Riunioni ibride del consiglio di amministrazione e loro moderazione

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Ottimizza le riunioni ibride del consiglio di amministrazione con i consigli degli esperti sulla moderazione e sul bilanciamento del coinvolgimento di persona e a distanza

Le riunioni ibride del consiglio di amministrazione, che combinano la partecipazione di persona e quella virtuale, stanno rapidamente diventando la norma per molte organizzazioni. Con la crescente necessità di flessibilità nel modo in cui le aziende operano, le riunioni ibride offrono una soluzione che soddisfa le esigenze dei partecipanti remoti e in sede. Tuttavia, il successo di questi incontri dipende da una moderazione efficace. In questo articolo, approfondiremo l'evoluzione delle riunioni ibride del consiglio, le sfide che presentano e le migliori pratiche per la moderazione, assicurando che le riunioni ibride si svolgano senza intoppi ed efficacemente.

L'evoluzione delle riunioni del consiglio

Dalle riunioni del consiglio di amministrazione tradizionali a quelle virtuali

Le riunioni del consiglio di amministrazione si sono tradizionalmente tenute di persona, in genere in un ambiente formale come una sala riunioni aziendale. Queste riunioni di persona hanno consentito discussioni spontanee, la facile condivisione di segnali non verbali e un ambiente mirato in cui il processo decisionale potesse avvenire in tempo reale senza distrazioni. L'intimità delle riunioni faccia a faccia ha contribuito a creare fiducia e cameratismo tra i membri del consiglio, favorendo un'atmosfera collaborativa.

Tuttavia, l'aumento del lavoro a distanza e l'impatto globale della pandemia di COVID-19 hanno portato le riunioni virtuali del consiglio di amministrazione in primo piano. Piattaforme come Zoom, Microsoft Teams e Webex hanno consentito ai membri del consiglio di amministrazione di continuare a lavorare nonostante le restrizioni sulle riunioni fisiche. Queste riunioni virtuali hanno fornito un'ancora di salvezza per molte organizzazioni, mantenendo aperti i canali di comunicazione nei momenti difficili. Tuttavia, hanno anche introdotto nuove sfide, tra cui la difficoltà di mantenere lo stesso livello di coinvolgimento e interazione garantito dalle riunioni di persona.

L'emergere delle riunioni ibride del consiglio di amministrazione

Man mano che le restrizioni si allentavano e le organizzazioni cercavano di trovare una nuova normalità, le riunioni ibride del consiglio di amministrazione sono emerse come una soluzione pratica. Le riunioni ibride uniscono il meglio dei due mondi: l'immediatezza e la connessione delle riunioni di persona con la flessibilità e l'accessibilità delle riunioni virtuali. Questo formato consente alle organizzazioni di riunire membri del consiglio di amministrazione provenienti da diverse località, garantendo che tutti possano partecipare indipendentemente da dove si trovino.

Il formato ibrido offre diversi vantaggi, tra cui:

• Flessibilità: I partecipanti possono partecipare da qualsiasi luogo, riducendo la necessità di viaggiare e adattandosi agli orari fitti.
• Maggiore partecipazione: La partecipazione globale è più semplice, poiché i membri del consiglio che potrebbero non essere stati in grado di partecipare di persona possono ora partecipare da remoto.
• Efficienza dei costi: Le riunioni ibride riducono la necessità di costosi viaggi e spazi fisici per riunioni, pur mantenendo la connessione personale per i partecipanti di persona.

Nonostante questi vantaggi, le riunioni ibride introducono anche nuove complessità, in particolare quando si tratta di garantire pari partecipazione e coinvolgimento tra i partecipanti sia di persona che virtuali.

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Sfide chiave nella moderazione delle riunioni del consiglio di amministrazione ibride

La moderazione delle riunioni ibride del consiglio di amministrazione è un delicato equilibrio. I moderatori non devono solo gestire la logistica della gestione di una riunione, ma anche garantire che tutti i partecipanti, di persona o da remoto, siano ugualmente coinvolti e in grado di contribuire. Di seguito sono riportate alcune delle principali sfide affrontate nella moderazione delle riunioni ibride del consiglio di amministrazione.

