Governance aziendale moderna

Intervista agli esperti con l'avvocato Nikolaus Plagemann

Possibilità della tecnologia nella governance aziendale

Introduzione del nostro esperto

Nikolaus Plagemann è avvocato presso Taylor Wessing ed esperto di diritto societario e dei mercati dei capitali. Prima del suo ruolo attuale, è stato responsabile dell'ufficio aziendale di una società quotata in borsa. Sfrutta la sua esperienza pratica nella consulenza ai consigli di amministrazione e di vigilanza in materia di governo societario e dei loro compiti organizzativi in un panorama in continua evoluzione di requisiti legali e normativi, giurisprudenza, raccomandazioni dei consulenti in materia di delega e migliori pratiche in evoluzione.

Chiarimento dei termini — Corporate Governance

Caro Nikolaus, grazie per aver dedicato del tempo a parlare con noi. Hai sperimentato la governance sia internamente che nel tuo attuale ruolo di consulente esterno. Quali argomenti sono inclusi nel governo societario?

Il governo societario può essere tradotto al meglio come costituzione aziendale. Si riferisce al quadro giuridico e fattuale per la gestione e la supervisione di un'impresa commerciale. Poiché le società non agiscono mai per conto proprio ma sono rappresentate nei negozi giuridici dai loro organi, principalmente il consiglio di amministrazione e talvolta il consiglio di sorveglianza, questi organi e i loro membri sono gli attori chiave nella definizione di un buon governo societario. Il quadro definito dalla forma giuridica lascia spazio a un'interpretazione pratica e specifica dell'azienda in molti settori. Una governance efficace, vale a dire ad alte prestazioni, oggi implica anche lo sfruttamento dei vantaggi delle nuove tecnologie per il lavoro nei consigli di amministrazione. Quando i consigli di amministrazione e di sorveglianza sono al passo con i tempi, ciò ha un significativo effetto di segnalazione sull'intera organizzazione e sui suoi dipendenti. L'ho sperimentato in prima persona nel mio ruolo di responsabile di un ufficio aziendale.

Requisiti e quadri legali

Quali sono i requisiti e i quadri legali?

L'attività principale dei consigli di amministrazione e di sorveglianza è prendere decisioni. I consigli di amministrazione e di sorveglianza sono impegnati esclusivamente a perseguire gli interessi della società. Questo impegno crea principalmente obblighi di diligenza che i membri del consiglio di amministrazione devono rispettare nelle loro attività. Agire con la dovuta diligenza non solo previene danni all'azienda, ma evita anche la responsabilità personale. Gli obblighi di diligenza sono specificati e accentuati da una moltitudine di requisiti legali. Quando esistono mandati legali chiari, le decisioni sono vincolate da essi. Tuttavia, ci sono anche decisioni da prendere in base alla dovuta discrezione aziendale. Per tali decisioni, i doveri di assistenza passano alla fase preparatoria. Un decisore che vuole assicurarsi di prendere decisioni nel migliore interesse dell'azienda, considerando tutte le leggi e le norme pertinenti ed evitando la responsabilità, dovrebbe concentrarsi sui processi di preparazione delle decisioni e sulla documentazione completa del processo decisionale. Questo approccio strutturato garantisce il rispetto degli obblighi di diligenza.

Attuazione

Come può apparire l'implementazione di questi framework secondo la tua esperienza?

L'attenzione deve essere rivolta alle riunioni pertinenti, poiché la maggior parte delle decisioni viene presa durante le riunioni. Nelle grandi imprese, è ormai prassi comune e buona prassi che i consigli di amministrazione e di sorveglianza siano supportati nelle loro riunioni e risoluzioni da uno staff specializzato, il cosiddetto Corporate Office. Il Corporate Office è un elemento cruciale della struttura di governance e un custode dei processi di governance centrale. Per produrre decisioni «buone», i processi devono garantire che siano soddisfatti tutti i requisiti legali per le decisioni giuridicamente vincolanti e che gli obblighi di diligenza siano rispettati durante la fase di preparazione delle decisioni aziendali. Per le decisioni prese con la dovuta diligenza, il decisore può quindi fare affidamento sulla cosiddetta Business Judgment Rule. Se le condizioni della norma sono soddisfatte, l'esito della decisione non può essere contestato in un secondo momento, anche se risulta errato. Né il consiglio di vigilanza né un organo giurisdizionale che statuisce su una potenziale richiesta di risarcimento danni possono contestare la decisione.

