Intervju med Diana Brandl

Senior Executive Assistant på högsta ledningsnivå

En eftertraktad kontorsexpert, talare och intervjupartner

Vi presenterar vår expert

Diana Brandl har nästan 20 års framgångsrik erfarenhet som Senior Executive Assistant på högsta ledningsnivå, efter att ha arbetat för företag som ratiopharm, Sony, Mister Spex och Babbel. Hon är djupt engagerad i att främja rollen som Executive Support Professionals och har haft befattningar i styrelsen och som regional ledare för IMA (International Management Assistants) Tyskland.

Som frilansförfattare för olika förlag och professionella tidskrifter, hon genomför seminarier och workshops och talar vid både nationella och internationella konferenser. Hennes huvudämnen är New Work, Personal Branding, Digitalisering och Ledarskap.

Som en eftertraktad kontorsexpert, talare och intervjupartner reser hon ofta både inhemskt och internationellt. Hennes första bokprojekt, Chefsache Assistance, publicerades i oktober 2018 av Springer Gabler. År 2020 släppte hon sin andra bok Assistenten i den digitala omvandlingen och dokumentationen Framtida färdigheter. Dessutom lanserade hon i början av 2020 världens första tyska podcast för Executive Support Professionals karriär, Den framtida assistenten, där hon intervjuar tidigare assistenter och stabschefer till bland andra Barack Obama, prinsessan Diana, Oprah och Jeff Bezos.

Hon har nominerats till Digital Female Leader Award och utsetts till Woman of the Week av Global Digital Women. Hon arbetar med företag runt om i världen, föreläser på uppdrag av handelskammaren (IHK), undervisar för House of Commons och är LinkedIn Learning Instructor.

Ändra assistentroller: Nya färdigheter och roller

Kära Diana, tack för att du tog dig tid att prata med oss idag om rollen som Executive Support Professionals, till exempel assistenter. Till att börja med, här är en vanlig fråga: Hur har jobbet förändrats under de senaste 20 åren?

Det är intressant att du frågar om de senaste 20 åren - jag har nyligen reflekterat över det faktum att jag hade 20 års erfarenhet som Executive Support Professional innan jag blev egenföretagare. Låt mig ta dig tillbaka till tiden för min träning.

Då lärde jag mig fortfarande stenografi. Även om vi inte längre använde skrivmaskiner, var jag tvungen att vara skicklig i stenografi för både engelska och franska. När jag ser tillbaka på hur min chef och jag organiserade oss inser jag hur tacksam jag skulle ha varit för att ha några av verktygen tillgängliga idag. Vårt arbete var så papperstungt att assistenter inte kunde vara de trendspanare de kan vara idag. Från att utforska spännande verktyg, effektivitetshantering och framtida färdigheter till att vidareutvecklas till en agil arbetsassistent, dagens assistenter kan ta mycket ägande och ansvar.

Hur kan ägande konkret utövas av Executive Support Professionals?

Utvecklingen av Executive Support Professionals från generalister till specialister kan ta många former. Jag ser ofta rollen som kulturchef och må-bra-chef. Medan ledarskap ofta ger struktur, assistenter och stabschefer kan ha en enorm intern inverkan genom att täcka den kulturella sidan. Detta kan ta form i medling eller konflikthantering.

Det finns också utrymme att ta ägande i processoptimering, särskilt i mötes- och sessionsorganisation. Eftersom möten är de största tidsblocken i kalendrar kan Executive Support Professionals ha en enorm inverkan här. Detta sträcker sig från solid förberedelse till moderering av mötet och förberedelse av innehållet. I vår mycket digitala värld kliver fler och fler assistenter och stabschefer in i dessa områden och flyttar från andra raden till den första. Jag tycker att detta är särskilt spännande eftersom det ökar synligheten för assistentens varumärke.

Du sa en gång att rollen skiftar ”från att hantera till att forma.” Hur mycket initiativ krävs?

Vi möter en mängd olika personligheter inom detta område. Med förändringarna i AI och automatisering ser vi en snabbare självförsörjning bland chefer. Den nya generationen ledare är mycket mer oberoende - de behärskar relevanta system och verktyg. Vissa assistenter möter denna förändring med nödvändig framsynthet och förstår att många traditionella uppgifter kommer att falla bort under de kommande åren. Av denna anledning övergår vissa assistenter till strategiska affärspartnerroller, där de bidrar till och hjälper till att forma strategiska beslut.

