Gobierno corporativo moderno
Entrevista pericial con el abogado Nikolaus Plagemann
Posibilidades de la tecnología en el gobierno corporativo
Introducción de nuestro experto
Nikolaus Plagemann es abogado en Taylor Wessing y experto en derecho corporativo y del mercado de capitales. Antes de ocupar su cargo actual, se desempeñó como director de la Oficina Corporativa de una empresa que cotiza en bolsa. Aprovecha su experiencia práctica asesorando a las juntas ejecutivas y supervisoras sobre el gobierno corporativo y sus funciones organizativas en un entorno en constante cambio caracterizado por los requisitos legales y reglamentarios, la jurisprudencia, las recomendaciones de los asesores de representación y la evolución de las mejores prácticas.
Aclaración de términos — Gobierno corporativo
Querido Nikolaus, gracias por tomarse el tiempo de hablar con nosotros. Ha tenido experiencia en gobernanza tanto a nivel interno como en su puesto actual como asesor externo. ¿Qué temas se incluyen en el gobierno corporativo?
La mejor manera de traducir el gobierno corporativo es como constitución corporativa. Se refiere al marco legal y fáctico para la gestión y supervisión de una empresa comercial. Dado que las empresas nunca actúan por sí mismas, sino que están representadas en las transacciones legales por sus órganos (principalmente el consejo ejecutivo y, a veces, el consejo de supervisión), estos órganos y sus miembros son los actores clave en la configuración de un buen gobierno corporativo. El marco especificado por la forma jurídica deja espacio para una interpretación práctica y específica de la empresa en muchos ámbitos. Hoy en día, una gobernanza eficaz, es decir, de alto rendimiento, también implica aprovechar los beneficios de las nuevas tecnologías para el trabajo de los consejos de administración. Cuando las juntas ejecutivas y supervisoras siguen el ritmo de los tiempos, se produce un importante efecto de señalización en toda la organización y sus empleados. Lo experimenté de primera mano en mi puesto de director de una oficina corporativa.
Requisitos y marcos legales
¿Cuáles son los requisitos y marcos legales?
La actividad principal de las juntas ejecutivas y supervisoras es tomar decisiones. Los consejos de administración y supervisión están exclusivamente comprometidos con los intereses de la empresa. Este compromiso crea principalmente deberes de cuidado que los miembros del consejo de administración deben observar en sus actividades. Actuar con la debida diligencia no solo evita daños a la empresa, sino que también evita la responsabilidad personal. Los deberes de cuidado están especificados y acentuados por una multitud de requisitos legales. Cuando existen mandatos legales claros, las decisiones están sujetas a ellos. Sin embargo, también hay decisiones que deben tomarse en función de la debida discreción empresarial. En el caso de esas decisiones, las funciones de cuidado pasan a la fase preparatoria. Un responsable de la toma de decisiones que quiera asegurarse de que lo hace en beneficio de la empresa, teniendo en cuenta todas las leyes y normas pertinentes y evitando cualquier responsabilidad, debe centrarse en los procesos de preparación de las decisiones y en documentar exhaustivamente el proceso de toma de decisiones. Este enfoque estructurado garantiza el cumplimiento de las obligaciones de diligencia.
Implementación
¿Cómo puede verse la implementación de estos marcos en su experiencia?
La atención debe centrarse en las reuniones pertinentes, ya que la mayoría de las decisiones se toman en las reuniones. En las grandes empresas, ahora es una práctica habitual, y una buena práctica, que las juntas ejecutivas y supervisoras cuenten con el apoyo de personal especializado, la denominada Oficina Corporativa, en sus reuniones y resoluciones. La Oficina Corporativa es un elemento crucial de la estructura de gobierno y la guardiana de los procesos de gobierno central. Para tomar decisiones «acertadas», los procesos deben garantizar que se cumplen todos los requisitos legales para tomar decisiones jurídicamente vinculantes y que se respetan las obligaciones de diligencia durante la fase de preparación de las decisiones empresariales. En el caso de las decisiones tomadas con la debida diligencia, el responsable de la toma de decisiones puede entonces basarse en la denominada regla del juicio empresarial. Si se cumplen las condiciones de la regla, el resultado de la decisión no puede impugnarse más adelante, incluso si resulta ser incorrecto. Ni el consejo de supervisión ni el tribunal que resuelva una posible reclamación por daños y perjuicios pueden cuestionar la decisión.
