Moderne eierstyring og selskapsledelse

Ekspertintervju med advokat Nikolaus Plagemann

Muligheter for teknologi i eierstyring og selskapsledelse

Introduksjon av vår ekspert

Nikolaus Plagemann er advokat i Taylor Wessing og ekspert på selskapsrett og kapitalmarkedsrett. Før sin nåværende rolle fungerte han som leder for bedriftskontoret i et børsnotert selskap. Han utnytter sin praktiske erfaring med å gi råd til ledere og representantskap om eierstyring og deres organisatoriske oppgaver midt i det stadig skiftende landskapet med juridiske og regulatoriske krav, rettsvitenskap, anbefalinger fra fullmaktsrådgivere, og utviklende beste praksis.

Avklaring av vilkår - Eierstyring og selskapsledelse

Kjære Nikolaus, takk for at du tok deg tid til å snakke med oss. Du har opplevd styring både internt og i din nåværende rolle som ekstern rådgiver. Hvilke temaer er inkludert i eierstyring og selskapsledelse?

Selskapsstyring kan best oversettes som selskapskonstitusjon. Det refererer til det juridiske og faktiske rammeverket for ledelse og tilsyn med et forretningsforetak. Siden selskaper aldri handler alene, men er representert i juridiske transaksjoner av sine organer - først og fremst hovedstyret og noen ganger tilsynsstyret - er disse organene og deres medlemmer nøkkelaktørene i utformingen av god eierstyring og selskapsledelse. Rammeverket spesifisert av den juridiske formen gir rom for en bedriftsspesifikk og praktisk tolkning på mange områder. Effektiv, dvs. høy ytelse, styring i dag innebærer også å utnytte fordelene med ny teknologi for styrearbeid. Når ledelse og representantskap holder tritt med tiden, har det en betydelig signaleffekt på hele organisasjonen og dens ansatte. Jeg opplevde dette førstehånds i min rolle som leder for et bedriftskontor.

Juridiske krav og rammer

Hva er de juridiske kravene og rammene?

Hovedaktiviteten til ledelsen og representantskapet er å ta beslutninger. Ledende og representantskap er utelukkende forpliktet til selskapets interesser. Denne forpliktelsen skaper først og fremst omsorgsplikter som styremedlemmene må ivareta i sin virksomhet. Å handle med due diligence forhindrer ikke bare skade på selskapet, men unngår også personlig ansvar. Omsorgspliktene er spesifisert og fremhevet av en rekke juridiske krav. Når klare juridiske mandater eksisterer, er avgjørelser bundet av dem. Imidlertid er det også beslutninger som skal tas basert på behørig forretningsskjønn. For slike beslutninger skifter omsorgspliktene til forberedelsesfasen. En beslutningstaker som ønsker å sikre at de tar beslutninger i selskapets beste interesse, tar hensyn til alle relevante lover og regler og unngår ansvar, bør fokusere på prosessene for å forberede beslutninger og på å dokumentere beslutningsprosessen omfattende. Denne strukturerte tilnærmingen sikrer overholdelse av omsorgspliktene.

Implementering

Hvordan kan implementeringen av disse rammene se ut i din erfaring?

Fokuset må være på de aktuelle møtene, da de fleste beslutninger tas i møter. I store bedrifter er det nå vanlig praksis, og en beste praksis, at ledelse og representantskap støttes i sine møter og vedtak av en spesialisert stab, et såkalt Corporate Office. Selskapskontoret er et avgjørende element i styringsstrukturen og en vokter av sentrale styringsprosesser. For å produsere «gode» beslutninger må prosessene sikre at alle lovkrav er oppfylt for juridisk bindende beslutninger og at omsorgspliktene overholdes i beslutningsforberedelsesfasen for forretningsbeslutninger. For beslutninger som tas med due diligence, kan beslutningstakeren da stole på den såkalte Business Judgment Rule. Hvis vilkårene i regelen er oppfylt, kan utfallet av avgjørelsen ikke utfordres senere, selv om det viser seg å være feil. Verken representantskapet eller en domstol som avgjør et potensielt skadekrav kan stille spørsmål ved avgjørelsen.

