Organizacja posiedzeń zarządu w Stihl

Wywiad eksperta z Isabellą Röhm, asystentką dyrektora generalnego

Efektywna organizacja posiedzeń zarządu, oszczędność czasu i łatwa integracja z istniejącymi systemami

‍

Tło

W styczniu 2024 roku Stihl wdrożył Boardwise, zaznaczając datę Go-Live. Od tego czasu, organizowali swoje pierwsze spotkania za pomocą Boardwise. W wywiadzie dla Nadine Isabella Röhm, CEO Office i asystentka Prezesa Zarządu, opowiada, jak zmieniła się jej praca z Boardwise.

Wprowadzenie Boardwise

Jak trafiłeś na Boardwise?

„Prowadziliśmy badania wspólnie z naszą siecią informatyczną. Ostatecznie, na podstawie rekomendacji firmy Microsoft, wybraliśmy Boardwise. Badaliśmy również sieci osobiste i rynek w ogóle, ale nie było innego narzędzia, które odpowiadałoby naszym potrzebom, jak to oprogramowanie”.

Analiza potrzeb: Boardwise jako idealne rozwiązanie

Jakie są Twoje specyficzne potrzeby, które Boardwise tak dobrze spełnia?

„Zasadniczo Boardwise zajmuje się wszystkimi klasycznymi zadaniami związanymi ze spotkaniami zarządu, szczególnie w ramach naszego zarządu. Obejmuje to rejestrowanie tematów, projektowanie porządku obrad, wysyłanie zaproszeń na spotkania, dostarczanie dokumentów ze spotkania, zapisywanie protokołów oraz włączanie decyzji i zadań. Znaleźliśmy ten kompleksowy zasięg tylko w Boardwise. Dodatkowo doceniliśmy sposób, w jaki Boardwise integruje się z naszą strukturą Microsoft i bezpośrednio łączy się z naszą platformą SharePoint. Dla uczestników spotkania, członków zarządu, to przejście niewiele się zmieniło”.

Podejście przed wdrożeniem Boardwise

Jak radziłeś sobie z tymi zadaniami przed Boardwise?

„Użyliśmy szablonów pakietu Office i udostępnionych bibliotek SharePoint. Komunikacja odbywała się głównie poprzez wymianę e-maili, czaty lub rozmowy twarzą w twarz”.

Porównanie obciążenia pracą przed i po wdrożeniu Boardwise

Tak, jak było dla ciebie to obciążenie pracą, zwłaszcza w porównaniu do teraz?

„Wymagano dużej koordynacji i nie wszyscy zawsze mieli te same informacje. Tematy z 6 działów zarządu trafiły do mnie w Biurze Prezesa Generalnego, gdzie byłem odpowiedzialny za przygotowywanie decyzji, które tematy i kiedy uwzględnić w porządku obrad. Dla moich kolegów z innych urzędów wykonawczych stało się to łatwiejsze, ponieważ tematy mogą być teraz bezpośrednio rejestrowane w Boardwise na przyszłe spotkania. Nie ma więc potrzeby stosowania dodatkowych przypomnień ani pętli koordynacyjnych. Zarząd powiadamia planistów (biura wykonawcze), gdy tylko nowe punkty porządku obrad zostaną zarejestrowane. Dlatego każdy z nas ma zawsze te same informacje. Kolejną zaletą jest to, że członkowie zarządu mogą również uzyskać dostęp do wszystkich informacji bezpośrednio w Boardwise w dowolnym momencie. Przed Boardwise zależało to w dużej mierze od tego, jak każde biuro wykonawcze zarządzało swoją pracą”.

Usprawnione przepływy pracy dzięki Boardwise

Czy więc przepływ pracy stał się bardziej ustandaryzowany dzięki Boardwise?

