Modern bolagsstyrning

Expertintervju med advokat Nikolaus Plagemann

Teknikens möjligheter i bolagsstyrning

Introduktion av vår expert

Nikolaus Plagemann är advokat på Taylor Wessing och expert på företags- och kapitalmarknadsrätt. Före sin nuvarande roll fungerade han som chef för företagskontoret i ett börsnoterat företag. Han utnyttjar sin praktiska erfarenhet av att ge råd till verkställande styrelser och tillsynsnämnder om företagsstyrning och deras organisatoriska uppgifter mitt i det ständigt föränderliga landskapet av juridiska och reglerande krav, rättsvetenskap, rekommendationer från ombud, och utvecklande bästa praxis.

Förtydligande av villkor — Bolagsstyrning

Kära Nikolaus, tack för att du tog dig tid att prata med oss. Du har upplevt styrning både internt och i din nuvarande roll som extern rådgivare. Vilka ämnen ingår i bolagsstyrning?

Bolagsstyrning kan bäst översättas som bolagsstruktur. Det hänvisar till den rättsliga och faktiska ramen för ledning och tillsyn av ett affärsföretag. Eftersom företag aldrig agerar på egen hand utan representeras i juridiska transaktioner av sina organ — främst direktionen och ibland tillsynsnämnden — är dessa organ och deras medlemmar nyckelaktörerna i utformningen av god bolagsstyrning. Den ram som anges i den rättsliga formen lämnar utrymme för en företagsspecifik och praktisk tolkning på många områden. Effektiv, dvs. högpresterande, styrning innebär idag också att utnyttja fördelarna med ny teknik för styrelsearbetet. När verkställande styrelserna håller jämna steg med tiden har det en betydande signaleffekt på hela organisationen och dess anställda. Jag upplevde detta på egen hand i min roll som chef för ett företagskontor.

Juridiska krav och ramar

Vilka är de rättsliga kraven och ramarna?

Lednings- och tillsynsnämndernas kärnverksamhet är att fatta beslut. Lednings- och förvaltningsstyrelserna är uteslutande engagerade i bolagets intressen. Detta åtagande skapar i första hand omsorgsplikt som styrelseledamöterna måste iaktta i sin verksamhet. Att agera med tillbörlig aktsamhet förhindrar inte bara skador på företaget utan undviker också personligt ansvar. Omsorgsuppgifterna specificeras och accentueras av en mängd lagkrav. När det finns tydliga rättsliga mandat är besluten bundna av dem. Det finns dock också beslut som ska fattas utifrån vederbörlig affärsmässig bedömning. För sådana beslut flyttas vårduppgifterna till den förberedande fasen. En beslutsfattare som vill se till att de fattar beslut i företagets bästa intresse, beaktar alla relevanta lagar och regler och undviker ansvar, bör fokusera på processerna för att förbereda beslut och på att dokumentera beslutsprocessen heltäckande. Detta strukturerade tillvägagångssätt säkerställer efterlevnad av vårduppgifterna.

Genomförande

Hur kan implementeringen av dessa ramverk se ut i din erfarenhet?

Fokus måste ligga på relevanta möten, eftersom de flesta beslut fattas i möten. I stora företag är det nu vanlig praxis, och en bästa praxis, att verkställande och tillsynsnämnder stöds i sina möten och beslut av en specialiserad personal, ett så kallat företagskontor. Bolagskontoret är en avgörande del av styrningsstrukturen och en väktare av centrala styrningsprocesser. För att ta fram ”bra” beslut måste processerna säkerställa att alla lagkrav uppfylls för rättsligt bundna beslut och att omsorgsplikten iakttas under beslutsberedningsfasen för affärsbeslut. För beslut som fattas med tillbörlig aktsamhet kan beslutsfattaren sedan förlita sig på den så kallade affärsbedömningsregeln. Om villkoren i regeln är uppfyllda kan resultatet av beslutet inte ifrågasättas senare, även om det visar sig vara fel. Varken tillsynsnämnden eller en domstol som avgör ett skadeståndskrav kan ifrågasätta beslutet.

Boardwise roll i genomförandet av vårdplikter

Hur lärde du dig känna Boardwise i din tidigare roll?

Som chef för företagskontoret i en börsnoterad och medbestämd grupp värderade jag alltid erfarenhetsutbytet med andra företagskontor. Under våra regelbundna samtal uppmärksammade chefen för ett annat företagskontor, som redan använder Boardwise, verktyget och visade några funktioner. Jag insåg omedelbart att det är en extremt användbar innovation som sparar både tid och ansträngning. Boardwise minskar inte bara stress för anställda som är involverade i att förbereda och genomföra möten utan är också en garanti för tre viktiga punkter för verkställande och styrelseledamöter. För det första kan de alltid lita på att deras beslutsförslag beaktar alla förutsebara relevanta aspekter av det beslut som ska fattas och att argumenten ur perspektivet för alla berörda funktioner inom företaget har vägt noggrant. För det andra möjliggör Boardwise snabb kommunikation och verkställande av beslut, särskilt i tidskritiska situationer, i enlighet med organets vilja. Slutligen tillhandahåller den permanent dokumentation som inkluderar beslutsprocessen, vilket möjliggör bevis för att villkoren i affärsbedömningsregeln var uppfyllda för ett visst affärsbeslut.

Vilken roll kan Boardwise spela för att fullgöra vårdplikter?

Som nämnts övergår omsorgsuppgifterna för affärsbeslut till förberedelsefasen. Boardwise är särskilt användbart här eftersom många datapunkter i beslutsprocessen automatiskt kan fångas och lagras i mötesprotokoll. Detta gör att beslut kan spåras rekonstrueras år efter att de fattades med mindre ansträngning. Det kan till exempel bevisas att all tillgänglig och rimligen tillgänglig information utvärderades och införlivades i beslutsprocessen i en given beslutssituation.

Hur påverkar detta skadeståndsärenden?

Om affärsbeslut förbereds i enlighet med de omsorgsplikter som krävs enligt aktiebolagslagen föreligger det, oavsett beslutets utgång, inget brott mot skyldigheten. Beslutet är uttryckligen befriat från ansvar. Om organen med hjälp av Boardwise kan visa att de agerat med tillbörlig aktsamhet i sin beslutsförberedelse, kan ingen skuld tilldelas dem.

Vilka andra fördelar ser du med att använda Boardwise?

Förutom de tidigare nämnda fördelarna för anställda på företagskontor, främst i form av effektivitet, erbjuder Boardwise ytterligare påtagliga fördelar för beslutsfattare i företag. Skulle något av deras beslut kritiseras och granskas i framtiden kan de bevisa att de uppfyllde sina uppgifter och förberedde och fattade sina beslut noggrant. Även om detta också skulle vara möjligt med traditionella protokoll, skulle en begriplig rekonstruktion av beslutssituationen sannolikt kräva mycket mer resurser. I praktiken går det vanligtvis en viss tid innan ett beslut granskas. De inblandade parterna kommer ofta inte ihåg hur beslutet fattades, och potentiella ”vittnen” kanske inte längre är med företaget. Boardwise kan arkivera all relevant information om beslutets historia, vilket gör det lättillgängligt även år senare. Dessutom måste beslut alltid genomföras. De ansvariga verkställande avdelningarna lär sig vanligtvis först om beslutet och dess detaljer efter det relevanta mötet när protokollet skapas och släpps. Genom att avsevärt förkorta tiden som krävs för att utarbeta mötesprotokoll kan företag som använder Boardwise agera mycket snabbare.