Bilanciamento del coinvolgimento tra partecipanti di persona e partecipanti remoti

Una delle sfide più significative nelle riunioni ibride è mantenere un coinvolgimento equo tra i partecipanti di persona e quelli remoti. I partecipanti di persona hanno spesso il vantaggio di essere fisicamente presenti nella stanza, il che può portare a interazioni più spontanee, conversazioni secondarie e un maggiore senso di coinvolgimento. Al contrario, i partecipanti remoti a volte possono sentirsi disconnessi, soprattutto se osservano solo passivamente la riunione.

Per ovviare a questo problema, i moderatori devono assicurarsi che i partecipanti remoti non siano esclusi dalla conversazione. Ciò può essere ottenuto invitando attivamente i partecipanti remoti a condividere i loro pensieri, ponendo domande dirette e incoraggiandoli a partecipare alle discussioni. I moderatori devono prestare attenzione alla gestione del flusso di conversazione per evitare che un gruppo, sia di persona che da remoto, abbia la meglio.

Integrazione e dipendenza tecnologica

Le riunioni ibride del consiglio di amministrazione si basano fortemente sulla tecnologia, che introduce una serie di potenziali problemi tecnici. Una qualità audio o video scadente, connessioni Internet instabili e problemi software possono interrompere il flusso di una riunione e ostacolare una comunicazione efficace. Il moderatore deve essere pronto a gestire queste sfide in tempo reale, assicurando che le difficoltà tecniche non compromettano la riunione.

Una parte cruciale di questo è la selezione delle piattaforme tecnologiche giuste. Gli strumenti di videoconferenza dovrebbero offrire audio e video di alta qualità, una facile condivisione dello schermo e solide funzionalità di sicurezza. Inoltre, i moderatori dovrebbero condurre test approfonditi della tecnologia prima della riunione per identificare e risolvere eventuali problemi. È inoltre consigliabile predisporre piani di emergenza, come dispositivi di backup o metodi di comunicazione alternativi, per ridurre al minimo le interruzioni in caso di problemi.

Mantenimento della governance e della sicurezza

Le riunioni del consiglio spesso comportano discussioni su informazioni riservate e sensibili, il che rende il mantenimento della sicurezza in un formato ibrido una priorità assoluta. Garantire che tutti i partecipanti, sia di persona che da remoto, aderiscano ai protocolli di sicurezza è fondamentale per mantenere gli standard di governance.

I moderatori devono applicare i protocolli di sicurezza, ad esempio richiedere ai partecipanti di utilizzare piattaforme sicure per la comunicazione e la condivisione di file. Ciò può includere l'utilizzo di strumenti di videoconferenza crittografati, l'implementazione di misure di autenticazione avanzate e la garanzia che i documenti sensibili siano condivisi attraverso canali sicuri. Inoltre, i moderatori devono essere consapevoli delle potenziali violazioni dei dati, della registrazione non autorizzata della sessione o dei partecipanti che accedono da luoghi non protetti e adottare misure per mitigare questi rischi.

Barriere culturali e comunicative

Nelle riunioni ibride che coinvolgono partecipanti provenienti da diverse regioni geografiche, le barriere culturali e comunicative possono diventare una sfida significativa. Fusi orari diversi, stili di comunicazione diversi e aspettative culturali diverse possono influire sul flusso della riunione. Ad esempio, in alcune culture, i partecipanti possono essere più riservati nei contesti di gruppo, mentre altri potrebbero essere più vocali. Ciò può portare a squilibri nella partecipazione se non viene gestito con attenzione.

Il moderatore deve essere culturalmente consapevole e sensibile a queste differenze. Ciò implica non solo comprendere le preferenze di comunicazione dei partecipanti provenienti da diverse regioni, ma anche essere proattivi nel garantire che tutti abbiano pari opportunità di contribuire. Un modo per risolvere questo problema è ruotare l'ordine di parola, assicurando che tutte le voci siano ascoltate indipendentemente dalla loro posizione o dal loro background culturale.

Le migliori pratiche per la moderazione delle riunioni ibride del consiglio di amministrazione

La moderazione di una riunione ibrida del consiglio di amministrazione richiede un'attenta pianificazione, una comunicazione efficace e una forte comprensione delle dinamiche uniche dei formati ibridi. Ecco alcune best practice per garantire che le riunioni ibride si svolgano senza intoppi ed efficacemente.

