Hybride styremøter og deres moderering

Sikre produktive og inkluderende møter

Optimaliser hybride styremøter med eksperttips om moderering, balansering av personlig og eksternt engasjement

Hybride styremøter, som kombinerer personlig og virtuelt oppmøte, blir raskt normen for mange organisasjoner. Med det økende behovet for fleksibilitet i hvordan bedrifter opererer, tilbyr hybridmøter en løsning som imøtekommer behovene til både eksterne og lokale deltakere. Likevel er suksessen til disse møtene avhengig av effektiv moderering. I denne artikkelen vil vi dykke dypere inn i utviklingen av hybride styremøter, utfordringene de presenterer, og beste praksis for moderering, slik at hybridstyremøtene dine går jevnt og effektivt.

Utviklingen av styremøter

Fra tradisjonelle til virtuelle styremøter

Styremøter har tradisjonelt blitt holdt personlig, vanligvis i en formell setting som et bedriftsstyrerom. Disse personlige møtene tillot spontane diskusjoner, enkel deling av ikke-verbale signaler, og et fokusert miljø der beslutningstaking kunne skje i sanntid uten distraksjon. Intimiteten til møter ansikt til ansikt bidro til å bygge tillit og kameratskap blant styremedlemmene, og fremme en samarbeidsatmosfære.

Fremveksten av fjernarbeid og den globale virkningen av COVID-19-pandemien brakte imidlertid virtuelle styremøter i forkant. Plattformer som Zoom, Microsoft Teams og Webex gjorde det mulig for styremedlemmer å fortsette arbeidet til tross for begrensninger på fysiske samlinger. Disse virtuelle møtene ga en livline for mange organisasjoner, og holdt kommunikasjonskanaler åpne i utfordrende tider. Ennå, de introduserte også nye utfordringer - viktigste blant dem, vanskeligheten med å opprettholde det samme nivået av engasjement og interaksjon som personlige møter ga.

Fremveksten av hybride styremøter

Etter hvert som begrensningene ble lettet og organisasjoner søkte å finne en ny normal, dukket hybride styremøter opp som en praktisk løsning. Hybridmøter blander det beste fra begge verdener: umiddelbarheten og forbindelsen til personlige møter med fleksibiliteten og tilgjengeligheten til virtuelle møter. Dette formatet lar organisasjoner samle styremedlemmer fra forskjellige steder, og sikre at alle kan delta uansett hvor de er.

Hybridformatet gir flere fordeler, inkludert:

• Fleksibilitet: Deltakerne kan bli med fra hvor som helst, redusere behovet for reise og imøtekomme travle tidsplaner.
• Økt deltakelse: Global deltakelse er enklere, ettersom styremedlemmer som kanskje ikke har vært i stand til å delta personlig, nå kan bli med eksternt.
• Kostnadseffektivitet: Hybridmøter reduserer behovet for dyre reisearrangementer og fysiske møterom, samtidig som de opprettholder den personlige forbindelsen for de som deltar personlig.

Til tross for disse fordelene introduserer hybridmøter også nye kompleksiteter, spesielt når det gjelder å sikre lik deltakelse og engasjement blant både personlige og virtuelle deltakere.

Optimaliser hybridstyremøtene dine: Bestill en demo i dag! Se hvordan Boardwise kan bidra til å effektivisere møtene dine med sømløse verktøy for samarbeid og styring.

Viktige utfordringer i å moderere hybride styremøter

Å moderere hybride styremøter er en delikat balansegang. Moderatorer må ikke bare administrere logistikken for å kjøre et møte, men også sørge for at alle deltakere, enten det er personlig eller eksternt, er like engasjerte og i stand til å bidra. Følgende er noen av de viktigste utfordringene når det gjelder å moderere hybride styremøter.

