Styrelsemötesorganisation i Stihl
Expertintervju med Isabella Röhm, VD biträdande
Effektiv organisering av styrelsemöten, tidsbesparingar och enkel integration i befintliga system
Bakgrund
I januari 2024 implementerade Stihl Boardwise, vilket markerade sitt Go-Live-datum. Sedan dess har de organiserat sina första möten med hjälp av Boardwise. I en intervju med Nadine berättar Isabella Röhm, VD Office och assistent till styrelseordföranden, hur hennes arbete har förändrats med Boardwise.
Introduktion av Boardwise
Hur kom du över Boardwise?
— Vi genomförde forskning tillsammans med vårt IT-nätverk. I slutändan, baserat på en rekommendation från Microsoft, valde vi Boardwise. Vi undersökte också genom personliga nätverk och marknaden i allmänhet, men det fanns inte ett annat verktyg som matchade våra behov lika bra som denna programvara.”
Behovsanalys: Boardwise som en idealisk lösning
Vilka är dina specifika behov som Boardwise nu uppfyller så bra?
”Boardwise hanterar i huvudsak alla klassiska uppgifter relaterade till styrelsemöten, särskilt inom vår direktion. Detta inkluderar att registrera ämnen, utforma agendan, skicka ut mötesinbjudningar, tillhandahålla mötesdokument, spela in protokoll och inkludera beslut och uppgifter. Vi hittade denna omfattande täckning endast i Boardwise. Dessutom uppskattade vi hur Boardwise integreras med vår Microsoft-struktur och direkt gränssnitt med vår SharePoint-plattform. För mötesdeltagarna, styrelseledamöterna, förändrades inte denna övergång mycket.”
Tillvägagångssätt före Boardwise genomförande
Hur hanterade du dessa uppgifter innan Boardwise?
”Vi använde Office-mallar och delade SharePoint-bibliotek. Kommunikationen skedde främst genom e-postutbyten, chattar eller konversationer ansikte mot ansikte.
Jämförelse av arbetsbelastning före och efter Boardwise implementering
Ja, hur var den här arbetsbelastningen för dig, särskilt i jämförelse med nu?
”Det krävdes mycket samordning, och inte alla hade alltid samma information. Ämnen från de 6 direktionsavdelningarna kom till mig på VD-kontoret, där jag ansvarade för att förbereda beslut om vilka ämnen som skulle tas med på dagordningen och när. För mina kollegor på de andra verkställande kontoren har det blivit lättare eftersom ämnen nu kan registreras direkt i Boardwise för framtida möten. Så det finns inget behov av ytterligare påminnelser eller koordineringsslingor. Boardwise meddelar planerarna (verkställande kontor) så snart nya dagordningspunkter registreras. Därför har var och en av oss alltid samma information. En annan fördel är att styrelseledamöterna också kan komma åt all information direkt i Boardwise när som helst. Innan Boardwise berodde detta mycket på hur varje verkställande kontor hanterade sitt arbete.”
Effektiviserade arbetsflöden med Boardwise
Så, har arbetsflödet blivit mer standardiserat med Boardwise?
”Exakt, med Boardwise är alla tvungna att tillhandahålla all nödvändig information för möten redan från början när de skickar in ett ämne. Krävs till exempel en beslutsmall? Förväntas en resolution, eller är det bara för information eller diskussion? Vem från avdelningarna ska delta och i vilken form (personligen eller på distans), och hur mycket tid behövs? Allt detta fångas automatiskt i databasen. Feedbacken från kollegor var att det är mycket roligare att arbeta med programvara än att skriva e-post, uppdatera Office-mallar manuellt och ständigt ha olika saker i åtanke.”
Ökad öppenhet och disciplin
Så om jag förstår rätt, sammanfattar de viktigaste punkterna hittills, har Boardwise ökat transparensen inom företaget eftersom alla bättre kan komma åt allt, och det har infört mer disciplin genom att inkludera dokument redan från början, vilket oerhört underlättar ditt arbetsflöde. Är det de viktigaste punkterna?
”Ja, absolut. Öppenhet och informationsflöde är avgörande, särskilt med tanke på vårt beroende mellan möten. Diskussioner sker inte bara i styrelsen utan också i olika andra kommittéer. Vi arbetar med olika hierarkiska nivåer och är ofta tvärfunktionella i beslutsprocesser. Därför var spårbarheten av beslut ett mycket viktigt mål för oss.”
Spårbarhet av beslut med Boardwise
Och vad skulle du säga om spårbarheten av beslut sedan du har haft Boardwise?
— Vi har inte haft det så länge, men en fördel vi ser är tydligheten: när och av vem fattades ett beslut i vilket utskott. Detta säkerställs genom sökfunktioner, och vi drar också nytta av att lättare kunna övervaka åtgärder från möten, utan behov av manuell spårning. Detta är en stor fördel för oss; vi har ett automatiskt system som eliminerar behovet av en manuell väntelista och filtrerar status för dagordningspunkter i Boardwise.”