Preparativi prima della riunione

La preparazione è fondamentale per una riunione ibrida di successo. I moderatori dovrebbero dedicare del tempo a pianificare attentamente ogni aspetto della riunione, dall'agenda alla tecnologia.

• Stabilisci un'agenda chiara: Un'agenda chiara e ben strutturata è essenziale per mantenere la riunione sulla buona strada. L'ordine del giorno dovrebbe includere argomenti specifici per la discussione, la ripartizione del tempo per ciascun punto e gli orari designati per le pause. Distribuire l'ordine del giorno a tutti i partecipanti con largo anticipo rispetto alla riunione consente loro di prepararsi di conseguenza e garantisce che tutti siano allineati sugli scopi e gli obiettivi della riunione.
• Tecnologia di test: Conduci test approfonditi di tutte le piattaforme tecnologiche prima della riunione. Ciò include il test del software di videoconferenza, dei sistemi audio, degli strumenti di presentazione e di qualsiasi altra tecnologia che verrà utilizzata durante la riunione. Garantire che tutto funzioni correttamente sia per i partecipanti di persona che per quelli remoti aiuterà a prevenire interruzioni tecniche.
• Fornisci linee guida: Condividi linee guida chiare con i partecipanti su come utilizzare la piattaforma scelta, comprese le istruzioni su come disattivare e riattivare l'audio, come porre domande e come partecipare alle discussioni. Fornire queste linee guida in anticipo aiuta a ridurre le interruzioni tecniche durante la riunione e garantisce che tutti i partecipanti si sentano a proprio agio con la tecnologia.

Ruolo del moderatore

Il moderatore svolge un ruolo cruciale nel garantire che la riunione ibrida si svolga senza intoppi e che tutti i partecipanti siano in grado di contribuire in modo efficace.

• Imposta il tono: All'inizio della riunione, il moderatore dovrebbe dare il tono riconoscendo sia i partecipanti di persona che quelli remoti e chiarendo che il contributo di tutti è apprezzato. Stabilire un tono neutrale e inclusivo sin dall'inizio aiuta a creare un ambiente in cui tutti i partecipanti si sentano a proprio agio nel contribuire.
• Facilita le discussioni: Il moderatore dovrebbe facilitare attivamente le discussioni invitando sia i partecipanti di persona che quelli remoti a condividere i loro pensieri e assicurandosi che nessuno sia escluso. Ciò può comportare rivolgersi direttamente ai partecipanti remoti, chiedere il loro contributo e garantire che le loro voci siano ascoltate. I moderatori dovrebbero inoltre prestare attenzione alla gestione del flusso della conversazione per evitare che un gruppo prevalga.
• Gestione del tempo: Mantenere la riunione in linea e garantire che tutti i punti all'ordine del giorno siano trattati entro il tempo assegnato è un'altra responsabilità chiave del moderatore. Ciò include la gestione di eventuali tangenti e la garanzia che le discussioni rimangano mirate e produttive. Se necessario, il moderatore dovrebbe intervenire per riportare la conversazione all'ordine del giorno e far avanzare la riunione.

Strategie di comunicazione efficaci

Una comunicazione efficace è fondamentale per il successo di qualsiasi riunione, e questo è particolarmente vero nei formati ibridi.

• Equilibra i segnali verbali e non verbali: I partecipanti remoti possono perdere segnali non verbali, come il linguaggio del corpo o le espressioni facciali, che possono influire sulla loro capacità di partecipare pienamente alla riunione. Il moderatore dovrebbe tenerne conto e assicurarsi che la comunicazione verbale sia chiara e concisa. Inoltre, l'utilizzo di strumenti come la videoconferenza può aiutare i partecipanti remoti a vedere segnali non verbali e a sentirsi più connessi alla discussione.
• Usa strumenti collaborativi: Gli strumenti collaborativi, come sondaggi in tempo reale, documenti condivisi e lavagne digitali, possono aiutare a promuovere il coinvolgimento e la collaborazione tra i partecipanti. Questi strumenti consentono a tutti di contribuire con idee e rimanere coinvolti durante la riunione, indipendentemente dalla loro posizione. Ad esempio, l'utilizzo di una lavagna digitale può aiutare a visualizzare idee e facilitare le sessioni di brainstorming, mentre i sondaggi dal vivo possono fornire un feedback immediato ai partecipanti.