„Dokładnie, dzięki Boardwise, każdy jest zmuszony do dostarczenia wszystkich niezbędnych informacji na spotkania od samego początku podczas przesyłania tematu. Na przykład, czy wymagany jest szablon decyzji? Czy oczekuje się rezolucji, czy jest to tylko informacja lub dyskusja? Kto z działów powinien uczestniczyć iw jakiej formie (osobiście lub zdalnie) i ile czasu potrzeba? Wszystko to jest automatycznie przechwytywane w bazie danych. Opinie kolegów były takie, że praca z oprogramowaniem jest o wiele przyjemniejsza niż pisanie e-maili, ręczne aktualizowanie szablonów pakietu Office i ciągłe pamiętanie o różnych rzeczach”.

Większa przejrzystość i dyscyplina

Tak więc, jeśli dobrze rozumiem, podsumowując dotychczasowe kluczowe punkty, Boardwise zwiększył przejrzystość w firmie, ponieważ każdy ma lepszy dostęp do wszystkiego, i wprowadził większą dyscyplinę, włączając dokumenty od samego początku, co znacznie ułatwia przepływ pracy. Czy to są kluczowe punkty?

„Tak, absolutnie. Przejrzystość i przepływ informacji mają kluczowe znaczenie, zwłaszcza biorąc pod uwagę nasze zależności między spotkaniami. Dyskusje odbywają się nie tylko w zarządzie, ale także w różnych innych komisjach. Działamy na różnych poziomach hierarchicznych i często jesteśmy wielofunkcyjni w procesach decyzyjnych. Dlatego identyfikowalność decyzji była dla nas bardzo ważnym celem”.

Identyfikowalność decyzji za pomocą Boardwise

A co powiedziałbyś o identyfikowalności decyzji, odkąd masz Boardwise?

„Nie mieliśmy tego od bardzo dawna, ale jedną z zalet, którą widzimy, jest jasność: kiedy i przez kogo podjęła decyzja w jakiej komisji. Jest to zapewnione dzięki funkcjom wyszukiwania, a także korzystamy z możliwości łatwiejszego monitorowania działań ze spotkań, bez konieczności ręcznego śledzenia. Jest to dla nas ogromna zaleta; mamy automatyczny system, który eliminuje potrzebę ręcznej listy oczekujących i filtruje stan punktów porządku obrad w Boardwise.

Łatwość w codziennej pracy

Wspomniałeś wcześniej, że sprawy już nie są w twojej głowie. Więc, z osobistego punktu widzenia, jaką ulgę zapewnia Boardwise w codziennej pracy?

„Boardwise umożliwia wyraźne delegowanie obowiązków w różnych urzędach wykonawczych, więc nie jestem wąskim gardłem; działamy tutaj jako zespół. To było dla mnie niezwykle ważne. Kaskadowe podejmowanie decyzji dotyczących odpowiednich tematów zarządu jest zarządzane w odpowiednich urzędach wykonawczych przez moich kolegów. Oczywiście jestem ostatecznym punktem zatwierdzenia, przygotowuję wszystko dla CEO i prowadzę program, ale podzieliliśmy obowiązki i wszyscy w naszym zespole mają takie same uprawnienia w Boardwise, więc każdy może zobaczyć i wdrożyć wszystko. Ta przejrzystość zapewnia również jakość danych i terminy za pośrednictwem odpowiednich odpowiedzialnych działów, co oznacza, że muszę prosić o mniej szczegółów, ponieważ nie brakuje już podstawowych informacji. Ważne jest, aby role były jasno komunikowane i rozdzielane. Takie podejście do tej pory działało dla nas bardzo dobrze”.

Oszczędność czasu dzięki Boardwise

A co byś powiedział, ile czasu oszczędza ci Boardwise?

„To trudne pytanie, na które można odpowiedzieć prosto. To zależy od etapu procesu. Wcześniej działało, ale znacznie trudniej było utrzymać wszystkich na dobrej drodze, zwłaszcza gdy pojawiły się zmiany w ostatniej chwili. Teraz jest inaczej, ale wiele zadań nadal wymaga zarządzania i wykonywania za pomocą Boardwise. Wyeliminowano to, że nie muszę już tworzyć ręcznego programu, a nagrywanie minut jest znacznie łatwiejsze i szybsze ze względu na wprowadzanie danych w formularzach. Oddzielmy porządek obrad i protokół z dystrybucją wyciągów. Po skonfigurowaniu systemu ze wszystkimi jego formami widzę dla mnie korzyść, powiedzmy, 20%. Boardwise wysyła program i zaproszenia automatycznie z systemu. Jeśli chodzi o minuty, widzę dla mnie około 40% złagodzenia”.