El papel de Boardwise en la implementación de las obligaciones de cuidado
¿Cómo conociste a Boardwise en tu puesto anterior?
Como jefe de la Oficina Corporativa de un grupo cotizado y codeterminado, siempre valoré el intercambio de experiencias con otras oficinas corporativas. Durante nuestras conversaciones habituales, el director de otra oficina corporativa, que ya utilizaba Boardwise, me llamó la atención sobre la herramienta y me mostró algunas funcionalidades. Inmediatamente me di cuenta de que se trata de una innovación extremadamente útil, que ahorra tiempo y esfuerzo. Boardwise no solo reduce el estrés de los empleados que participan en la preparación y la conducción de las reuniones, sino que también garantiza tres puntos importantes para los miembros del consejo ejecutivo y de supervisión. En primer lugar, siempre pueden confiar en que en sus propuestas de decisión se tienen en cuenta todos los aspectos relevantes y previsibles de la decisión que se va a tomar y en que se han sopesado minuciosamente los argumentos desde la perspectiva de todas las funciones de la empresa afectadas. En segundo lugar, Boardwise permite la comunicación y la ejecución rápidas de las decisiones, especialmente en situaciones en las que el tiempo apremia, de acuerdo con la voluntad del órgano. Por último, proporciona documentación permanente que incluye el proceso de toma de decisiones, lo que permite demostrar que se cumplieron las condiciones de la regla de juicio empresarial para una decisión empresarial en particular.
¿Qué papel puede desempeñar Boardwise en el cumplimiento de las obligaciones de cuidado?
Como se mencionó, los deberes de cuidado de las decisiones empresariales pasan a la fase de preparación. Boardwise es particularmente útil en este caso porque muchos puntos de datos del proceso de toma de decisiones se pueden capturar y almacenar automáticamente en las actas de las reuniones. Esto permite que las decisiones se reconstruyan de manera rastreable años después de su toma con menos esfuerzo. Por ejemplo, se podría demostrar que toda la información disponible y razonablemente accesible fue evaluada e incorporada al proceso de toma de decisiones en una situación de toma de decisiones determinada.
¿Cómo afecta esto a los casos de responsabilidad?
Si las decisiones empresariales se preparan de conformidad con los deberes de diligencia exigidos por la Ley de Sociedades Anónimas, independientemente del resultado de la decisión, no hay incumplimiento del deber. La decisión está explícitamente exenta de responsabilidad. Si los órganos pueden demostrar con la ayuda de Boardwise que actuaron con la debida diligencia en la preparación de la toma de decisiones, no se les puede atribuir ninguna culpa.
¿Qué otras ventajas ve en el uso de Boardwise?
Además de las ventajas mencionadas anteriormente para los empleados de las oficinas corporativas, principalmente en términos de eficiencia, el uso de Boardwise ofrece otros beneficios tangibles para los responsables de la toma de decisiones en las empresas. Si alguna de sus decisiones fuera criticada y analizada en el futuro, pueden demostrar que cumplieron con sus obligaciones y que prepararon y tomaron sus decisiones con cuidado. Si bien esto también sería posible con las actas tradicionales, una reconstrucción comprensible de la situación de toma de decisiones probablemente requeriría muchos más recursos. En la práctica, normalmente transcurre algún tiempo antes de que se revise una decisión. Con frecuencia, las partes involucradas no recuerdan cómo se tomó la decisión y es posible que los posibles «testigos» ya no estén en la empresa. Boardwise puede archivar toda la información relevante sobre el historial de la decisión, de manera que sea fácilmente accesible incluso años después. Además, las decisiones siempre deben implementarse. Por lo general, los departamentos ejecutores responsables solo conocen la decisión y sus detalles después de la reunión correspondiente, cuando se crean y publican las actas. Al reducir significativamente el tiempo necesario para redactar las actas de las reuniones, las empresas que utilizan Boardwise pueden actuar mucho más rápido.