Gestione delle domande e risposte e del processo di voto

La moderazione dei processi di domande e risposte e di voto nelle riunioni ibride richiede un'attenta pianificazione e coordinamento.

• Facilitare il voto equo: Quando si tratta di votare, il moderatore deve garantire che sia i partecipanti di persona che quelli remoti possano partecipare in modo trasparente e sicuro. Gli strumenti di voto digitale che forniscono risultati in tempo reale sono essenziali per garantire l'equità tra tutti i partecipanti. Il moderatore dovrebbe inoltre assicurarsi che il processo di voto sia spiegato chiaramente e che tutti capiscano come esprimere il proprio voto.
• Gestisci le domande in modo equo: Durante le sessioni di domande e risposte, il moderatore dovrebbe gestire attivamente il flusso di domande per garantire che sia i partecipanti remoti che quelli di persona abbiano pari opportunità di porre domande e condividere i propri pensieri. Ciò può comportare la rotazione dell'ordine delle domande o l'utilizzo di strumenti digitali per gestire il processo di domande e risposte.

Seguito dopo la riunione

Dopo la riunione, è importante assicurarsi che tutti i partecipanti, indipendentemente dalla loro ubicazione, ricevano gli stessi materiali e informazioni di follow-up.

• Riepilogo delle decisioni chiave: Riassumi le decisioni e le azioni chiave della riunione e distribuiscile a tutti i partecipanti. Ciò garantisce che tutti siano allineati sui passaggi successivi e che vi sia trasparenza per quanto riguarda i risultati della riunione.
• Distribuisci tempestivamente i minuti: I verbali delle riunioni devono essere distribuiti tempestivamente a tutti i partecipanti, sia di persona che a distanza. Questo aiuta a mantenere la trasparenza e garantisce che tutti abbiano accesso alle stesse informazioni, indipendentemente dalla loro posizione.

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Strumenti e tecnologie per riunioni ibride

La scelta della tecnologia giusta è fondamentale per il successo delle riunioni ibride del consiglio di amministrazione. Gli strumenti giusti possono semplificare la gestione della riunione, coinvolgere i partecipanti e garantire che tutti possano contribuire in modo efficace.

Piattaforme tecnologiche

Esistono diverse piattaforme leader che possono essere utilizzate per ospitare riunioni ibride del consiglio di amministrazione. Queste piattaforme offrono funzionalità come video e audio di alta qualità, condivisione dello schermo, sale per gruppi di lavoro e altro ancora. Alcune delle piattaforme più popolari per le riunioni ibride includono:

• Zoom: Zoom è una delle piattaforme di videoconferenza più utilizzate per riunioni ibride. Offre funzionalità come video e audio ad alta definizione, condivisione dello schermo, sale riunioni e funzionalità di registrazione.
• Microsoft Teams: Microsoft Teams è un'altra piattaforma popolare per riunioni ibride. Si integra con la più ampia suite Microsoft Office, semplificando la condivisione di documenti e la collaborazione su progetti in tempo reale.
• Webex: Webex è noto per le sue solide funzionalità di sicurezza, che lo rendono una scelta popolare per le organizzazioni che devono garantire la riservatezza delle proprie riunioni.

Integrazione con Board Portals

Molte organizzazioni utilizzano software di gestione dei consigli di amministrazione, come Diligent o BoardEffect, per semplificare il processo delle riunioni. Queste piattaforme offrono funzionalità come la condivisione di documenti, la comunicazione sicura e il voto digitale, che possono essere integrate con strumenti di videoconferenza per creare un'esperienza di riunione senza interruzioni. Ad esempio, Diligent si integra con Zoom per fornire una soluzione end-to-end sicura per le riunioni ibride del consiglio di amministrazione.

Strumenti di sicurezza e conformità

Garantire la sicurezza e la conformità delle riunioni ibride del consiglio di amministrazione è fondamentale, soprattutto quando si discute di informazioni riservate o sensibili. Strumenti come piattaforme di comunicazione crittografate, archiviazione sicura dei documenti e forti misure di autenticazione sono essenziali per salvaguardare l'integrità della riunione. Ad esempio, Diligent e Boardvantage offrono funzionalità di comunicazione e condivisione di file sicure, garantendo la protezione delle discussioni riservate del consiglio di amministrazione.