Balansering av engasjement mellom personlige og eksterne deltakere

En av de viktigste utfordringene i hybridmøter er å opprettholde likt engasjement mellom personlige og eksterne deltakere. Personlige deltakere har ofte fordelen av å være fysisk til stede i rommet, noe som kan føre til mer spontane interaksjoner, sidesamtaler, og en større følelse av involvering. Motsatt kan eksterne deltakere noen ganger føle seg frakoblet, spesielt hvis de bare passivt observerer møtet.

For å motvirke dette må moderatorer sørge for at eksterne deltakere ikke blir utelatt fra samtalen. Dette kan oppnås ved aktivt å invitere eksterne deltakere til å dele tankene sine, stille direkte spørsmål og oppmuntre dem til å delta i diskusjoner. Moderatorer må være årvåkne når det gjelder å administrere samtalestrømmen for å forhindre at en gruppe - enten personlig eller ekstern - dominerer.

Teknologisk integrasjon og avhengighet

Hybride styremøter er sterkt avhengige av teknologi, som introduserer en rekke potensielle tekniske problemer. Dårlig lyd- eller videokvalitet, ustabile internettforbindelser, og programvarefeil kan alle forstyrre flyten av et møte og hindre effektiv kommunikasjon. Moderatoren må være forberedt på å håndtere disse utfordringene i sanntid, og sikre at tekniske vanskeligheter ikke avsporer møtet.

En viktig del av dette er å velge de riktige teknologiplattformene. Videokonferanseverktøy bør tilby lyd og video av høy kvalitet, enkel skjermdeling og robuste sikkerhetsfunksjoner. I tillegg bør moderatorer gjennomføre grundige tester av teknologien før møtet for å identifisere og løse eventuelle problemer. Det er også lurt å ha beredskapsplaner på plass, for eksempel sikkerhetskopieringsenheter eller alternative kommunikasjonsmetoder, for å minimere forstyrrelser hvis noe går galt.

Opprettholde styring og sikkerhet

Styremøter involverer ofte diskusjoner om konfidensiell og sensitiv informasjon, noe som gjør opprettholdelse av sikkerhet i et hybridformat til en topp prioritet. Å sikre at alle deltakere - både personlig og eksternt - overholder sikkerhetsprotokoller er avgjørende for å opprettholde styringsstandarder.

Moderatorer må håndheve sikkerhetsprotokoller, for eksempel å kreve at deltakerne bruker sikre plattformer for kommunikasjon og fildeling. Dette kan omfatte bruk av krypterte videokonferanseverktøy, implementering av sterke autentiseringstiltak og sikre at sensitive dokumenter deles gjennom sikre kanaler. I tillegg bør moderatorer være oppmerksomme på potensielle datainnbrudd, uautorisert opptak av økten eller deltakere som blir med fra usikrede steder, og ta skritt for å redusere disse risikoene.

Kulturelle og kommunikasjonsbarrierer

I hybridmøter som involverer deltakere fra forskjellige geografiske regioner, kan kultur- og kommunikasjonsbarrierer bli en betydelig utfordring. Ulike tidssoner, varierende kommunikasjonsstiler, og forskjellige kulturelle forventninger kan alle påvirke flyten av møtet. For eksempel, i noen kulturer, kan deltakerne være mer reservert i gruppeinnstillinger, mens andre kan være mer vokale. Dette kan føre til ubalanse i deltakelse hvis det ikke håndteres nøye.

Moderatoren må være kulturelt bevisst og følsom for disse forskjellene. Dette innebærer ikke bare å forstå kommunikasjonspreferansene til deltakere fra forskjellige regioner, men også å være proaktiv for å sikre at alle har like muligheter til å bidra. En måte å løse dette på er ved å rotere rekkefølgen på talen, og sikre at alle stemmer blir hørt uavhengig av plassering eller kulturell bakgrunn.

Beste fremgangsmåter for moderering av hybride styremøter

Vellykket moderering av et hybridstyremøte krever nøye planlegging, effektiv kommunikasjon, og en sterk forståelse av den unike dynamikken i hybridformater. Her er noen beste fremgangsmåter for å sikre at hybridmøtene dine går jevnt og effektivt.

