Was ist ein informelles Treffen?

Die unterschätzte Taktik, die den Unternehmenserfolg vorantreibt

Ein Leitfaden für Unternehmensleiter zur effektiven Nutzung informeller Treffen

In der heutigen Unternehmenslandschaft benötigen Führungsteams und Vorstandsmitglieder Diskussionsräume, die über formelle, strukturierte Treffen hinausgehen. Aber was ist ein informelles Treffen? Es ist ein flexibles und offenes Umfeld, in dem sich Führungskräfte abstimmen, Brainstorming betreiben und Probleme lösen, ohne die Einschränkungen einer vordefinierten Agenda oder starrer Verwaltungsverfahren.

Diese Treffen bieten zwar strategische Vorteile — sie fördern die Zusammenarbeit, erhöhen die Agilität bei der Entscheidungsfindung und verbessern die Kommunikation —, aber sie müssen sorgfältig durchgeführt werden. Wenn sie schlecht verwaltet werden, können sie zu Risiken bei der Unternehmensführung, Fehlausrichtungen und Transparenzproblemen führen.

In diesem Artikel wird eingehend untersucht, was ein informelles Treffen ist, welche Rolle es bei Unternehmensentscheidungen spielt, bewährte Verfahren und potenzielle Fallstricke.

Was ist ein informelles Treffen?

Ein informelles Treffen ist eine Geschäftsdiskussion, die außerhalb eines strukturierten, von der Tagesordnung bestimmten und offiziell aufgezeichneten Rahmens stattfindet. Diese Treffen finden in der Regel in einer entspannten Umgebung statt und bieten Führungskräften und Vorstandsmitgliedern die Möglichkeit, offene Gespräche ohne die Formalitäten der Verwaltungsverfahren zu führen.

Merkmale eines informellen Treffens

Im Gegensatz zu formellen Vorstandssitzungen, die gesetzlichen und unternehmensinternen Anforderungen entsprechen, sind informelle Treffen gekennzeichnet durch:

• Fehlen einer strengen Tagesordnung — Die Themen können fließend sein und offene Diskussionen ermöglichen.
• Flexible Standorte — Diese Besprechungen können beim Kaffee, Mittagessen oder in Gruppenräumen statt in einer formellen Konferenzumgebung stattfinden.
• Eingeschränkte oder keine Dokumentation — Wichtige Erkenntnisse können zwar erfasst werden, das Protokoll wird jedoch in der Regel nicht aufgezeichnet.
• Unverbindliche Diskussionen — Gespräche können Entscheidungen beeinflussen, formelle Genehmigungen erfolgen jedoch in strukturierten Besprechungen.
• Geringere, selektive Teilnahme — An informellen Treffen nehmen oft nur einige wichtige Interessengruppen teil und nicht ein ganzer Vorstand oder ein ganzes Führungsteam.

Trotz ihres informellen Charakters spielen diese Treffen eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung der Unternehmensstrategie und der Förderung engerer Beziehungen innerhalb der Führungsteams.

Von der Theorie zur Praxis: Informelle Treffen in Aktion: Erfahren Sie, wie führende Organisationen informelle Treffen durchführen, um Innovation und Effizienz zu fördern. Erkunden Sie Fallstudien.

Warum nutzen Unternehmen informelle Treffen?

Um zu verstehen, was ein informelles Treffen ist, muss man seinen Wert erkennen. Informelle Treffen erfüllen eine Vielzahl strategischer Funktionen in der Unternehmensführung und Führung. Sie sollen formelle Entscheidungsprozesse nicht ersetzen, sondern sie ergänzen, indem sie agilere, eingehendere Diskussionen ermöglichen.

Förderung eines offenen Dialogs zwischen Führungskräften

Formelle Vorstandssitzungen erfordern häufig die Einhaltung strenger Unternehmensführungsregeln, was die Fähigkeit der Führungskräfte, offene Diskussionen zu führen, einschränkt. Eine informelle Sitzung bietet eine entspanntere Umgebung, in der Führungskräfte Ideen offen austauschen, sensible Themen erörtern und verschiedene Perspektiven erkunden können, ohne den Druck einer offiziellen Agenda auszuüben.

