Organisation av styrelsemöten på Oldenburgische Landesbank AG
Exklusiv intervju med Christian Weber och Rabea Ahlers
Optimera mötesorganisationen och uppfyll efterlevnadskraven effektivt
Företaget
Oldenburgische Landesbank AG (OLB) är en lönsamt växande universell bank för kunder i Tyskland och utvalda grannländer i Europa.
Banken erbjuder privatkunder ett brett utbud av finansiella produkter, rådgivningstjänster och tjänster och har också en hög kompetens inom stöd till företag och specialfinansiering såsom förvärvsfinansiering, kommersiell fastighetsfinansiering eller finansiering av fotbollsöverföringar, fonder, vindkraftsparker och andra internationella projekt.
Efter övertagandet av Degussa Bank räknar OLB med att dess balansomslutning snart kommer att överstiga 30 miljarder euro och därmed övergången till direkt tillsyn av Europeiska centralbanken som en av cirka 100 betydande banker i Europa.
OLB kombinerar sin mer än 150-åriga tradition med utvidgningen av digitala kontaktkanaler och användningen av modern teknik och applikationer - som Boardwise.
Utmaningen
I vårt samtal med Christian Weber, verkställande direktör och chef för OLB:s styrelse, och Rabea Ahlers, ledningsassistent till styrelsen, undersökte vi hur de har optimerat organisationen av sina möten och följt Bundesbank, BaFin och ECB-regler med hjälp av Boardwise.
Hur fick du reda på om Boardwise?
Christian Weber:
En av våra kollegor fick kännedom om Boardwise. Eftersom ämnet var intressant för oss tittade vi på verktyget och beslutade efter interna diskussioner - det är bra, det kommer att hjälpa oss att gå vidare.
Vad hjälpte dig att fatta detta beslut?
Christian Weber:
Detta beslut hade flera dimensioner. För det första förväntar vi oss övergången till ECB:s direkta tillsyn med motsvarande mer omfattande tillsynskrav. Ett av kriterierna som övertygade oss om Boardwise var att hela processen från inlämning till protokoll i Boardwise uppfyller de högsta standarderna ur ett revisionsperspektiv.
För det andra var det den perfekta tiden att anpassa våra beprövade strukturer för att möta de växande kraven och stödja dem med ett idealiskt lämpligt verktyg. Detta gjorde det inte bara möjligt för oss att standardisera, utan också ytterligare stärka efterlevnadskulturen inom våra egna led.
Och för det tredje skapar Boardwise en enorm enkelhet i arbetet. Vi måste ofta reagera på förändringar i sista minuten. Innan Boardwise var vi tvungna att manuellt justera dagordningen, anpassa inbjudningarna och uppdatera dokumenten. Nu, detta händer automatiskt.
Lösningen
Hur ser denna arbetsavlastning ut exakt?
Rabea Ahlers:
Med Boardwise finns det en tydlig inlämningsstandard för alla deltagare. Denna standardisering är redan en lättnad. Men optimeringarna läggs upp, särskilt i detaljerade frågor: Hittills har jag manuellt skapat omslagsblad för dokumenten för de enskilda TOP:erna (dagordningspunkter), med Boardwise kan detta göras med ett klick genom briefingdokumentet. Samtidigt arkiveras dokumenten och märks korrekt automatiskt. Med tjugo punkter på dagordningen sparar detta mycket tid. Både kalenderhantering och inbjudan av ytterligare deltagare kan göras med ett musklick. Och genom att introducera Boardwise finns det också tydliga och transparenta deadlines, vilket hjälper alla kollegor i deras arbetsstruktur. Detta är väl mottaget.
Christian Weber:
Vi får inte glömma att skicka ut protokollavsnitt här. Tidigare var vi tvungna att manuellt identifiera och skicka relevanta avsnitt, men Boardwise tar nu hand om detta och underlättar detta arbete med både de lagrade e-postlistorna och den automatiska tilldelningen.
Vad var reaktionen på introduktionen av Boardwise?
Christian Weber:
Hela vårt team är mycket imponerat av systemet. Eftersom TOP-avsändarna också kan se statusen för sina TOPs i Boardwise, Boardwise skapar transparens som gynnar alla. Feedbacken från det involverade OLB-teamet är på motsvarande sätt positiv. Vi är särskilt lovorda för systemets enkelhet och intuitivitet. Det är extremt sällsynt att ett IT-system introduceras i ett företag och ingen klagar!
Har du en personlig favoritfunktion?
Rabea Ahlers:
Min favoritfunktion är den cirkulära upplösningen. Det gör det mycket enkelt för styrelseledamöterna att rösta. De klickar på länken, röstar och resolutionen behandlas sedan.
Christian Weber:
En annan positiv sak som våra styrelseledamöter rapporterade är att appen också är användarvänlig på iPads. Du kan öppna och redigera dokumenten på alla enheter. Detta är enkelt och praktiskt att använda, särskilt om du är på resande fot mycket.
Resultaten
Hur använder du Boardwise?
Christian Weber:
Vi har organiserat våra styrelsemöten med Boardwise sedan mars 2024. Vi undersöker för närvarande också ytterligare förfrågningar om andra utskottsmöten.
Hur skulle du mäta tidsbesparingarna i ett kvantitativt antal?
Rabea Ahlers:
Boardwise sparar mig faktiskt mer än 50% av tiden. Hela förberedelserna och uppföljningen av mötena kan nu göras på två dagar, vilket innebär att du har mer tid för andra aktiviteter.
Topp 3 skäl till Boardwise
1. Rapporteringsskyldigheter
Revisionssäkra protokoll, processer, beslutslistor och sökfunktioner underlättar rapporteringsskyldigheterna för revisorer, BaFin, Bundesbank och ECB.
2. Arbetsavlastning
Med introduktionen av Boardwise sparar styrelsen över 50% tid i förberedelserna och uppföljningen av sina styrelsemöten.
3. Genomförande
Tack vare den tekniska integrationen i MS365 finns det inga gränssnitt till externa servrar. Genomförandeansträngningen var minimal för antingen IT-avdelningen eller dataskyddsombuden.
