GK Softwares styrelsemötesorganisation
Fallstudie med Thomas Ecker och Sabrina Putscher
Optimera möten, öka effektiviteten och spara mycket tid
Företaget
GK förändrar hur shopping upplevs. Som en global leverantör av molnbaserade mjukvarulösningar för detaljhandeln hanterar GK butiksprocesser och integrering av alla försäljningskanaler för detaljhandelsorganisationer över hela världen.GK grundades 1990 i Schöneck, Sachsen och sysselsätter nu mer än 1 200 anställda i nio länder, inklusive städer som Paris, Johannesburg och Berlin. GK utvecklar lösningar för omfattande shoppingupplevelser, där detaljhandelsföretag som adidas, Edeka, Lidl, Aldi, Coop (Schweiz), Grupo Kuo, Hy-Vee och Walmart förlitar sig på GK:s innovativa detaljhandelsteknik. Med över 550 000 installationer i mer än 60 länder är GK ett av de snabbast växande företagen i branschen. Mer information om företaget finns på deras hemsida.
Utmaningen
I samtal med Thomas Ecker, stabschef, och Sabrina Putscher, administrationschef, diskuterade vi hur de förbättrade sin mötesorganisation med Boardwise.
Låt oss börja från början. Hur kom du över Boardwise?
Thomas Ecker:
Det var via ett e-postmeddelande från Boardwise vid den tiden. Sabrina och jag höll på att omorganisera eftersom interna förändringar hade ökat vår arbetsbelastning och lagt till nya uppgifter, till exempel mötesprotokoll. Boardwise e-post kom vid rätt tidpunkt.
Vilka var de utmaningar du stod inför då?
Thomas Ecker:
Vid den tiden hade vi betydande förändringar i vår styrelse och förvaltningsråd. Som ett resultat hade vi fler möten, fler kommittéer och fler deltagare vilket ledde till att Sabrina och jag tog på oss många nya uppgifter. Därför var allt som kunde öka vår effektivitet och minska vår arbetsbelastning vårt fokus.
Vilka var anledningarna till att välja Boardwise?
Sabrina Putscher:
Med tanke på den nya komplexiteten var den delade datafundationen som Boardwise tillhandahåller en stor fördel. Det är mycket lättare att hålla koll i ett delat system än att vidarebefordra e-postmeddelanden och alltid se till att rätt personer är godkända. Detta underlättar samarbetet.
Thomas Ecker:
Boardwise erbjuder också flexibilitet och snabbhet vid uppdelning av uppgifter. Till exempel kan jag se direkt vilka uppgifter Sabrina redan har slutfört. Boardwise tillåter oss att ha en mer flexibel uppgiftsuppdelning.
Lösningen
Du har använt Boardwise för att organisera dina styrelsemöten i flera veckor nu. Hur använder du för närvarande Boardwise?
Thomas Ecker:
Vi använder Boardwise för två olika typer av möten: styrelsemötena här på tyska i en mindre krets och styrelsemötena, som involverar fler deltagare och är internationella. Speciellt när vi organiserar dessa styrelsemöten kan vi fullt ut utnyttja Boardwise funktioner. Vi har till exempel förbättrat vår hantering av uppgifter avsevärt med Boardwise.
Sabrina Putscher:
Och det fungerar mycket bra för våra kollegor som lämnar in ämnen för direktionsmötet.
Hur är arbetet med Boardwise för dig?
Thomas Ecker:
Att hantera våra uppgifter har blivit enklare. Till exempel är processer säkrare och enklare att distribuera med Boardwise.
Sabrina Putscher:
Tidigare hanterade vi allt via e-post, Excel-ark, Word-dokument och manuella uppdateringar och överföringar. Det var mer tidskrävande än det är idag. Med Boardwise kan jag se allt på ett ögonblick och distribuera beslut, spåra uppgifter och uppdatera därefter med ett klick. Detta ökar naturligtvis öppenheten för mötesdeltagarna.
Har du en favoritfunktion?
Sabrina Putscher:
Jag gillar verkligen att använda Boardwise för att skriva agendan. Att flytta punkter på dagordningen och den automatiska justeringen av efterföljande punkter tycker jag att det är till stor hjälp.
Thomas Ecker:
Med agendan kan vi planera möten och deras varaktighet mycket bättre genom automatiska tidsberäkningar. Det är otroligt snabbt och till stor hjälp för oss.
Resultaten
Hur mycket tid tar Boardvis rädda dig?
Thomas Ecker:
Vi sparar mycket tid med Boardwise i för- och efterförberedande uppgifter. Dessutom sparar funktioner som automatiska e-postmeddelanden oss tid, men framför allt kan vi alltid se till att alla relevanta personer får nödvändig information.
Slutligen, vad är den bästa aspekten av Boardwise för dig?
Thomas Ecker:
Jag gillar särskilt hur Boardwise guidar dig genom processerna - vi har alltid absolut processäkerhet. Detta är särskilt användbart när du förbereder dig för olika möten samtidigt.
Sabrina Putscher:
För mig handlar det också om tydlighet. När har jag vilka möten och var befinner jag mig i behandlingen? Det här är frågor jag kan svara på med en överblick med Boardwise.
