Entrevista con Diana Brandl

Asistente ejecutiva sénior en los niveles más altos de la dirección

Un experto de oficina, orador y socio entrevistador muy solicitado

Presentamos a nuestro experto

Diana Brandl tiene casi 20 años de exitosa experiencia como asistente ejecutiva sénior en los niveles más altos de la administración, y ha trabajado para empresas como ratiopharm, Sony, Mister Spex y Babbel. Está muy implicada en la promoción del papel de los profesionales de soporte ejecutivo y ha ocupado puestos en la junta directiva y como líder regional de IMA (International Management Assistants) en Alemania.

Como autora independiente para varias editoriales y revistas profesionales, dirige seminarios y talleres y habla en conferencias nacionales e internacionales. Sus temas principales incluyen el nuevo trabajo, la marca personal, la digitalización y el liderazgo.

Como experta de oficina, oradora y socia entrevistadora muy solicitada, viaja con frecuencia tanto a nivel nacional como internacional. Su primer proyecto de libro, Chefsache Assistenza, fue publicado en octubre de 2018 por Springer Gabler. En 2020, publicó su segundo libro Die Assistenz in der Digital Transformation y el dossier Competencias futuras. Además, a principios de 2020, lanzó el primer podcast alemán del mundo para la carrera de profesionales de soporte ejecutivo, El futuro asistente, donde entrevista a antiguos asistentes y jefes de gabinete de Barack Obama, la princesa Diana, Oprah y Jeff Bezos, entre otros.

Ha sido nominada al Digital Female Leader Award y nombrada Mujer de la Semana por Global Digital Women. Trabaja con empresas de todo el mundo, da conferencias en nombre de la Cámara de Comercio (IHK), enseña en la Cámara de los Comunes y es instructora de aprendizaje en LinkedIn.

Cambio de roles de asistente: nuevas habilidades y roles

Estimada Diana, gracias por tomarse el tiempo de hablarnos hoy sobre el papel de los profesionales de apoyo ejecutivo, como los asistentes. Para empezar, he aquí una pregunta frecuente: ¿Cómo ha cambiado el trabajo en los últimos 20 años?

Es interesante que me preguntes acerca de los últimos 20 años. Hace poco reflexioné sobre el hecho de que tenía 20 años de experiencia como profesional de apoyo ejecutivo antes de trabajar por cuenta propia. Permítanme llevarlos de vuelta a la época de mi formación.

En aquel entonces, todavía aprendía taquigrafía. Aunque ya no usábamos máquinas de escribir, tenía que dominar la taquigrafía tanto del inglés como del francés. Al recordar cómo nos organizamos mi jefe y yo, me doy cuenta de lo agradecido que habría estado de tener algunas de las herramientas disponibles en la actualidad. Nuestro trabajo era tan pesado en papel que los asistentes no podían ser los buscadores de tendencias que pueden ser hoy en día. Desde explorar herramientas interesantes, gestionar la eficiencia y desarrollar habilidades futuras hasta convertirse en asistentes de trabajo ágiles, los asistentes de hoy en día pueden asumir una gran responsabilidad y propiedad.

¿Cómo pueden los profesionales de apoyo ejecutivo ejercer la propiedad de manera concreta?

La evolución de los profesionales de apoyo ejecutivo de generalistas a especialistas puede adoptar muchas formas. A menudo veo el papel del gestor cultural y del gestor que se siente bien. Si bien el liderazgo a menudo proporciona estructura, los asistentes y los jefes de gabinete pueden tener un enorme impacto interno al cubrir el aspecto cultural. Esto puede tomar forma en la mediación o en la gestión de conflictos.

También hay espacio para asumir la responsabilidad de la optimización de los procesos, especialmente en la organización de reuniones y sesiones. Dado que las reuniones son los bloques de tiempo más grandes de los calendarios, los profesionales de soporte ejecutivo pueden tener un enorme impacto en este sentido. Esto abarca desde una preparación sólida hasta la moderación de la reunión y la preparación del contenido. En nuestro mundo altamente digital, cada vez más asistentes y jefes de gabinete se dedican a estas áreas, pasando de la segunda fila a la primera. Esto me parece especialmente interesante porque aumenta la visibilidad de la marca del asistente.

Una vez dijiste que el rol está cambiando «de administrar a moldear». ¿Cuánta iniciativa se requiere?

Nos encontramos con una variedad de personalidades en este campo. Con los cambios en la inteligencia artificial y la automatización, observamos una autosuficiencia acelerada entre los ejecutivos. La nueva generación de líderes es mucho más independiente: dominan los sistemas y las herramientas pertinentes. Algunos asistentes están afrontando este cambio con la previsión necesaria, pues comprenden que muchas de las tareas tradicionales desaparecerán en los próximos años. Por este motivo, algunos asistentes están haciendo la transición a funciones de socios comerciales estratégicos, donde contribuyen a la toma de decisiones estratégicas y ayudan a definirlas.

