Organizzazione delle riunioni del consiglio di amministrazione presso Stihl

Intervista agli esperti con Isabella Röhm, assistente del CEO

Organizzazione efficiente delle riunioni del consiglio di amministrazione, risparmio di tempo e facile integrazione nei sistemi esistenti

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Sfondo

Nel gennaio 2024, Stihl ha implementato Boardwise, segnando la data del suo Go-Live. Da allora, hanno organizzato i loro primi incontri utilizzando Boardwise. In un'intervista con Nadine, Isabella Röhm, CEO Office e Assistente del Presidente del Consiglio di Amministrazione, racconta come è cambiato il suo lavoro con Boardwise.

Introduzione di Boardwise

Come ti sei imbattuto in Boardwise?

«Abbiamo condotto una ricerca insieme alla nostra rete IT. Alla fine, sulla base di una raccomandazione di Microsoft, abbiamo scelto Boardwise. Abbiamo anche effettuato ricerche sulle reti personali e sul mercato in generale, ma non c'era un altro strumento che rispondesse alle nostre esigenze così come questo software».

Analisi delle esigenze: Boardwise come soluzione ideale

Quali sono le tue esigenze specifiche che Boardwise ora soddisfa così bene?

«In sostanza, Boardwise gestisce tutte le attività classiche relative alle riunioni del consiglio, in particolare all'interno del nostro consiglio di amministrazione. Ciò include la registrazione degli argomenti, la progettazione dell'agenda, l'invio di inviti alle riunioni, la fornitura di documenti per le riunioni, la registrazione dei verbali e l'inclusione di decisioni e attività. Abbiamo trovato questa copertura completa solo in Boardwise. Inoltre, abbiamo apprezzato il modo in cui Boardwise si integra con la nostra struttura Microsoft e si interfaccia direttamente con la nostra piattaforma SharePoint. Per i partecipanti alla riunione, i membri del consiglio di amministrazione, questa transizione non è cambiata molto».

Approccio prima dell'implementazione Boardwise

Come gestivi queste attività prima di Boardwise?

«Abbiamo utilizzato modelli di Office e librerie SharePoint condivise. La comunicazione avveniva principalmente tramite scambi di email, chat o conversazioni faccia a faccia».

Confronto del carico di lavoro prima e dopo l'implementazione di Boardwise

Sì, com'è stato questo carico di lavoro per te, soprattutto rispetto a adesso?

«Era necessario un grande coordinamento e non tutti avevano sempre le stesse informazioni. Gli argomenti dei 6 dipartimenti del consiglio direttivo mi sono arrivati nell'ufficio del CEO, dove ero responsabile della preparazione delle decisioni su quali argomenti includere all'ordine del giorno e quando. Per i miei colleghi degli altri uffici esecutivi, è diventato più facile perché ora gli argomenti possono essere registrati direttamente in Boardwise per le riunioni future. Quindi, non sono necessari promemoria aggiuntivi o cicli di coordinamento. Boardwise avvisa i pianificatori (uffici esecutivi) non appena vengono registrati nuovi punti all'ordine del giorno. Pertanto, ognuno di noi ha sempre le stesse informazioni. Un altro vantaggio è che i membri del consiglio possono anche accedere a tutte le informazioni direttamente in Boardwise in qualsiasi momento. Prima di Boardwise, questo dipendeva molto dal modo in cui ogni ufficio esecutivo gestiva il proprio lavoro».

Flussi di lavoro semplificati con Boardwise

Quindi, il flusso di lavoro è diventato più standardizzato con Boardwise?

«Esattamente, con Boardwise, tutti sono obbligati a fornire tutte le informazioni necessarie per le riunioni sin dall'inizio quando si invia un argomento. Ad esempio, è necessario un modello decisionale? È prevista una risoluzione o è solo a scopo informativo o di discussione? Chi dei dipartimenti dovrebbe partecipare e in che forma (di persona o a distanza) e quanto tempo è necessario? Tutto questo viene automaticamente registrato nel database. Il feedback dei colleghi è stato che lavorare con il software è molto più piacevole che scrivere e-mail, aggiornare manualmente i modelli di Office e tenere costantemente a mente varie cose».

Maggiore trasparenza e disciplina

Quindi, se ho capito bene, riassumendo i punti chiave finora, Boardwise ha aumentato la trasparenza all'interno dell'azienda perché tutti possono accedere meglio a tutto e ha introdotto una maggiore disciplina includendo i documenti sin dall'inizio, semplificando così immensamente il flusso di lavoro. Sono questi i punti chiave?

«Sì, assolutamente. La trasparenza e il flusso di informazioni sono fondamentali, soprattutto considerando le nostre dipendenze tra le riunioni. Le discussioni avvengono non solo all'interno del consiglio di amministrazione ma anche in vari altri comitati. Operiamo con diversi livelli gerarchici e siamo spesso interfunzionali nei processi decisionali. Pertanto, la tracciabilità delle decisioni era un obiettivo molto importante per noi».

Tracciabilità delle decisioni con Boardwise

E cosa diresti della tracciabilità delle decisioni da quando hai scelto Boardwise?

«Non ce l'abbiamo da molto, ma un vantaggio che vediamo è la chiarezza: quando e da chi è stata presa una decisione in quale commissione. Ciò è garantito dalle funzionalità di ricerca e traiamo vantaggio anche dalla possibilità di monitorare più facilmente le azioni delle riunioni, senza la necessità di un monitoraggio manuale. Questo è un enorme vantaggio per noi; abbiamo un sistema automatico che elimina la necessità di una lista in sospeso manuale e filtra lo stato dei punti all'ordine del giorno in Boardwise».

