Organisation des réunions du conseil d'administration chez Stihl

Entretien d'expert avec Isabella Röhm, assistante du PDG

Organisation efficace des réunions du conseil d'administration, gain de temps et intégration facile dans les systèmes existants

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Contexte

En janvier 2024, Stihl a mis en œuvre Boardwise, marquant ainsi sa date de mise en service. Depuis, ils ont organisé leurs premières réunions à l'aide de Boardwise. Dans un entretien avec Nadine, Isabella Röhm, directrice générale et assistante du président du conseil d'administration, explique comment son travail a évolué avec Boardwise.

Présentation de Boardwise

Comment avez-vous découvert Boardwise ?

« Nous avons mené des recherches en collaboration avec notre réseau informatique. Finalement, sur la base d'une recommandation de Microsoft, nous avons choisi Boardwise. Nous avons également effectué des recherches sur les réseaux personnels et sur le marché en général, mais aucun autre outil ne correspondait à nos besoins aussi bien que ce logiciel. »

Analyse des besoins : Boardwise est la solution idéale

Quels sont vos besoins spécifiques auxquels Boardwise répond désormais si bien ?

« Boardwise gère essentiellement toutes les tâches classiques liées aux réunions du conseil d'administration, en particulier au sein de notre conseil d'administration. Cela comprend l'enregistrement des sujets, la conception de l'ordre du jour, l'envoi d'invitations aux réunions, la fourniture de documents de réunion, l'enregistrement des procès-verbaux et l'inclusion des décisions et des tâches. Cette couverture complète n'a été trouvée que dans Boardwise. De plus, nous avons apprécié la façon dont Boardwise s'intègre à notre structure Microsoft et s'interface directement avec notre plateforme SharePoint. Pour les participants aux réunions, les membres du conseil d'administration, cette transition n'a pas beaucoup changé. »

Approche avant la mise en œuvre de Boardwise

Comment gérez-vous ces tâches avant Boardwise ?

« Nous avons utilisé des modèles Office et des bibliothèques SharePoint partagées. La communication se faisait principalement par le biais d'échanges de courriels, de chats ou de conversations en face à face. »

Comparaison de la charge de travail avant et après la mise en œuvre de Boardwise

Oui, comment s'est passée cette charge de travail pour vous, surtout par rapport à aujourd'hui ?

« Beaucoup de coordination était nécessaire et tout le monde ne disposait pas toujours des mêmes informations. Les sujets des 6 départements du conseil d'administration m'ont été adressés au bureau du PDG, où j'étais chargé de préparer les décisions sur les sujets à inclure à l'ordre du jour et à quel moment. Pour mes collègues des autres bureaux exécutifs, c'est devenu plus facile car les sujets peuvent désormais être directement enregistrés dans Boardwise pour les prochaines réunions. Il n'est donc pas nécessaire de recourir à des rappels supplémentaires ou à des boucles de coordination. Boardwise informe les planificateurs (bureaux exécutifs) dès que de nouveaux points de l'ordre du jour sont enregistrés. Par conséquent, chacun de nous dispose toujours des mêmes informations. Un autre avantage est que les membres du conseil peuvent également accéder à toutes les informations directement dans Boardwise à tout moment. Avant Boardwise, cela dépendait en grande partie de la manière dont chaque bureau exécutif gérait son travail. »

Des flux de travail rationalisés avec Boardwise

Le flux de travail est-il donc devenu plus standardisé avec Boardwise ?

« Exactement, avec Boardwise, tout le monde est obligé de fournir toutes les informations nécessaires pour les réunions dès le début de la soumission d'un sujet. Par exemple, un modèle de décision est-il requis ? Une résolution est-elle attendue ou s'agit-il simplement d'une question d'information ou de discussion ? Qui des départements devrait participer et sous quelle forme (en personne ou à distance), et combien de temps est nécessaire ? Tout cela est automatiquement enregistré dans la base de données. D'après les commentaires des collègues, il est beaucoup plus agréable de travailler avec un logiciel que d'écrire des e-mails, de mettre à jour manuellement les modèles Office et de garder constamment diverses choses à l'esprit. »

Transparence et discipline accrues

Donc, si je comprends bien, pour résumer les points clés abordés jusqu'à présent, Boardwise a accru la transparence au sein de l'entreprise, car tout le monde peut accéder à tout, et a introduit plus de discipline en incluant les documents dès le départ, simplifiant ainsi considérablement votre flux de travail. Sont-ce là les points essentiels ?

« Oui, absolument. La transparence et la circulation de l'information sont cruciales, en particulier compte tenu de nos dépendances entre les réunions. Les discussions ont lieu non seulement au sein du conseil d'administration mais également au sein de divers autres comités. Nous opérons avec différents niveaux hiérarchiques et nous sommes souvent interfonctionnels dans les processus de prise de décision. La traçabilité des décisions était donc un objectif très important pour nous. »

Traçabilité des décisions avec Boardwise

Et que diriez-vous de la traçabilité des décisions depuis que vous utilisez Boardwise ?

« Nous ne l'avons pas depuis très longtemps, mais l'un des avantages que nous constatons est la clarté : quand et par qui une décision a été prise au sein de quel comité. Cela est garanti par des fonctionnalités de recherche, et nous bénéficions également de la possibilité de suivre plus facilement les actions des réunions, sans avoir besoin d'un suivi manuel. C'est un avantage considérable pour nous ; nous disposons d'un système automatique qui élimine le besoin d'une liste manuelle en attente et filtre l'état des points à l'ordre du jour dans Boardwise. »

Facilité dans le travail quotidien

Vous avez dit tout à l'heure que les choses ne vous préoccupaient plus. Alors, d'un point de vue personnel, quel soulagement vous apporte Boardwise dans votre travail quotidien ?