Obsługa Boardwise

Więc, jak to jest obsługiwać sam Boardwise dla ciebie? Właśnie wspomniałeś o formularzach. Jak intuicyjny jest dla Ciebie program?

„Dobrze. Uważam, że jest to bardzo łatwe do zrozumienia i korzystania z Boardwise. Doceniam jego funkcjonalność i użyteczność w naszej pracy. Automatyzacja w różnych etapach procesu zapewnia dużą wydajność, co również sprzyja akceptacji nowego systemu. Boardwise jest zasadniczo intuicyjny, a reakcja na sesje szkoleniowe była bardzo pozytywna. Jednak nie wszystko jest oczywiste. W roli planisty trzeba zaangażować się w narzędzie”.

Ocena wdrożenia Boardwise

Wspomniałeś o sesjach szkoleniowych, które odbyłeś podczas realizacji. Jak przebiegło wdrożenie Boardwise w Twojej firmie?

„Bardzo dobrze. Było to również coś, co naprawdę doceniliśmy w Boardwise i o czym wielokrotnie wspominał mój kolega z IT. Miała z tobą bliższy kontakt i potwierdziła, że elastyczność i szybkość, której doświadczyliśmy z tobą, były fantastyczne. Ponadto poziom dostosowywania i otwartość na mówienie, dokonamy przeglądu indywidualnych wymagań; orientacja na klienta była bardzo wysoka. Pomimo bardzo napiętego harmonogramu, spotkaliśmy randkę Go-Live. Teraz, wciąż pojawiają się okazjonalne prośby lub pytania, ale Boardwise jest również otwarty na nasze potrzeby i ocenia, co jest wykonalne. Wiemy jednak, że nie może istnieć „uniwersalne rozwiązanie”.

Ogólna korzyść Boardwise dla Stihl

Podsumowując, jakie korzyści Boardwise przynosi całej firmie z Twojej perspektywy?

„Lepsza przejrzystość i wyższa wydajność. Szczególnie fajne jest to, że gdy punkt porządku obrad zostanie przyjęty w Boardwise, zespół jest informowany. Na przykład masz tutaj zadanie za cztery tygodnie, a wraz z zmieniającym się programem dodawane są godziny. Oznacza to, że ludzie są znacznie lepiej poinformowani, a my, planiści w Boardwise, mamy większe bezpieczeństwo procesów”.

Najważniejsze cechy Boardwise

Czy masz osobiście ulubioną funkcję?

„Tak, w porządku obrad, możliwość przesuwania punktów porządku obrad pod względem czasu jest zabawna, a czasy obliczane są automatycznie. Ta zautomatyzowana elastyczność w programie i automatyczne obliczanie, ile czasu nam zostało, to naprawdę dobre.

Dokumentacja przed Boardwise

Czy zrobiono to wcześniej w programie Word lub Excel? Albo jak powinienem to sobie wyobrazić?

„Dokładnie. Wszystkie te funkcje walidacji nie są już potrzebne; Mogę skupić swoją energię na zarządzaniu treścią. Mam więcej czasu na zarządzanie treścią, a mniej na zarządzanie organizacją, ponieważ wszystko ogranicza się do kilku kliknięć”.

Słowa końcowe

To wszystkie pytania z mojej strony. Ale z twojej strony, czy jest coś jeszcze, o czym warto wspomnieć?

„Myślę, że mogę mówić w imieniu wielu w tych rolach. Codzienna praca w urzędach wykonawczych jest często bardzo gorączkowa i krytyczna. Jednocześnie utrzymywanie wszystkiego w zasięgu wzroku i zawsze możliwość dostarczania informacji jest często bardzo wymagające. Dzięki Boardwise wreszcie mamy narzędzie, które nam tutaj pomaga, a także jest świetną zabawą”.