Vilka färdigheter har blivit viktigare?

Det finns för närvarande ett starkt fokus på hårda färdigheter. Du måste behärska olika appar och programvara, känna till rätt uppmaningar för AI-program och ha gedigen digital kompetens. Executive Support Professionals är mycket proaktiva inom dessa områden. I AI-indexrapporten listades assistenter bland de yrken som redan är djupt engagerade i AI. Jag tycker att det är uppmuntrande eftersom det framhäver vikten av livslångt lärande i denna roll. Det är också en påminnelse om de mjuka färdigheter som förblir viktiga i detta yrke. Diplomati, emotionell intelligens och kreativa instinkter är områden där människor fortfarande kommer att överträffa AI. Det är därför jag tror att AI och vår nya teknik kommer att bli assistentens assistent. Du kan förbereda dig för detta - och många är redan det.

Den förändrade chefsstödrollen: Vad ligger bakom det?

Hur snabbt rör sig denna process?

Assistentsektorn har varit långsam med att anta digitaliseringen. Vissa ser fortfarande inte brådskan och är mycket fokuserade på sina chefer. Mentaliteten är, ”Om min chef inte använder det, behöver jag det inte.” I dessa fall försöker jag skaka upp saker lite. Hur vet du att din chef fortfarande kommer att vara vid din sida om 10 månader?

Med den takt i vilken arbetsmiljön utvecklas är det viktigt att anpassa och ytterligare digitalisera arbetsplatsen. Detta är avgörande för att attrahera nya talanger. Generation Z vill arbeta med verktyg, de vill arbeta digitalt, och de är inte ensamma om det. Digitalisering är också nyckeln till att behålla befintliga talanger. Tyvärr är denna insikt ofta beroende av individer.

Ser du strukturella orsaker till detta?

Om vi är ärliga vaknade många företag bara till detta under pandemin. Det fungerade som en katalysator för digitalisering, och i vissa fall hade företag inte ens den nödvändiga hårdvaran för att låta deras Executive Support Professionals arbeta hemifrån. Lyckligtvis har mycket förändrats, och strukturella förhållanden är nu anpassade till den fortsatta digitaliseringen.

Jag jämför det med ett snabbt tåg. Vi väljer alla om vi ska gå vidare eller inte, och jag tycker att det är farligt att stå still. Det finns stora möjligheter på detta tåg att driva spännande projekt, agera med vision och smidighet, och stärka och framtidssäkra din roll som assistent eller stabschef.

Modern mötesorganisation

Hur ser du på möjligheterna för modern mötesorganisation?

I många företag är mötesorganisationen fortfarande mycket papperstung. Det finns ofta inga tydliga processer och roller, vilket är särskilt utmanande i hybridmiljöer. Dagordningar och format är ofta inte väl genomtänkta, det finns ingen medmoderator för chatten i hybridmöten, och inte alla dagordningspunkter täcks. I sådana fall går effektiviteten förlorad eftersom människor tror att de kan hantera det helt ensamma.

Hur effektiva är mötena enligt dig idag?

Jag är en stor beundrare av att minska mötestiderna. Istället för 60 minuter är möten nu ofta 45 eller 50, vilket redan har effekt.

Kommunikation och organisation misslyckas dock ofta i förväg. Till exempel, var dagordningen och protokollet lagras är inte alltid väl genomtänkt. Ibland finns agendan i SharePoint, ibland i OneDrive, ibland sparad lokalt och skickas via e-post. Jag hörde nyligen talas om någon som skrev berättande minuter, vilket jag knappast kunde tro. Potentialen för effektivitet är ofta outnyttjad, och det finns många möjligheter med coaching, verktyg och automatisering.

Vad är särskilt viktigt för dig i detta ämne?

Principen om ”från chef till shaper” är särskilt viktig för mig. Executive Support Professionals kan och bör ta sina roller i egna händer genom att ständigt fråga: Var kan jag effektivisera processer? När är jag konsult? När ger jag feedback? Var pitchar jag ämnen? Vi kan vara lite djärvare och mer specifika, ta med mer statistik och siffror till bordet och uppmärksamma våra frågor.