« Boardwise permet une délégation claire des responsabilités entre les différents bureaux exécutifs, donc je ne suis pas le goulot d'étranglement ; nous opérons ici en équipe. C'était très important pour moi. La cascade de décisions sur des sujets pertinents du conseil d'administration est gérée dans les bureaux exécutifs respectifs par mes collègues. Bien entendu, je suis le point d'approbation final, je prépare tout pour le PDG et je dirige le programme, mais nous avons partagé les responsabilités et tous les membres de notre équipe ont les mêmes autorisations dans Boardwise, afin que tout le monde puisse tout voir et tout mettre en œuvre. Cette transparence garantit également la qualité des données et les délais par l'intermédiaire des services responsables respectifs, ce qui signifie que je dois demander moins de détails car les informations générales ne manquent plus. Il est important que les rôles soient clairement communiqués et distribués. Cette approche a très bien fonctionné pour nous jusqu'à présent. »

Gain de temps avec Boardwise

Et que diriez-vous, combien de temps vous fait gagner Boardwise ?

« Il est difficile de répondre directement à cette question. Cela dépend de l'étape du processus. Cela fonctionnait auparavant, mais il était beaucoup plus difficile de garder tout le monde sur la bonne voie, surtout lorsque des changements de dernière minute sont intervenus. C'est différent aujourd'hui, mais de nombreuses tâches doivent encore être gérées et réalisées avec Boardwise. Ce qui a été éliminé, c'est que je n'ai plus besoin de créer un agenda manuel et que l'enregistrement des procès-verbaux est beaucoup plus facile et rapide grâce à la saisie des données dans les formulaires. Séparez l'ordre du jour et les procès-verbaux avec la distribution des extraits. Une fois le système configuré avec tous ses formulaires, je vois un avantage pour moi de 20 %, disons. Boardwise envoie automatiquement l'ordre du jour et les invitations depuis le système. En ce qui concerne les minutes, je constate une baisse d'environ 40 % pour moi. »

Manipulation Boardwise

Alors, comment se passe la gestion de Boardwise pour vous ? Vous venez de parler des formulaires. Dans quelle mesure le programme est-il intuitif ?

« Bien. Je l'ai trouvé très facile à comprendre et à utiliser Boardwise. J'apprécie sa fonctionnalité et son utilité pour notre travail. L'automatisation des différentes étapes du processus crée une grande efficacité, ce qui favorise également l'acceptation d'un nouveau système. Boardwise est fondamentalement intuitif et les réactions aux sessions de formation ont été très positives. Cependant, tout ne va pas de soi. Dans le rôle de planificateur, il faut interagir avec l'outil. »

Évaluation de la mise en œuvre de Boardwise

Vous avez mentionné les sessions de formation que vous avez suivies pendant la mise en œuvre. Comment s'est passée la mise en œuvre de Boardwise dans votre entreprise ?

« Très bien. C'est également quelque chose que nous avons beaucoup apprécié à propos de Boardwise et ce que mon collègue de l'informatique a également mentionné à plusieurs reprises. Elle a eu un contact plus étroit avec vous et a confirmé que la flexibilité et la rapidité dont nous avons fait l'expérience avec vous étaient fantastiques. En outre, le niveau de personnalisation et d'ouverture à dire que nous examinerons les exigences individuelles ; l'orientation client était très élevée. Malgré un calendrier très serré, nous avons respecté la date de mise en service. Aujourd'hui, il y a encore des demandes ou des questions occasionnelles, mais Boardwise est également à l'écoute de nos besoins et évalue ce qui est faisable. Cependant, nous savons également qu'il ne peut y avoir de solution universelle. »

Bénéfice global de Boardwise pour Stihl

En résumé, quels sont les avantages que Boardwise apporte à l'ensemble de l'entreprise, de votre point de vue ?

« Plus de transparence et plus d'efficacité. Ce qui est particulièrement intéressant, c'est que lorsqu'un point de l'ordre du jour est accepté dans Boardwise, l'équipe en est informée. Par exemple, vous avez une tâche ici dans quatre semaines, et avec l'évolution de l'agenda, des heures sont ajoutées. Cela signifie que les gens sont bien mieux informés et que les planificateurs de Boardwise bénéficient d'une plus grande sécurité des processus. »

Principales fonctionnalités de Boardwise

Avez-vous une fonctionnalité préférée personnellement ?

« Oui, dans l'ordre du jour, pouvoir déplacer les points de l'ordre du jour en fonction du temps, c'est amusant, et le temps est calculé automatiquement. Cette flexibilité automatisée de l'agenda et le calcul automatique du temps qu'il nous reste sont vraiment une bonne chose. »

Documentation avant Boardwise

Alors, cela se faisait-il dans Word ou Excel auparavant ? Ou comment l'imaginer ?

« Exactement. Et toutes ces fonctions de validation ne sont plus nécessaires ; je peux concentrer mon énergie sur la gestion de contenu. J'ai plus de temps à consacrer à la gestion du contenu et moins à la gestion de l'organisation, car tout se réduit à quelques clics. »

Mots de clôture

Voilà toutes les questions que je me pose. Mais de votre côté, y a-t-il autre chose d'important à mentionner ?

« Je pense que je peux parler au nom de nombreuses personnes dans ces rôles. Le travail quotidien dans les bureaux de direction est souvent très chargé et nécessite des contraintes de temps. Il est souvent très exigeant de tout garder en vue tout en étant toujours en mesure de fournir des informations. Avec Boardwise, nous disposons enfin d'un outil qui nous aide ici tout en étant très amusant. »