Migliorare l'interazione e la collaborazione

Oltre alle piattaforme di videoconferenza, esistono diversi strumenti che possono essere utilizzati per migliorare l'interazione e la collaborazione durante le riunioni ibride. Ad esempio:

• Mirò: Miro è uno strumento di lavagna digitale che consente ai partecipanti di collaborare in tempo reale, indipendentemente dalla loro posizione. È ideale per sessioni di brainstorming e visualizzare idee durante la riunione.
• MURALE: Simile a Miro, MURAL è uno spazio di lavoro digitale per la collaborazione visiva. Offre funzionalità come post-it, modelli e strumenti di disegno, che semplificano la collaborazione ai progetti e la generazione di idee durante la riunione.

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Casi di studio e storie di successo

Esempi del mondo reale

Una multinazionale è passata con successo alle riunioni ibride del consiglio di amministrazione, consentendo ai dirigenti di diversi continenti di partecipare senza problemi. Implementando le migliori pratiche, come testare in anticipo la tecnologia e utilizzare piattaforme sicure, sono riuscite a mantenere il coinvolgimento e garantire che tutte le voci fossero ascoltate, indipendentemente dal luogo. Questa transizione non solo ha consentito all'azienda di risparmiare notevoli costi di viaggio, ma ha anche aumentato la frequenza delle riunioni del consiglio di amministrazione, poiché la pianificazione è diventata più flessibile.

In un altro esempio, un'organizzazione senza scopo di lucro ha adottato riunioni ibride del consiglio di amministrazione per accogliere membri provenienti da vari paesi. Utilizzando strumenti collaborativi come lavagne digitali e sondaggi in tempo reale, sono stati in grado di promuovere un senso di inclusione tra i partecipanti remoti e garantire che tutti avessero pari opportunità di contribuire alle discussioni.

Approfondimenti degli esperti

Membri esperti del consiglio di amministrazione e segretari aziendali sottolineano l'importanza di una forte moderazione nelle riunioni ibride. Secondo questi professionisti, la chiave per il successo delle riunioni ibride sta nella preparazione accurata, nella facilitazione attiva e nell'attenzione alla comunicazione inclusiva. Sottolineano inoltre l'importanza di utilizzare la tecnologia giusta per garantire che la riunione si svolga senza intoppi e che tutti i partecipanti possano impegnarsi efficacemente.

Un presidente del consiglio ha condiviso la propria esperienza nella moderazione di riunioni ibride: «La chiave è essere sempre attenti ai partecipanti remoti. È facile concentrarsi su chi è presente, ma è necessario fare uno sforzo consapevole per coinvolgere i partecipanti remoti nella conversazione. Si tratta di creare condizioni di parità in cui tutti si sentano apprezzati, indipendentemente da dove si trovino».

Tendenze future nelle riunioni ibride del consiglio

Le riunioni ibride del consiglio di amministrazione sono destinate a durare e il futuro di questo formato sarà plasmato dai progressi tecnologici e dalle mutevoli esigenze aziendali.

L'evoluzione della tecnologia e il suo impatto

Man mano che la tecnologia continua a evolversi, nuovi strumenti e funzionalità miglioreranno l'esperienza delle riunioni ibride. Si prevede che l'intelligenza artificiale (IA) svolga un ruolo maggiore nella facilitazione delle riunioni, dalla trascrizione automatica dei verbali alla proposta di punti all'ordine del giorno sulla base di discussioni precedenti. Gli strumenti basati sull'intelligenza artificiale possono anche aiutare i moderatori a gestire il flusso della riunione, identificare i modelli nelle conversazioni e garantire che tutti i partecipanti abbiano pari opportunità di contribuire.

Anche la realtà virtuale e aumentata (VR/AR) è pronta ad avere un impatto sulle riunioni ibride del consiglio di amministrazione. Queste tecnologie potrebbero creare esperienze di riunione più coinvolgenti e interattive, permettendo ai partecipanti remoti di sentirsi come se fossero fisicamente presenti nella stanza. Ad esempio, la realtà virtuale potrebbe consentire ai membri del consiglio di amministrazione di «sedersi» allo stesso tavolo virtuale, facilitando interazioni e discussioni più naturali.

