Intervju med Diana Brandl

Senior Executive Assistant på toppledelsesnivå

En ettertraktet kontorekspert, foredragsholder og intervjupartner

Vi presenterer vår ekspert

Diana Brandl har nesten 20 års vellykket erfaring som Senior Executive Assistant på toppledelsesnivå, etter å ha jobbet for selskaper som ratiopharm, Sony, Mister Spex og Babbel. Hun er dypt involvert i å fremme rollen som Executive Support Professionals og har hatt stillinger i styret og som regional leder for IMA (International Management Assistants) Tyskland.

Som frilansforfatter for ulike forlag og fagblader gjennomfører hun seminarer og workshops og taler på både nasjonale og internasjonale konferanser. Hennes hovedtemaer inkluderer nytt arbeid, personlig merkevarebygging, digitalisering og lederskap.

Som en ettertraktet kontorekspert, foredragsholder og intervjupartner reiser hun ofte både innenlands og internasjonalt. Hennes første bokprosjekt, Chefsache Assistance, ble utgitt i oktober 2018 av Springer Gabler. I 2020 ga hun ut sin andre bok Assistenten i digital transformasjon og dokumentasjonen Fremtidige ferdigheter. I tillegg lanserte hun tidlig i 2020 verdens første tyske podcast for Executive Support Professionals-karrieren, Fremtidens assistent, hvor hun intervjuer tidligere assistenter og stabssjef til blant andre Barack Obama, prinsesse Diana, Oprah og Jeff Bezos.

Hun har blitt nominert til Digital Female Leader Award og kåret til ukens kvinne av Global Digital Women. Hun jobber med selskaper over hele verden, foreleser på vegne av Chamber of Commerce (IHK), underviser for Underhuset og er LinkedIn Learning Instructor.

Endring av assistentroller: Nye ferdigheter og roller

Kjære Diana, takk for at du tok deg tid til å snakke med oss i dag om rollen som Executive Support Professionals, slik som assistenter. For å starte, her er et ofte stilt spørsmål: Hvordan har jobben endret seg de siste 20 årene?

Det er interessant at du spør om de siste 20 årene - jeg har nylig reflektert over det faktum at jeg hadde 20 års erfaring som Executive Support Professional før jeg ble selvstendig næringsdrivende. La meg ta deg tilbake til tiden for treningen min.

Da lærte jeg fortsatt stenografi. Selv om vi ikke lenger brukte skrivemaskiner, måtte jeg være dyktig i stenografi for både engelsk og fransk. Når jeg ser tilbake på hvordan sjefen min og jeg organiserte oss, innser jeg hvor takknemlig jeg ville vært for å ha noen av verktøyene tilgjengelig i dag. Arbeidet vårt var så papirtungt at assistenter ikke kunne være de trendspeiderne de kan være i dag. Fra å utforske spennende verktøy, effektivitetsstyring og fremtidige ferdigheter til å videreutvikle seg til en smidig arbeidsassistent, kan dagens assistenter ta mye eierskap og ansvar.

Hvordan kan eierskap utøves konkret av Executive Support Professionals?

Utviklingen av Executive Support Professionals fra generalister til spesialister kan ta mange former. Jeg ser ofte rollen som kultursjef og feel-good manager. Mens ledelse ofte gir struktur, kan assistenter og stabssjef ha en enorm intern innvirkning ved å dekke den kulturelle siden. Dette kan ta form i mekling eller konflikthåndtering.

Det er også rom for å ta eierskap i prosessoptimalisering, spesielt i møte- og sesjonsorganisering. Siden møter er de største tidsblokkene i kalendere, kan Executive Support Professionals ha en enorm innvirkning her. Dette spenner fra solid forberedelse til moderering av møtet og forberedelse av innholdet. I vår svært digitale verden går flere og flere assistenter og stabssjef inn i disse områdene og beveger seg fra andre rad til første. Jeg synes dette er spesielt spennende fordi det øker synligheten for assistentens merke.

Du sa en gang at rollen skifter «fra å administrere til å forme.» Hvor mye initiativ kreves?

Vi møter en rekke personligheter på dette feltet. Med endringene i AI og automatisering ser vi en akselerert selvforsyning blant ledere. Den nye generasjonen ledere er mye mer uavhengige - de mestrer de relevante systemene og verktøyene. Noen assistenter møter dette skiftet med nødvendig framsyn, og forstår at mange tradisjonelle oppgaver vil falle bort de kommende årene. Av denne grunn går noen assistenter over til strategiske forretningspartnerroller, der de bidrar til og hjelper til med å forme strategiske beslutninger.