Forberedelser før møtet

Forberedelse er nøkkelen til et vellykket hybridmøte. Moderatorer bør ta seg tid til å planlegge alle aspekter av møtet nøye, fra agendaen til teknologien.

• Sett en klar agenda: En klar og godt strukturert agenda er avgjørende for å holde møtet på sporet. Dagsordenen bør inneholde spesifikke emner for diskusjon, tidsfordeling for hvert element, og angitte tider for pauser. Ved å distribuere dagsordenen til alle deltakerne i god tid før møtet kan de forberede seg deretter og sikrer at alle er på linje med målene for møtet.
• Testteknologi: Gjennomfør grundige tester av alle teknologiplattformer før møtet. Dette inkluderer testing av programvare for videokonferanser, lydsystemer, presentasjonsverktøy og annen teknologi som vil bli brukt under møtet. Å sikre at alt fungerer som det skal for både personlige og eksterne deltakere, vil bidra til å forhindre tekniske forstyrrelser.
• Gi retningslinjer: Del klare retningslinjer med deltakerne om hvordan du bruker den valgte plattformen, inkludert instruksjoner om hvordan du demper og slår av, hvordan du stiller spørsmål, og hvordan du kan delta i diskusjoner. Å gi disse retningslinjene på forhånd bidrar til å redusere tekniske forstyrrelser under møtet og sikrer at alle deltakere er komfortable med teknologien.

Moderatorens rolle

Moderatoren spiller en avgjørende rolle for å sikre at hybridmøtet går greit og at alle deltakere kan bidra effektivt.

• Still inn tonen: I starten av møtet bør moderatoren sette tonen ved å anerkjenne både personlige og eksterne deltakere og gjøre det klart at alles innspill verdsettes. Å etablere en nøytral og inkluderende tone fra begynnelsen bidrar til å skape et miljø der alle deltakere føler seg komfortable med å bidra.
• Tilrettelegge for diskusjoner: Moderatoren bør aktivt legge til rette for diskusjoner ved å invitere både personlige og eksterne deltakere til å dele tankene sine og sikre at ingen blir utelatt. Dette kan innebære direkte adressering av eksterne deltakere, be om innspill og sikre at stemmene deres blir hørt. Moderatorer bør også være oppmerksomme på å administrere samtalestrømmen for å forhindre at en gruppe dominerer.
• Tidsstyring: Å holde møtet på sporet og sikre at alle dagsordenspunkter dekkes innen den tildelte tiden er et annet sentralt ansvar for moderatoren. Dette inkluderer å administrere eventuelle tangenter og sikre at diskusjonene forblir fokuserte og produktive. Om nødvendig bør moderatoren gripe inn for å styre samtalen tilbake til agendaen og holde møtet fremover.

Effektive kommunikasjonsstrategier

Effektiv kommunikasjon er avgjørende for suksessen til ethvert møte, og dette gjelder spesielt i hybridformater.

• Balanse verbale og ikke-verbale signaler: Eksterne deltakere kan gå glipp av ikke-verbale signaler, for eksempel kroppsspråk eller ansiktsuttrykk, som kan påvirke deres evne til å delta fullt ut i møtet. Moderatoren bør være oppmerksom på dette og sørge for at verbal kommunikasjon er tydelig og kortfattet. I tillegg kan bruk av verktøy som videokonferanser hjelpe eksterne deltakere med å se ikke-verbale signaler og føle seg mer koblet til diskusjonen.
• Bruk samarbeidsverktøy: Samarbeidsverktøy, for eksempel direkteavstemninger, delte dokumenter og digitale tavler, kan bidra til å fremme engasjement og samarbeid mellom deltakerne. Disse verktøyene lar alle bidra med ideer og holde seg engasjert gjennom hele møtet, uavhengig av hvor de befinner seg. For eksempel kan bruk av en digital tavle bidra til å visualisere ideer og legge til rette for idédugnad, mens live meningsmålinger kan gi øyeblikkelig tilbakemelding fra deltakerne.