Sostenibilità e formati ibridi

Le riunioni ibride sono inoltre in linea con gli obiettivi di sostenibilità delle organizzazioni riducendo la necessità di spostamenti. Questo formato aiuta a ridurre l'impronta di carbonio dell'organizzazione, poiché un minor numero di partecipanti deve percorrere lunghe distanze per partecipare alle riunioni. Adottando formati ibridi, le organizzazioni possono contribuire alle loro iniziative ambientali pur mantenendo una governance efficace.

Oltre ai vantaggi ambientali, le riunioni ibride possono anche contribuire al benessere dei dipendenti riducendo lo stress e l'affaticamento associati ai viaggi frequenti. Ciò può portare a un migliore processo decisionale e a un maggiore coinvolgimento dei membri del consiglio di amministrazione, che non sono oberati dalle esigenze di viaggi costanti.

Il ruolo della moderazione nelle future riunioni del consiglio

Man mano che le riunioni ibride diventano più complesse, il ruolo del moderatore continuerà a evolversi. I moderatori esperti saranno più richiesti, in quanto saranno essenziali per affrontare le complessità dei formati ibridi, garantire una partecipazione equa e mantenere l'efficienza delle riunioni. I moderatori dovranno rimanere aggiornati sulle ultime tendenze tecnologiche ed essere adattabili a nuovi strumenti e metodi per facilitare le riunioni.

Il crescente uso dell'intelligenza artificiale e di altre tecnologie avanzate può anche cambiare il ruolo del moderatore, spostando alcune delle attività più ordinarie, come la gestione del tempo e la presa dei minuti, su sistemi automatizzati. Tuttavia, l'elemento umano della moderazione, che garantisce che tutti i partecipanti si sentano inclusi e valorizzati, rimarrà un aspetto fondamentale del successo delle riunioni ibride.

L'esperienza di Boardwise con le riunioni del consiglio di amministrazione ibride

In Boardwise, abbiamo esperienza diretta nell'affrontare le sfide e le opportunità presentate dalle riunioni ibride del consiglio di amministrazione. Nel corso degli anni, abbiamo lavorato con organizzazioni di vari settori, aiutandole a implementare efficaci strategie ibride per le riunioni dei consigli di amministrazione che promuovono il coinvolgimento, la collaborazione e l'inclusività. I nostri clienti sono passati con successo a formati ibridi, bilanciando la partecipazione di persona e quella remota, garantendo una comunicazione senza interruzioni e aderendo agli standard di governance.

Grazie alla nostra esperienza, abbiamo visto il valore di una forte moderazione nel mantenere queste riunioni produttive e sicure. Che si tratti di aiutare le organizzazioni a integrare le più recenti soluzioni tecnologiche, fornire formazione su misura per i membri del consiglio di amministrazione o sviluppare le migliori pratiche per la facilitazione delle riunioni ibride, Boardwise si impegna a garantire che le riunioni del consiglio siano ottimizzate per il successo.

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Conclusione

Le riunioni ibride del consiglio di amministrazione rappresentano il futuro della governance aziendale, offrendo flessibilità, efficienza in termini di costi e la capacità di coinvolgere un team globale. Tuttavia, il loro successo dipende da un'attenta pianificazione, da un uso efficace della tecnologia e da una moderazione qualificata. Adottando le migliori pratiche, sfruttando gli strumenti giusti e rimanendo in sintonia con i partecipanti sia di persona che virtuali, i moderatori possono garantire che le riunioni ibride siano produttive, inclusive e in linea con gli obiettivi dell'organizzazione.

Man mano che la tecnologia continua a evolversi e le riunioni ibride diventano sempre più diffuse, il ruolo del moderatore rimarrà cruciale per garantire che queste riunioni si svolgano senza intoppi e che tutti i partecipanti siano in grado di contribuire in modo efficace. Con il giusto approccio, le riunioni ibride del consiglio di amministrazione possono offrire una potente soluzione per le organizzazioni che desiderano adattarsi al mutevole panorama aziendale mantenendo al contempo solidi processi decisionali e di governance.