Abstimmung und Strategieentwicklung vor dem Meeting

Vorstandsmitglieder und Führungsteams nutzen häufig informelle Treffen, um sich vor formellen Diskussionen über wichtige Themen abzustimmen. Diese Treffen stellen sicher, dass sensible oder komplexe Themen im Vorfeld geklärt werden, sodass formelle Vorstandssitzungen effizienter und entscheidungsorientierter ablaufen können.

Beispielsweise können der CEO und wichtige Führungskräfte vor einer vierteljährlichen Vorstandssitzung ein informelles Treffen abhalten, um Finanzdaten zu überprüfen, potenzielle Bedenken zu identifizieren und eine Strategie zu entwickeln, wie Informationen den Vorstandsmitgliedern am besten präsentiert werden können.

Förderung stärkerer Beziehungen zwischen Vorstand und Vorstand

Der Aufbau von Vertrauen und Zusammenarbeit zwischen Führungsteams ist entscheidend für eine effektive Entscheidungsfindung. Informelle Treffen helfen Führungskräften und Vorstandsmitgliedern, engere Arbeitsbeziehungen aufzubauen, was eine reibungslosere Zusammenarbeit in formellen Umgebungen ermöglicht.

Diese Interaktionen können in folgenden Einstellungen auftreten:

• Exerzitien für Führungskräfte
• Abendessen für Führungskräfte oder Netzwerkveranstaltungen
• Einzelgespräche zwischen Vorstandsmitgliedern und Führungskräften

Ermöglicht eine schnelle, reaktionsschnelle Entscheidungsfindung

In einem Geschäftsumfeld, in dem viel auf dem Spiel steht, erfordern bestimmte Situationen schnelle Reaktionen. Während formelle Entscheidungen im Rahmen strukturierter Prozesse dokumentiert und genehmigt werden müssen, ermöglichen informelle Treffen den Führungskräften, Situationen schnell einzuschätzen, Feedback einzuholen und mögliche Vorgehensweisen festzulegen.

Während einer PR-Krise kann beispielsweise ein informelles Treffen zwischen Führungskräften und dem Kommunikationsteam abgehalten werden, um erste Reaktionen zu besprechen, bevor eine offizielle Erklärung veröffentlicht wird.

Förderung von Innovation und Kreativität

Kreativität gedeiht in weniger strukturierten Umgebungen. Informelle Treffen fördern blaues Denken, Brainstorming und Innovation, indem sie die Beschränkungen der strukturierten Berichterstattung und der Anforderungen an die Unternehmensführung beseitigen.

Technologieunternehmen veranstalten beispielsweise häufig informelle Brainstorming-Meetings, um neue Produktideen zu entwickeln, Strategien zu verfeinern und neue Marktchancen zu erkunden.

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Wann sollte ein informelles Treffen genutzt werden

Führungskräfte fragen oft: „Wofür wird ein informelles Treffen genutzt?“ Hier sind einige gängige Unternehmensszenarien, in denen sie wertvoll sind:

1. Vor einer formellen Vorstandssitzung

Vorstandsmitglieder und Führungskräfte nehmen häufig vor offiziellen Treffen an informellen Treffen teil, um wichtige Themen abzustimmen, wichtige Anliegen zu klären und einen reibungslosen Entscheidungsprozess während der formellen Sitzung sicherzustellen.

2. Check-Ins und Strategiesitzungen für Führungskräfte

Führungskräfte und Führungsteams nutzen informelle Treffen, um die Fortschritte bei strategischen Initiativen zu überprüfen, Herausforderungen zu erörtern und langfristige Pläne zu verfeinern, ohne die Einschränkungen strukturierter Vorstandssitzungen.

3. Krisenmanagement und dringende Diskussionen

Wenn unerwartete Herausforderungen auftreten, bietet ein informelles Treffen die Möglichkeit, die Situation schnell einzuschätzen, mögliche Antworten zu erörtern und einen Aktionsplan zu koordinieren, bevor eine offizielle Reaktion formuliert wird.

4. Konfliktlösung und Teamausrichtung

Wenn innerhalb eines Führungsteams oder unter Vorstandsmitgliedern Meinungsverschiedenheiten auftreten, können informelle Diskussionen dazu beitragen, Probleme unter vier Augen zu lösen, bevor sie zu öffentlichen Auseinandersetzungen oder formellen Konflikten eskalieren.