Boardwises rolle i gjennomføringen av omsorgsplikter

Hvordan ble du kjent med Boardwise i din forrige rolle?

Som leder for bedriftskontoret i en børsnotert og medbestemt gruppe, verdsatte jeg alltid erfaringsutveksling med andre bedriftskontorer. Under våre vanlige samtaler trakk lederen for et annet bedriftskontor, som allerede bruker Boardwise, oppmerksomheten min på verktøyet og demonstrerte noen funksjoner. Jeg skjønte umiddelbart at det er en ekstremt nyttig innovasjon, som sparer både tid og krefter. Boardwise reduserer ikke bare stress for ansatte som er involvert i å forberede og gjennomføre møter, men er også en garanti for tre viktige punkter for leder- og representantstyrets medlemmer. For det første kan de alltid stole på at beslutningsforslagene deres vurderer alle forutsigbare relevante aspekter av beslutningen som skal tas, og at argumentene fra perspektivene til alle berørte funksjoner i selskapet er grundig veid. For det andre muliggjør Boardwise rask kommunikasjon og gjennomføring av beslutninger, spesielt i tidskritiske situasjoner, i samsvar med organets vilje. Til slutt gir den permanent dokumentasjon som inkluderer beslutningsprosessen, noe som gir bevis på at vilkårene i Business Judgment Rule ble oppfylt for en bestemt forretningsbeslutning.

Hvilken rolle kan Boardwise spille i å oppfylle omsorgsplikter?

Som nevnt skifter pliktene til omsorg for forretningsbeslutninger til forberedelsesfasen. Boardwise er spesielt nyttig her fordi mange datapunkter i beslutningsprosessen automatisk kan fanges opp og lagres i møtereferat. Dette gjør at beslutninger kan rekonstrueres sporbart år etter at de ble tatt med mindre innsats. For eksempel kan det bevises at all tilgjengelig og rimelig tilgjengelig informasjon ble evaluert og innlemmet i beslutningsprosessen i en gitt beslutningssituasjon.

Hvordan påvirker dette ansvarssaker?

Hvis forretningsbeslutninger utarbeides i samsvar med omsorgspliktene som kreves av aksjeselskapsloven, er det, uavhengig av beslutningens utfall, ikke pliktbrudd. Avgjørelsen er eksplisitt fritatt for ansvar. Hvis organene kan demonstrere med Boardwise hjelp at de handlet med aktsomhet i beslutningsforberedelsene, kan ingen skyld tillegges dem.

Hvilke andre fordeler ser du ved å bruke Boardwise?

I tillegg til de tidligere nevnte fordelene for ansatte i bedriftskontorer, først og fremst når det gjelder effektivitet, gir bruk av Boardwise ytterligere konkrete fordeler for beslutningstakere i bedrifter. Skulle noen av beslutningene deres bli kritisert og gransket i fremtiden, kan de bevise at de overholdt sine plikter og forberedte og tok beslutningene nøye. Selv om dette også ville være mulig med tradisjonelle referater, vil en forståelig rekonstruksjon av beslutningssituasjonen sannsynligvis kreve langt mer ressurser. I praksis går det vanligvis litt tid før en beslutning blir gjennomgått. De involverte partene husker ofte ikke hvordan avgjørelsen ble tatt, og potensielle «vitner» er kanskje ikke lenger med selskapet. Boardwise kan arkivere all relevant informasjon om beslutningens historie, noe som gjør den lett tilgjengelig selv år senere. I tillegg må beslutninger alltid gjennomføres. De ansvarlige utførende avdelingene lærer vanligvis bare om avgjørelsen og dens detaljer etter det aktuelle møtet når protokollen opprettes og frigjøres. Ved å redusere tiden som trengs for å utarbeide møtereferat betydelig, kan selskaper som bruker Boardwise handle mye raskere.