Administrere spørsmål og svar og stemmeprosess

Moderering av spørsmål og svar og stemmeprosesser i hybridmøter krever nøye planlegging og koordinering.

• Tilrettelegge for rettferdig avstemning: Når det gjelder avstemning, må moderatoren sørge for at både personlige og eksterne deltakere kan delta på en gjennomsiktig og sikker måte. Digitale stemmeverktøy som gir sanntidsresultater er avgjørende for å sikre rettferdighet på tvers av alle deltakere. Moderatoren bør også sørge for at stemmeprosessen er tydelig forklart og at alle forstår hvordan de skal avgi sin stemme.
• Håndter spørsmål rettferdig: Under spørsmål og svar bør moderatoren aktivt styre flyten av spørsmål for å sikre at både eksterne og personlige deltakere har like muligheter til å stille spørsmål og dele tankene sine. Dette kan innebære å rotere rekkefølgen på spørsmål eller bruke digitale verktøy for å administrere spørsmål og svar prosessen.

Oppfølging etter møtet

Etter møtet er det viktig å sørge for at alle deltakere, uavhengig av hvor de befinner seg, får samme oppfølgingsmateriell og informasjon.

• Oppsummering av viktige beslutninger: Oppsummer de viktigste beslutningene og handlingspunktene fra møtet og distribuer disse til alle deltakerne. Dette sikrer at alle er på linje med de neste trinnene, og at det er åpenhet om resultatene av møtet.
• Distribuer minutter raskt: Møtereferat skal distribueres raskt til alle deltakere, både personlig og eksternt. Dette bidrar til å opprettholde åpenhet og sikrer at alle har tilgang til den samme informasjonen, uavhengig av hvor de befinner seg.

Sett beste praksis på prøve: Se hvordan organisasjoner takler hybride møteutfordringer og hva du kan lære av suksessen deres. Utforsk casestudiene våre.

Verktøy og teknologier for hybride styremøter

Å velge riktig teknologi er avgjørende for suksessen til hybridstyremøter. De riktige verktøyene kan gjøre det enklere å administrere møtet, engasjere deltakerne og sikre at alle kan bidra effektivt.

Teknologiplattformer

Det er flere ledende plattformer som kan brukes til å arrangere hybride styremøter. Disse plattformene tilbyr funksjoner som video og lyd av høy kvalitet, skjermdeling, breakout-rom og mer. Noen av de mest populære plattformene for hybridmøter inkluderer:

• Zoom: Zoom er en av de mest brukte videokonferanseplattformene for hybridmøter. Den tilbyr funksjoner som HD-video og lyd, skjermdeling, breakout-rom og opptaksfunksjoner.
• Microsoft-team: Microsoft Teams er en annen populær plattform for hybridmøter. Den integreres med den bredere Microsoft Office-pakken, noe som gjør det enkelt å dele dokumenter og samarbeide om prosjekter i sanntid.
• WebEx: Webex er kjent for sine robuste sikkerhetsfunksjoner, noe som gjør det til et populært valg for organisasjoner som trenger å sikre konfidensialiteten til møtene sine.

Integrasjon med styreportaler

Mange organisasjoner bruker styreadministrasjonsprogramvare, for eksempel Diligent eller BoardEffect, for å effektivisere møteprosessen. Disse plattformene tilbyr funksjoner som dokumentdeling, sikker kommunikasjon og digital avstemning, som kan integreres med videokonferanseverktøy for å skape en sømløs møteopplevelse. For eksempel integrerer Diligent med Zoom for å gi en sikker, ende-til-ende-løsning for hybride styremøter.

Sikkerhets- og samsvarsverktøy

Det er avgjørende å sikre sikkerhet og overholdelse av hybride styremøter, spesielt når du diskuterer konfidensiell eller sensitiv informasjon. Verktøy som krypterte kommunikasjonsplattformer, sikker dokumentlagring og sterke autentiseringstiltak er avgjørende for å ivareta integriteten til møtet. For eksempel tilbyr Diligent og Boardvantage sikre kommunikasjons- og fildelingsfunksjoner, noe som sikrer at konfidensielle styrediskusjoner forblir beskyttet.