5. Externe Partnerschafts- und Netzwerktreffen

Bei der Prüfung potenzieller Kooperationen mit externen Partnern kann ein informelles Treffen einen offeneren Dialog ermöglichen und dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen und Abstimmungen aufzubauen, bevor formelle Vereinbarungen ausgearbeitet werden.

So führen Sie ein effektives informelles Treffen durch

Um zu verstehen, was ein informelles Treffen ist, muss man auch wissen, wie man eines effektiv durchführt.

Klären Sie den Zweck des Treffens

Auch wenn informelle Treffen keine strenge Tagesordnung erfordern, sollten sie dennoch ein definiertes Ziel haben.

Wählen Sie die richtige Einstellung

• Persönliche Kaffeetreffen für persönliche Gespräche oder Mentoring.
• Rückzugsorte außerhalb des Geländes für strategische Planung und Teambildung.
• Abendessen für Führungskräfte zum Netzwerken und zum Aufbau von Beziehungen.
• Virtuelle informelle Treffen, wenn Remote-Teams einen informellen Kontaktpunkt benötigen.

Ermutigen Sie zu offenen und konstruktiven Gesprächen

Führungskräfte sollten ein Umfeld fördern, in dem sich die Teilnehmer wohl fühlen, um Erkenntnisse auszutauschen und gleichzeitig die Unternehmensziele im Einklang zu halten.

Vermeiden Sie eine Überforderung der Unternehmensführung

Eines der größten Risiken informeller Treffen ist die Umgehung formeller Regierungsverfahren.

Wichtige Erkenntnisse verfolgen und dokumentieren

Um die Abstimmung und Rechenschaftspflicht sicherzustellen, sollten Führungskräfte wichtige Erkenntnisse aus informellen Treffen in einer Folge-E-Mail oder einer Nachbesprechung beim nächsten formellen Treffen zusammenfassen.

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Risiken und Herausforderungen informeller Treffen

Trotz ihrer Vorteile bergen informelle Treffen gewisse Risiken:

Mangelnde Transparenz

Da informelle Treffen nicht immer alle Interessengruppen einbeziehen, besteht die Gefahr, dass wichtige Personen aus kritischen Diskussionen ausgeschlossen werden, was zu einer möglichen Fehlausrichtung führen kann.

Unklare Rechenschaftspflicht und Maßnahmenpunkte

Ohne angemessene Folgemaßnahmen können informelle Diskussionen zu Missverständnissen in Bezug auf Verantwortlichkeiten und die nächsten Schritte führen.

Rechts- und Compliance-Risiken

Bestimmte Unternehmensgespräche — insbesondere solche, die finanzielle Offenlegungen, Fusionen oder die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften betreffen — müssen offiziell dokumentiert werden.

Gefahr der Untergrabung der formellen Regierungsführung

Wenn informelle Treffen zu einem Ersatz für formelle Entscheidungen werden, können sie die Strukturen der Unternehmensführung schwächen.

Wie Boardwise informelle Treffen unterstützt

Bei Boardwise wissen wir, wie wichtig informelle Treffen in den Bereichen Führung und Entscheidungsfindung sind. Unsere Plattform lässt sich nahtlos in Microsoft 365 integrieren und ermöglicht so eine mühelose Planung, gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Aktualisierungen in Echtzeit. Mit dem automatisierten Besprechungsmanagement können Teams Diskussionen optimieren und gleichzeitig koordiniert und organisiert bleiben.

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Fazit: Der strategische Einsatz informeller Treffen

Für Führungskräfte, die fragen: „Was ist ein informelles Treffen und warum ist es wichtig?“ , die Antwort ist klar: Diese Treffen verbessern die Zusammenarbeit, fördern Innovationen und ermöglichen eine agile Entscheidungsfindung.

Sie müssen jedoch strategisch eingesetzt werden. Informelle Treffen können unter Wahrung einer angemessenen Unternehmensführung und Rechenschaftspflicht zu einer wichtigen Ergänzung strukturierter Unternehmensentscheidungen werden.