Organización de reuniones de la junta directiva en Stihl

Entrevista experta con Isabella Röhm, asistente del director ejecutivo

Organización eficiente de las reuniones de la junta directiva, ahorro de tiempo y fácil integración en los sistemas existentes

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Antecedentes

En enero de 2024, Stihl implementó Boardwise, marcando su fecha de lanzamiento. Desde entonces, han organizado sus primeras reuniones con Boardwise. En una entrevista con Nadine, Isabella Röhm, directora ejecutiva de la oficina y asistente del presidente del consejo de administración, explica cómo ha cambiado su trabajo con Boardwise.

Introducción de Boardwise

¿Cómo descubriste Boardwise?

«Realizamos una investigación junto con nuestra red de TI. En última instancia, basándonos en una recomendación de Microsoft, elegimos Boardwise. También investigamos a través de las redes personales y del mercado en general, pero no había otra herramienta que se ajustara tan bien a nuestras necesidades como este software».

Análisis de necesidades: Boardwise como solución ideal

¿Cuáles son sus necesidades específicas que Boardwise ahora satisface tan bien?

«Básicamente, Boardwise se encarga de todas las tareas clásicas relacionadas con las reuniones de la junta directiva, específicamente dentro de nuestra junta ejecutiva. Esto incluye registrar los temas, diseñar la agenda, enviar las invitaciones a las reuniones, proporcionar los documentos de las reuniones, registrar las actas e incluir las decisiones y tareas. Encontramos esta cobertura integral solo en Boardwise. Además, apreciamos la forma en que Boardwise se integra con nuestra estructura de Microsoft e interactúa directamente con nuestra plataforma SharePoint. Para los participantes de las reuniones, los miembros de la junta directiva, esta transición no cambió mucho».

Planteamiento antes de la implementación de Boardwise

¿Cómo gestionabas estas tareas antes de Boardwise?

«Usamos plantillas de Office y bibliotecas de SharePoint compartidas. La comunicación se realizaba principalmente a través de intercambios de correo electrónico, chats o conversaciones cara a cara».

Comparación de la carga de trabajo antes y después de la implementación de Boardwise

Sí, ¿cómo fue esta carga de trabajo para usted, especialmente en comparación con la actual?

«Se requería mucha coordinación y no todos tenían siempre la misma información. Los temas de los seis departamentos de la junta ejecutiva me llegaban a la oficina del director general, donde era responsable de preparar las decisiones sobre qué temas incluir en la agenda y cuándo. Para mis colegas de las demás oficinas ejecutivas, ahora es más fácil porque ahora los temas se pueden registrar directamente en Boardwise para futuras reuniones. Por lo tanto, no hay necesidad de recordatorios o bucles de coordinación adicionales. Boardwise notifica a los planificadores (oficinas ejecutivas) tan pronto como se registren nuevos puntos en la agenda. Por lo tanto, cada uno de nosotros siempre tiene la misma información. Otra ventaja es que los miembros de la junta también pueden acceder a toda la información directamente en Boardwise en cualquier momento. Antes de Boardwise, esto dependía en gran medida de la forma en que cada oficina ejecutiva gestionaba su trabajo».

Flujos de trabajo optimizados con Boardwise

Entonces, ¿el flujo de trabajo se ha vuelto más estandarizado con Boardwise?

«Exactamente, con Boardwise, todos están obligados a proporcionar toda la información necesaria para las reuniones desde el principio al enviar un tema. Por ejemplo, ¿se requiere una plantilla de decisión? ¿Se espera una resolución o solo tiene fines informativos o de debate? ¿Quién de los departamentos debe participar y de qué forma (en persona o a distancia) y cuánto tiempo se necesita? Todo esto se captura automáticamente en la base de datos. Los colegas comentaron que trabajar con software es mucho más divertido que escribir correos electrónicos, actualizar manualmente las plantillas de Office y tener constantemente en cuenta varias cosas».

Mayor transparencia y disciplina

Por lo tanto, si he entendido bien, resumiendo los puntos clave hasta ahora, Boardwise ha aumentado la transparencia dentro de la empresa porque todos pueden acceder mejor a todo, y ha introducido más disciplina al incluir documentos desde el principio, lo que facilita enormemente el flujo de trabajo. ¿Son estos los puntos clave?

«Sí, absolutamente. La transparencia y el flujo de información son cruciales, especialmente teniendo en cuenta nuestras dependencias entre las reuniones. Las discusiones tienen lugar no solo en la junta ejecutiva sino también en varios otros comités. Operamos con diferentes niveles jerárquicos y, con frecuencia, somos interdisciplinarios en los procesos de toma de decisiones. Por lo tanto, la trazabilidad de las decisiones era un objetivo muy importante para nosotros».

Trazabilidad de las decisiones con Boardwise

¿Y qué dirías sobre la trazabilidad de las decisiones desde que tienes Boardwise?

«Hace mucho que no lo tenemos, pero una ventaja que vemos es la claridad: cuándo y quién tomó la decisión en qué comité. Esto se garantiza gracias a las capacidades de búsqueda, y también nos beneficiamos de poder supervisar las acciones de las reuniones con mayor facilidad, sin necesidad de realizar un seguimiento manual. Esta es una gran ventaja para nosotros; tenemos un sistema automático que elimina la necesidad de tener una lista de pendientes manual y filtra el estado de los puntos del orden del día en Boardwise».