¿Qué habilidades se han vuelto más importantes?

Actualmente hay un fuerte enfoque en las habilidades duras. Debes dominar varias aplicaciones y software, conocer las instrucciones correctas para los programas de inteligencia artificial y tener una sólida competencia digital. Los profesionales de soporte ejecutivo son muy proactivos en estas áreas. En el informe sobre el índice de inteligencia artificial, los asistentes figuraban entre las profesiones que ya estaban profundamente comprometidas con la IA. Esto me parece alentador porque pone de relieve la importancia del aprendizaje permanente en esta función. También es un recordatorio de las habilidades sociales que siguen siendo esenciales en esta profesión. La diplomacia, la inteligencia emocional y los instintos creativos son áreas en las que los humanos seguirán superando a la IA. Por eso creo que la IA y nuestras nuevas tecnologías se convertirán en el asistente del asistente. Puedes prepararte para esto, y muchos ya lo están haciendo.

El cambiante rol de apoyo ejecutivo: ¿qué hay detrás de esto?

¿Qué tan rápido avanza este proceso?

El sector de la asistencia ha tardado en adoptar la digitalización. Algunos todavía no ven la urgencia y están muy concentrados en sus jefes. La mentalidad es: «Si mi jefe no lo usa, no lo necesito». En estos casos, intento cambiar un poco las cosas. ¿Cómo sabes que tu jefe seguirá a tu lado en 10 meses?

Con el ritmo al que evoluciona el entorno laboral, es esencial adaptar y digitalizar aún más el lugar de trabajo. Esto es crucial para atraer nuevos talentos. La generación Z quiere trabajar con herramientas, quiere trabajar digitalmente y no está sola en eso. La digitalización también es clave para retener el talento existente. Desafortunadamente, esta toma de conciencia a menudo depende de las personas.

¿Ve razones estructurales para ello?

Si somos honestos, muchas empresas solo se dieron cuenta de esto durante la pandemia. Actuó como catalizador de la digitalización y, en algunos casos, las empresas ni siquiera tenían el hardware necesario para que sus profesionales de soporte ejecutivo pudieran trabajar desde casa. Afortunadamente, muchas cosas han cambiado y las condiciones estructurales ahora están alineadas con el avance de la digitalización.

Lo comparo con un tren que se mueve rápido. Todos elegimos subir o no, y creo que es peligroso quedarse quietos. Este tren ofrece grandes oportunidades para impulsar proyectos interesantes, actuar con visión y agilidad, y fortalecer y preparar tu papel como asistente o jefe de gabinete para el futuro.

Organización de reuniones moderna

¿Cómo ve las oportunidades que ofrece la organización moderna de reuniones?

En muchas empresas, la organización de reuniones sigue teniendo mucho papeleo. Con frecuencia no hay procesos ni funciones claros, lo que es especialmente difícil en entornos híbridos. Con frecuencia, las agendas y los formatos no están bien pensados, no hay un moderador para el chat en las reuniones híbridas y no se abordan todos los puntos del orden del día. En estos casos, la eficiencia se pierde porque las personas piensan que pueden manejarlo todo por sí solas.

En su opinión, ¿qué tan eficientes son las reuniones hoy en día?

Soy un gran partidario de reducir los tiempos de las reuniones. En lugar de 60 minutos, las reuniones ahora suelen durar 45 o 50 minutos, lo que ya tiene su efecto.

Sin embargo, la comunicación y la organización todavía suelen fallar por adelantado. Por ejemplo, no siempre está bien pensado dónde se guardan la agenda y las actas. A veces, la agenda está en SharePoint, a veces en OneDrive, a veces se guarda localmente y se envía por correo electrónico. Hace poco oí hablar de alguien que estaba escribiendo actas narrativas, cosa que no podía creer. El potencial de eficiencia a menudo no se aprovecha, y hay muchas posibilidades con el entrenamiento, las herramientas y la automatización.

¿Qué es particularmente importante para ti en este tema?

El principio de «de gerente a moldeador» es especialmente importante para mí. Los profesionales de soporte ejecutivo pueden y deben tomar las riendas de sus funciones preguntándose continuamente: ¿Dónde puedo agilizar los procesos? ¿Cuándo soy consultor? ¿Cuándo doy mi opinión? ¿Dónde presento los temas? Podemos ser un poco más audaces y específicos, aportar más estadísticas y números y llamar la atención sobre nuestros problemas.