Lätt i det dagliga arbetet
Du nämnde tidigare att saker inte längre är i ditt sinne. Så, ur ett personligt perspektiv, vilken lättnad ger Boardwise i ditt dagliga arbete?
” Boardwise möjliggör tydlig delegering av ansvar över de olika verkställande kontoren, så jag är inte flaskhalsen; vi arbetar här som ett team. Detta var oerhört viktigt för mig. Kaskaderingen av beslut om relevanta styrelseämnen hanteras i respektive verkställande kontor av mina kollegor. Naturligtvis är jag den slutliga godkännandepunkten, förbereder allt för VD och leder programmet, men vi har delat ansvar, och alla i vårt team har samma behörigheter i Boardwise, så att alla kan se och implementera allt. Denna transparens säkerställer också datakvalitet och tidsfrister genom respektive ansvariga avdelningar, vilket innebär att jag måste be om färre detaljer eftersom bakgrundsinformation inte längre saknas. Det är viktigt att rollerna kommuniceras och fördelas tydligt. Det här tillvägagångssättet har fungerat mycket bra för oss hittills.”
Tidsbesparingar med Boardwise
Och vad skulle du säga, hur mycket tid sparar Boardwise dig?
”Det är en svår fråga att svara rakt på. Det beror på processsteget. Det fungerade tidigare, men det var mycket svårare att hålla alla på rätt spår, särskilt när förändringar i sista minuten kom in. Det är annorlunda nu, men många uppgifter behöver fortfarande hanteras och slutföras med Boardwise. Det som elimineras är att jag inte längre behöver skapa en manuell agenda, och inspelning av minuter är mycket enklare och snabbare på grund av datainmatning i formulär. Låt oss separera dagordning och protokoll med distribution av utdrag. När systemet med alla dess former är konfigurerat ser jag en fördel för mig på, låt oss säga, 20%. Boardwise skickar dagordning och inbjudningar automatiskt från systemet. När det gäller minuter ser jag ungefär 40% lättnad för mig.”
Hantering Boardwise
Så, hur är det att hantera Boardwise själv för dig? Du nämnde formerna nyss. Hur intuitivt tycker du att programmet är?
”Bra. Jag tyckte att det var väldigt lätt att förstå och använda Boardwise. Jag uppskattar dess funktionalitet och användbarhet för vårt arbete. Automatiseringen över olika processsteg skapar mycket effektivitet, vilket också främjar acceptans för ett nytt system. Boardwise är i grunden intuitivt, och responsen på träningspass var mycket positiv. Men inte allt är självförklarande. I planerrollen måste man engagera sig i verktyget.”
Utvärdering av Boardwise genomförande
Du nämnde de träningspass du hade under genomförandet. Hur gick implementeringen av Boardwise på ditt företag?
”Mycket bra. Det var också något vi verkligen uppskattade med Boardwise och vad min kollega från IT också nämnde upprepade gånger. Hon hade närmare kontakt med dig och bekräftade att flexibiliteten och hastigheten vi upplevde med dig var fantastisk. Dessutom, nivån på anpassning och öppenhet för att säga, vi kommer att granska individuella krav; kundorienteringen var mycket hög. Trots ett mycket snävt schema, vi träffade Go-Live-datumet. Nu finns det fortfarande enstaka förfrågningar eller frågor, men Boardwise är också öppen för våra behov och utvärderar vad som är genomförbart. Men vi vet också att det inte kan finnas en ”one-size-fits-all-lösning”.
Övergripande fördel med Boardwise för Stihl
Så, sammanfattningsvis, vilken nytta ger Boardwise för hela företaget ur ditt perspektiv?
”Bättre transparens och högre effektivitet. Det som är särskilt coolt är att när en dagordningspunkt accepteras i Boardwise informeras teamet. Till exempel har du en uppgift här om fyra veckor, och med den utvecklande agendan läggs tider till. Det betyder att människor är mycket bättre informerade, och vi planerare i Boardwise har större processäkerhet.”
De populäraste egenskaperna för Boardwise
Har du en favoritfunktion personligen?
”Ja, på agendan, att kunna flytta dagordningspunkter i termer av tid, det är kul, och att tiderna beräknas automatiskt. Denna automatiserade flexibilitet i dagordningen och den automatiska beräkningen av hur mycket tid vi har kvar, det är riktigt bra.”
Dokumentation före Boardwise
Så, gjordes detta i Word eller Excel tidigare? Eller hur ska jag föreställa mig det?
”Exakt. Och alla dessa valideringsfunktioner är inte längre nödvändiga; Jag kan fokusera min energi på innehållshantering. Jag har mer tid för innehållshantering och mindre för organisationshantering eftersom allt reduceras till några få klick.
Avslutande ord
Det är alla frågor från min sida. Men från din sida, finns det något annat som är viktigt för dig att nämna?
Jag tror att jag kan tala för många i dessa roller. Det dagliga arbetet på verkställande kontor är ofta mycket hektiskt och tidskritiskt. Att samtidigt hålla allt i sikte och alltid kunna ge information är ofta mycket krävande. Med Boardwise har vi äntligen ett verktyg som hjälper oss här och som också är mycket roligt.”
