninger for omfattende shoppingopplevelser, med detaljhandelsselskaper som adidas, Edeka, Lidl, Aldi, Coop (Sveits), Grupo Kuo, Hy-Vee og Walmart som stoler på GKs innovative detaljhandelsteknologi. Med over 550 000 installasjoner i mer enn 60 land er GK et av de raskest voksende selskapene i bransjen. Ytterligere informasjon om selskapet finner du på deres hjemmeside.

Utfordringen

I samtale med Thomas Ecker, stabssjef, og Sabrina Putscher, administrasjonssjef, diskuterte vi hvordan de forbedret møteorganisasjonen med Boardwise.

La oss starte fra begynnelsen. Hvordan kom du over Boardwise?

Thomas Ecker:

Det var via en e-post fra Boardwise på den tiden. Sabrina og jeg var i ferd med å omorganisere fordi interne endringer hadde økt arbeidsmengden vår og lagt til nye oppgaver, for eksempel møtereferat. E-posten til Boardwise kom til rett tid.

Hva var utfordringene du sto overfor den gang?

Thomas Ecker:

På den tiden hadde vi betydelige endringer i vårt styre og representantskap. Som et resultat hadde vi flere møter, flere komiteer og flere deltakere som førte til at Sabrina og jeg tok på oss mange nye oppgaver. Derfor var alt som kunne øke effektiviteten vår og redusere arbeidsmengden vårt fokus.

Hva var grunnene til å velge Boardwise?

Sabrina Putscher:

Gitt den nye kompleksiteten var det delte datafundamentet som Boardwise gir en stor fordel. Det er mye lettere å holde oversikt i et delt system enn å videresende e-post og alltid sørge for at de riktige personene blir godkjent. Dette muliggjør samarbeidsarbeid.

Thomas Ecker:

Boardwise tilbyr også fleksibilitet og hastighet i å dele oppgaver. For eksempel kan jeg se direkte hvilke oppgaver Sabrina allerede har fullført. Boardwise lar oss ha mer fleksibel oppgaveinndeling.

Løsningen

Du har brukt Boardwise til å organisere hovedstyremøtene dine i flere uker nå. Hvordan bruker du for øyeblikket Boardwise?

Thomas Ecker:

Vi bruker Boardwise til to forskjellige typer møter: styremøtene her på tysk i en mindre krets og hovedstyremøtene, som involverer flere deltakere og er internasjonale. Spesielt når vi organiserer disse hovedstyremøtene, kan vi fullt ut utnytte Boardwise funksjonalitet. For eksempel har vi forbedret vår styring av oppgaver betydelig med Boardwise.

Sabrina Putscher:

Og det fungerer veldig bra for våre kolleger som sender inn emner til hovedstyremøtet.

Hvordan er det å jobbe med Boardwise for deg?

Thomas Ecker:

Håndteringen av oppgavene våre har blitt enklere. Prosesser er for eksempel sikrere og enklere å distribuere med Boardwise.

Sabrina Putscher:

Før håndterte vi alt gjennom e-post, Excel-ark, Word-dokumenter og manuelle oppdateringer og overføringer. Det var mer tidkrevende enn det er i dag. Med Boardwise kan jeg se alt på et øyeblikk og distribuere beslutninger, spore oppgaver og oppdatere deretter med et klikk. Dette øker naturligvis åpenheten for møtedeltakere.

Har du en favorittfunksjon?

Sabrina Putscher:

Jeg liker veldig godt å bruke Boardwise til å skrive agendaen. Flytting av dagsordenspunkter og automatisk justering av påfølgende punkter, synes jeg det er veldig nyttig.

Thomas Ecker:

Med agendaen kan vi planlegge møter og deres varighet mye bedre gjennom automatiske tidsberegninger. Det er utrolig raskt og veldig nyttig for oss.

Resultatene

Hvor mye tid tar Styrevis redde deg?

Thomas Ecker:

Vi sparer mye tid med Boardwise i for- og etterforberedende oppgaver. I tillegg sparer funksjoner som automatiske e-poster oss tid, men fremfor alt kan vi alltid sikre at alle relevante personer får nødvendig informasjon.

Til slutt, hva er det beste aspektet av Boardwise for deg?

Thomas Ecker:

Jeg liker spesielt godt hvordan Boardwise veileder deg gjennom prosessene - vi har alltid absolutt prosesspålitelighet. Dette er spesielt nyttig når du forbereder deg til forskjellige møter samtidig.

Sabrina Putscher:

For meg handler det også om klarhet. Når har jeg hvilke møter og hvor er jeg i behandlingen? Dette er spørsmål jeg kan svare på et øyeblikk med Boardwise.