Il ruolo di Boardwise nell'attuazione dei doveri di assistenza

Come hai conosciuto Boardwise nel tuo ruolo precedente?

In qualità di responsabile dell'ufficio aziendale di un gruppo quotato e codeterminato, ho sempre apprezzato lo scambio di esperienze con altri uffici aziendali. Durante le nostre conversazioni regolari, il responsabile di un altro ufficio aziendale, che già utilizzava Boardwise, ha attirato la mia attenzione sullo strumento e mi ha dimostrato alcune funzionalità. Mi sono subito reso conto che si tratta di un'innovazione estremamente utile, che consente di risparmiare tempo e fatica. Boardwise non solo riduce lo stress per i dipendenti coinvolti nella preparazione e nella conduzione delle riunioni, ma è anche una garanzia di tre punti importanti per i membri del consiglio di amministrazione e di sorveglianza. In primo luogo, possono sempre contare sul fatto che le loro proposte decisionali tengano conto di tutti gli aspetti prevedibili e pertinenti della decisione da prendere e che le argomentazioni dal punto di vista di tutte le funzioni interessate all'interno dell'azienda siano state attentamente valutate. In secondo luogo, Boardwise consente la comunicazione e l'esecuzione tempestive delle decisioni, soprattutto in situazioni critiche in termini di tempo, in conformità con la volontà dell'organo. Infine, fornisce una documentazione permanente che include il processo decisionale, consentendo di dimostrare che le condizioni della Business Judgment Rule sono state soddisfatte per una particolare decisione aziendale.

Che ruolo può svolgere Boardwise nell'adempimento dei doveri di assistenza?

Come accennato, i doveri di diligenza per le decisioni aziendali passano alla fase di preparazione. Boardwise è particolarmente utile in questo caso perché molti dati del processo decisionale possono essere acquisiti e archiviati automaticamente nei verbali delle riunioni. Ciò consente di ricostruire in modo tracciabile le decisioni anni dopo essere state prese con meno sforzo. Ad esempio, si potrebbe dimostrare che tutte le informazioni disponibili e ragionevolmente accessibili sono state valutate e incorporate nel processo decisionale in una determinata situazione decisionale.

In che modo ciò influisce sui casi di responsabilità?

Se le decisioni aziendali sono preparate in conformità con gli obblighi di diligenza richiesti dallo Stock Corporation Act, allora, indipendentemente dall'esito della decisione, non vi è violazione degli obblighi. La decisione è esplicitamente esente da responsabilità. Se gli organi riescono a dimostrare con l'aiuto di Boardwise di aver agito con la dovuta diligenza nella preparazione delle decisioni, non può essere loro attribuita alcuna colpa.

Quali altri vantaggi vedi nell'usare Boardwise?

Oltre ai vantaggi precedentemente menzionati per i dipendenti degli uffici aziendali, principalmente in termini di efficienza, l'utilizzo di Boardwise offre ulteriori vantaggi tangibili per i decisori delle aziende. Se una qualsiasi delle loro decisioni dovesse essere criticata e esaminata in futuro, possono dimostrare di aver rispettato i loro doveri e di aver preparato e preso le decisioni con attenzione. Sebbene ciò sia possibile anche con i verbali tradizionali, una ricostruzione comprensibile della situazione decisionale richiederebbe probabilmente molte più risorse. In pratica, in genere trascorre del tempo prima che una decisione venga riesaminata. Le parti coinvolte spesso non ricordano come è stata presa la decisione e i potenziali «testimoni» potrebbero non essere più presenti in azienda. Boardwise può archiviare tutte le informazioni rilevanti sulla cronologia della decisione, rendendole facilmente accessibili anche anni dopo. Inoltre, le decisioni devono sempre essere implementate. I dipartimenti esecutivi responsabili in genere vengono a conoscenza della decisione e dei suoi dettagli solo dopo la riunione pertinente, quando i verbali vengono creati e pubblicati. Riducendo notevolmente il tempo necessario per redigere i verbali delle riunioni, le aziende che utilizzano Boardwise possono agire molto più velocemente.