Forbedre samhandling og samarbeid

I tillegg til videokonferanseplattformer er det flere verktøy som kan brukes til å forbedre samhandling og samarbeid under hybridmøter. For eksempel:

• Miro: Miro er et digitalt tavleverktøy som lar deltakerne samarbeide i sanntid, uavhengig av hvor de befinner seg. Det er ideelt for idédugnad og visualisering av ideer under møtet.
• VEGGMALERI: I likhet med Miro er MURAL et digitalt arbeidsområde for visuelt samarbeid. Den tilbyr funksjoner som klistrelapper, maler og tegneverktøy, noe som gjør det enkelt å samarbeide om prosjekter og generere ideer under møtet.

Klar til å løfte styremøtene dine? Bestill en personlig demo og oppdag hvordan Boardwise forenkler hybrid styring.

Casestudier og suksesshistorier

Eksempler fra den virkelige verden

Et multinasjonalt selskap gikk vellykket over til hybride styremøter, slik at ledere fra forskjellige kontinenter kunne delta sømløst. Ved å implementere beste praksis, for eksempel å teste teknologi på forhånd og bruke sikre plattformer, klarte de å opprettholde engasjementet og sikre at alle stemmer ble hørt, uavhengig av sted. Denne overgangen sparte ikke bare selskapet betydelige reisekostnader, men økte også hyppigheten av styremøter, ettersom planleggingen ble mer fleksibel.

I et annet eksempel vedtok en ideell organisasjon hybride styremøter for å imøtekomme medlemmer fra forskjellige land. Ved å bruke samarbeidsverktøy som digitale tavler og live meningsmålinger, var de i stand til å fremme en følelse av inkludering blant eksterne deltakere og sikre at alle hadde like muligheter til å bidra til diskusjonene.

Ekspertinnsikt

Erfarne styremedlemmer og bedriftssekretærer understreker viktigheten av sterk moderasjon i hybridmøter. Ifølge disse fagfolkene ligger nøkkelen til vellykkede hybridmøter i grundig forberedelse, aktiv tilrettelegging og fokus på inkluderende kommunikasjon. De fremhever også viktigheten av å bruke riktig teknologi for å sikre at møtet går greit og at alle deltakere kan engasjere seg effektivt.

En styreleder delte sin erfaring med å moderere hybridmøter: «Nøkkelen er å alltid være oppmerksom på de eksterne deltakerne. Det er lett å fokusere på de i rommet, men du må gjøre en bevisst innsats for å bringe eksterne deltakere inn i samtalen. Det handler om å skape like vilkår der alle føler seg verdsatt, uansett hvor de er.

Fremtidige trender i hybridstyremøter

Hybride styremøter er kommet for å bli, og fremtiden for dette formatet vil bli formet av fremskritt innen teknologi og endrede forretningsbehov.

Utviklende teknologi og dens innvirkning

Etter hvert som teknologien fortsetter å utvikle seg, vil nye verktøy og funksjoner forbedre hybridmøteopplevelsen. Kunstig intelligens (AI) forventes å spille en større rolle i møtetilrettelegging, fra automatisk transkribering av referater til å foreslå dagsordenspunkter basert på tidligere diskusjoner. AI-drevne verktøy kan også hjelpe moderatorer med å administrere flyten av møtet, identifisere mønstre i samtaler, og sikre at alle deltakere har like muligheter til å bidra.

Virtuell og utvidet virkelighet (VR/AR) er også klar til å påvirke hybride styremøter. Disse teknologiene kan skape mer oppslukende og interaktive møteopplevelser, slik at eksterne deltakere kan føle seg som om de er fysisk til stede i rommet. For eksempel kan VR gjøre det mulig for styremedlemmer å «sitte» ved det samme virtuelle bordet, og legge til rette for mer naturlige interaksjoner og diskusjoner.