Facilidad en el trabajo diario

Mencionaste anteriormente que las cosas ya no están en tu mente. Entonces, desde una perspectiva personal, ¿qué alivio proporciona Boardwise en tu trabajo diario?

«Boardwise permite una delegación clara de responsabilidades entre las distintas oficinas ejecutivas, por lo que no soy el obstáculo; trabajamos aquí en equipo. Esto era sumamente importante para mí. Mis colegas gestionan la toma en cascada de decisiones sobre los temas relevantes del consejo de administración en las respectivas oficinas ejecutivas. Por supuesto, yo soy el que da la aprobación final, preparo todo para el director ejecutivo y dirijo el programa, pero hemos dividido las responsabilidades y todos los miembros de nuestro equipo tienen los mismos permisos en Boardwise, de modo que todos pueden ver e implementar todo. Esta transparencia también garantiza la calidad de los datos y los plazos a través de los respectivos departamentos responsables, lo que significa que tengo que solicitar menos detalles porque ya no me falta información básica. Es importante que las funciones se comuniquen y distribuyan con claridad. Hasta ahora, este enfoque nos ha funcionado muy bien».

Ahorro de tiempo con Boardwise

¿Y qué dirías? ¿Cuánto tiempo te ahorra Boardwise?

«Es una pregunta difícil de responder sin rodeos. Depende de la etapa del proceso. Antes funcionaba, pero era mucho más difícil mantener a todos al día, especialmente cuando llegaban cambios de última hora. Ahora es diferente, pero aún hay muchas tareas que deben gestionarse y completarse con Boardwise. Lo que se ha eliminado es que ya no necesito crear una agenda manual, y registrar las actas es mucho más fácil y rápido gracias a la entrada de datos en los formularios. Separemos el orden del día y las actas con la distribución de los extractos. Una vez configurado el sistema con todos sus formularios, veo un beneficio para mí de, digamos, un 20%. Boardwise envía la agenda y las invitaciones automáticamente desde el sistema. En cuanto a los minutos, veo una reducción de aproximadamente un 40% para mí».

Manejo de Boardwise

Entonces, ¿cómo es manejar Boardwise en sí mismo para ti? Acabas de mencionar los formularios. ¿Qué tan intuitivo le parece el programa?

«Bien. Boardwise me pareció muy fácil de entender y usar. Agradezco su funcionalidad y utilidad para nuestro trabajo. La automatización en varios pasos del proceso genera mucha eficiencia, lo que también fomenta la aceptación de un nuevo sistema. Boardwise es fundamentalmente intuitivo y la respuesta a las sesiones de formación fue muy positiva. Sin embargo, no todo se explica por sí mismo. En la función de planificador, hay que interactuar con la herramienta».

Evaluación de la implementación de Boardwise

Mencionaste las sesiones de formación que tuviste durante la implementación. ¿Cómo fue la implementación de Boardwise en su empresa?

«Muy bien. Eso también fue algo que apreciamos mucho de Boardwise y lo que mi colega de TI también mencionó repetidamente. Mantuvo un contacto más estrecho con usted y confirmó que la flexibilidad y la rapidez que experimentamos con usted fueron fantásticas. Además, el nivel de personalización y la franqueza a la hora de decir, revisaremos los requisitos individuales; la orientación al cliente era muy alta. A pesar de tener una agenda muy ajustada, cumplimos con la fecha de lanzamiento. Ahora, todavía hay solicitudes o preguntas ocasionales, pero Boardwise también está abierto a nuestras necesidades y evalúa lo que es factible. Sin embargo, también sabemos que no puede haber una solución única para todos».

Ventajas generales de Boardwise para Stihl

En resumen, ¿qué beneficio aporta Boardwise a toda la empresa desde su punto de vista?

«Mayor transparencia y mayor eficiencia. Lo que es particularmente interesante es que cuando se acepta un punto del orden del día en Boardwise, el equipo está informado. Por ejemplo, tienes una tarea aquí dentro de cuatro semanas y, a medida que la agenda evoluciona, se añaden los tiempos. Esto significa que las personas están mucho mejor informadas, y los planificadores de Boardwise tenemos una mayor seguridad en los procesos».

Características principales de Boardwise

¿Tienes una función favorita personalmente?

«Sí, en la agenda, poder mover los puntos de la agenda en términos de tiempo es divertido y hacer que los tiempos se calculen automáticamente. Esta flexibilidad automatizada en el orden del día y el cálculo automático del tiempo que nos queda son realmente buenos».

Documentación antes de Boardwise

Entonces, ¿esto se hacía antes en Word o Excel? ¿O cómo me lo imagino?

«Exactamente. Y todas estas funciones de validación ya no son necesarias; puedo concentrar mis energías en la gestión del contenido. Tengo más tiempo para la gestión del contenido y menos para la gestión de la organización, porque todo se reduce a unos pocos clics».

Palabras de clausura

Esas son todas las preguntas de mi parte. Pero por tu parte, ¿hay algo más que sea importante que menciones?

«Creo que puedo hablar en nombre de muchos en estos roles. El trabajo diario en las oficinas ejecutivas suele ser muy frenético y requiere poco tiempo. Tener todo a la vista y, al mismo tiempo, poder proporcionar información en todo momento suele ser muy exigente. Con Boardwise, por fin tenemos una herramienta que nos ayuda en este sentido y que también es muy divertida».