Facilità nel lavoro quotidiano

Prima hai detto che le cose non ti vengono più in mente. Quindi, da un punto di vista personale, che sollievo offre Boardwise nel tuo lavoro quotidiano?

«Boardwise consente una chiara delega delle responsabilità tra i vari uffici esecutivi, quindi non sono io il collo di bottiglia; operiamo qui come una squadra. Questo è stato estremamente importante per me. La cascata di decisioni su argomenti pertinenti del consiglio è gestita nei rispettivi uffici esecutivi dai miei colleghi. Ovviamente, sono il punto di approvazione finale, preparo tutto per il CEO e dirigo il programma, ma abbiamo diviso le responsabilità e tutti i membri del nostro team hanno le stesse autorizzazioni in Boardwise, quindi tutti possono vedere e implementare tutto. Questa trasparenza garantisce inoltre la qualità dei dati e le scadenze attraverso i rispettivi dipartimenti responsabili, il che significa che devo chiedere meno dettagli perché non mancano più informazioni di base. È importante che i ruoli siano comunicati e distribuiti in modo chiaro. Finora questo approccio ha funzionato molto bene per noi».

Risparmio di tempo con Boardwise

E cosa diresti, quanto tempo ti fa risparmiare Boardwise?

«È una domanda difficile a cui rispondere in modo diretto. Dipende dalla fase del processo. Prima funzionava, ma era molto più difficile tenere tutti in regola, soprattutto quando arrivavano le modifiche dell'ultimo minuto. Ora è diverso, ma molte attività devono ancora essere gestite e completate con Boardwise. Ciò che è stato eliminato è che non ho più bisogno di creare un'agenda manuale e la registrazione dei minuti è molto più semplice e veloce grazie all'inserimento dei dati nei moduli. Separiamo l'agenda dai verbali con la distribuzione degli estratti. Una volta configurato il sistema con tutti i suoi moduli, vedo per me un vantaggio, diciamo, del 20%. Boardwise invia automaticamente l'agenda e gli inviti dal sistema. Per quanto riguarda i minuti, vedo per me un allentamento di circa il 40%».

Gestione Boardwise

Allora, com'è gestire Boardwise stesso per te? Hai appena menzionato i moduli. Quanto trovi intuitivo il programma?

«Bene. L'ho trovato molto facile da capire e usare Boardwise. Ne apprezzo la funzionalità e l'utilità per il nostro lavoro. L'automazione delle varie fasi del processo crea molta efficienza, il che favorisce anche l'accettazione di un nuovo sistema. Boardwise è fondamentalmente intuitivo e la risposta alle sessioni di formazione è stata molto positiva. Tuttavia, non tutto si spiega da sé. Nel ruolo di pianificatore, è necessario interagire con lo strumento».

Valutazione dell'implementazione Boardwise

Hai menzionato le sessioni di formazione che hai avuto durante l'implementazione. Com'è andata l'implementazione di Boardwise nella tua azienda?

«Molto bene. Questo è stato anche un aspetto che abbiamo molto apprezzato di Boardwise e che anche il mio collega dell'IT ha menzionato più volte. Ha avuto un contatto più stretto con te e ha confermato che la flessibilità e la velocità che abbiamo riscontrato con te sono state fantastiche. Inoltre, il livello di personalizzazione e la disponibilità a dire che esamineremo i requisiti individuali; l'orientamento al cliente è stato molto elevato. Nonostante i tempi molto stretti, abbiamo rispettato la data del Go-Live. Ora, ci sono ancora richieste o domande occasionali, ma anche Boardwise è aperto alle nostre esigenze e valuta ciò che è fattibile. Tuttavia, sappiamo anche che non può esserci una soluzione valida per tutti».

Vantaggi complessivi di Boardwise per Stihl

Quindi, riassumendo, quali vantaggi offre Boardwise all'intera azienda dal tuo punto di vista?

«Migliore trasparenza e maggiore efficienza. La cosa particolarmente interessante è che quando un punto all'ordine del giorno viene accettato in Boardwise, il team viene informato. Ad esempio, hai un compito qui tra quattro settimane e, con l'evoluzione dell'agenda, vengono aggiunti i tempi. Ciò significa che le persone sono molto più informate e noi pianificatori di Boardwise abbiamo una maggiore sicurezza dei processi».

Caratteristiche principali di Boardwise

Personalmente hai una funzionalità preferita?

«Sì, nell'agenda, poter spostare gli argomenti dell'ordine del giorno in termini di tempo, è divertente e avere i tempi calcolati automaticamente. Questa flessibilità automatizzata nell'agenda e il calcolo automatico del tempo che ci rimane sono davvero positivi».

Documentazione prima di Boardwise

Quindi, è stato fatto in Word o Excel prima? O come posso immaginarlo?

«Esattamente. E tutte queste funzioni di convalida non sono più necessarie; posso concentrare le mie energie sulla gestione dei contenuti. Ho più tempo per la gestione dei contenuti e meno per la gestione organizzativa perché tutto è ridotto a pochi clic».

Parole di chiusura

Queste sono tutte le domande da parte mia. Ma da parte tua, c'è qualcos'altro che è importante menzionare?

«Penso di poter parlare a nome di molti in questi ruoli. Il lavoro quotidiano negli uffici direzionali è spesso molto frenetico e richiede tempo. Tenere tutto sotto controllo ed essere sempre in grado di fornire informazioni è spesso molto impegnativo. Con Boardwise, abbiamo finalmente uno strumento che ci aiuta in questo senso ed è anche molto divertente».