Bærekraft og hybridformater

Hybridmøter stemmer også overens med organisasjonenes bærekraftsmål ved å redusere behovet for reiser. Dette formatet bidrar til å redusere organisasjonens karbonavtrykk, ettersom færre deltakere trenger å reise lange avstander for å delta på møter. Ved å ta i bruk hybridformater kan organisasjoner bidra til sine miljøtiltak samtidig som de opprettholder effektiv styring.

I tillegg til miljøfordeler kan hybridmøter også bidra til ansattes trivsel ved å redusere stress og tretthet forbundet med hyppige reiser. Dette kan føre til bedre beslutningstaking og mer engasjerte styremedlemmer som ikke blir overbelastet av kravene til konstant reise.

Moderasjonens rolle i fremtidige styremøter

Etter hvert som hybridmøter blir mer komplekse, vil moderatorens rolle fortsette å utvikle seg. Dyktige moderatorer vil være mer etterspurt, ettersom de vil være avgjørende for å navigere i vanskelighetene med hybridformater, sikre lik deltakelse, og opprettholde møteeffektivitet. Moderatorer må holde seg oppdatert med de nyeste teknologitrendene og være tilpasningsdyktige til nye verktøy og metoder for å tilrettelegge for møter.

Den økende bruken av AI og annen avansert teknologi kan også endre moderatorens rolle, og flytte noen av de mer rutinemessige oppgavene, for eksempel tidsstyring og minuttopptak, til automatiserte systemer. Imidlertid vil det menneskelige elementet i moderering - å sikre at alle deltakere føler seg inkludert og verdsatt - forbli et kritisk aspekt ved vellykkede hybridmøter.

Boardwise erfaring med hybride styremøter

Hos Boardwise har vi førstehånds erfaring med å navigere i utfordringene og mulighetene som tilbys av hybride styremøter. Gjennom årene har vi jobbet med organisasjoner på tvers av ulike bransjer, og hjulpet dem med å implementere effektive hybride styremøtestrategier som fremmer engasjement, samarbeid og inkludering. Våre kunder har vellykket gått over til hybridformater, balansert personlig og ekstern deltakelse, sikrer sømløs kommunikasjon og overholder styringsstandarder.

Gjennom vår ekspertise har vi sett verdien av sterk moderasjon for å holde disse møtene produktive og sikre. Enten det er å hjelpe organisasjoner med å integrere de nyeste teknologiløsningene, tilby skreddersydd opplæring for styremedlemmer, eller utvikle beste praksis for tilrettelegging for hybridmøter, er Boardwise forpliktet til å sikre at styremøtene dine er optimalisert for suksess.

Bestill et møte med Boardwise

Hvis du ønsker å forbedre hybridstyremøtene dine og sikre at de går effektivt, er ekspertene våre på Boardwise her for å hjelpe. Planlegg en gratis demo og finn ut hvordan vi kan støtte organisasjonen din i å implementere beste praksis, velge riktig teknologi og mestre kunsten å moderere hybride møter.

Konklusjon

Hybride styremøter representerer fremtiden for eierstyring og selskapsledelse, og tilbyr fleksibilitet, kostnadseffektivitet og muligheten til å engasjere et globalt team. Imidlertid avhenger suksessen av nøye planlegging, effektiv teknologibruk og dyktig moderering. Ved å ta i bruk beste praksis, utnytte de riktige verktøyene og holde seg oppdatert på både personlige og virtuelle deltakere, kan moderatorer sikre at hybridmøter er produktive, inkluderende og i tråd med organisasjonens mål.

Etter hvert som teknologien fortsetter å utvikle seg og hybridmøter blir mer utbredt, vil moderatorens rolle forbli avgjørende for å sikre at disse møtene går greit og at alle deltakere er i stand til å bidra effektivt. Med riktig tilnærming kan hybride styremøter tilby en kraftig løsning for organisasjoner som ønsker å tilpasse seg det skiftende forretningslandskapet samtidig som de opprettholder sterke styrings- og beslutningsprosesser.