Hvilke ferdigheter har blitt viktigere?

Det er for tiden et sterkt fokus på harde ferdigheter. Du må mestre ulike apper og programvare, kjenne de riktige instruksjonene for AI-programmer, og ha solid digital kompetanse. Executive Support Professionals er veldig proaktive på disse områdene. I AI-indeksrapporten ble assistenter oppført blant yrkene som allerede er dypt engasjert i AI. Jeg synes det er oppmuntrende fordi det fremhever viktigheten av livslang læring i denne rollen. Det er også en påminnelse om de myke ferdighetene som fortsatt er viktige i dette yrket. Diplomati, emosjonell intelligens og kreative instinkter er områder der mennesker fortsatt vil overgå AI. Derfor tror jeg AI og våre nye teknologier vil bli assistentens assistent. Du kan forberede deg på dette - og mange er det allerede.

Den skiftende lederstøtterollen: Hva ligger bak det?

Hvor raskt beveger denne prosessen seg?

Assistentsektoren har vært treg med å ta i bruk digitalisering. Noen ser fortsatt ikke at det haster og er veldig fokusert på sjefene sine. Mentaliteten er: «Hvis sjefen min ikke bruker den, trenger jeg den ikke.» I disse tilfellene prøver jeg å riste opp ting litt. Hvordan vet du at sjefen din fortsatt vil være ved din side om 10 måneder?

Med tempoet som arbeidsmiljøet utvikler seg i, er det viktig å tilpasse og digitalisere arbeidsplassen ytterligere. Dette er avgjørende for å tiltrekke seg nye talenter. Generasjon Z ønsker å jobbe med verktøy, de vil jobbe digitalt, og de er ikke alene om det. Digitalisering er også nøkkelen til å beholde eksisterende talent. Dessverre er denne erkjennelsen ofte avhengig av enkeltpersoner.

Ser du strukturelle årsaker til dette?

Hvis vi er ærlige, våknet mange selskaper bare til dette under pandemien. Det fungerte som en katalysator for digitalisering, og i noen tilfeller hadde selskaper ikke engang den nødvendige maskinvaren for å la deres Executive Support Professionals jobbe hjemmefra. Heldigvis har mye endret seg, og strukturelle forhold er nå på linje med fremrykkende digitalisering.

Jeg sammenligner det med et raskt tog. Vi velger alle om vi skal fortsette eller ikke, og jeg tror det er farlig å stå stille. Det er store muligheter på dette toget til å drive spennende prosjekter, handle med visjon og smidighet, og styrke og fremtidssikre din rolle som assistent eller stabssjef.

Moderne møteorganisasjon

Hvordan ser du mulighetene for moderne møteorganisering?

I mange selskaper er møteorganisasjonen fortsatt veldig papirtung. Det er ofte ingen klare prosesser og roller, noe som er spesielt utfordrende i hybridinnstillinger. Dagsordener og formater er ofte ikke gjennomtenkt, det er ingen medmoderator for chatten i hybridmøter, og ikke alle agendaposter blir dekket. I slike tilfeller går effektiviteten tapt fordi folk tror de kan takle det helt alene.

Etter din mening, hvor effektive er møtene i dag?

Jeg er en stor tilhenger av å redusere møtetider. I stedet for 60 minutter er møtene nå ofte 45 eller 50, noe som allerede har effekt.

Kommunikasjon og organisering mislykkes imidlertid ofte på forhånd. For eksempel, hvor dagsordenen og referatene er lagret, er ikke alltid godt gjennomtenkt. Noen ganger er agendaen i SharePoint, noen ganger i OneDrive, noen ganger lagret lokalt og sendt via e-post. Jeg har nylig hørt om noen som skrev fortellende minutter, som jeg knapt kunne tro. Potensialet for effektivitet er ofte uutnyttet, og det er mange muligheter med coaching, verktøy og automatisering.

Hva er spesielt viktig for deg om dette emnet?

Prinsippet om «fra leder til shaper» er spesielt viktig for meg. Executive Support Professionals kan og bør ta rollene sine i egne hender ved kontinuerlig å spørre: Hvor kan jeg effektivisere prosesser? Når er jeg konsulent? Når gir jeg tilbakemelding? Hvor pitcher jeg emner? Vi kan være litt dristigere og mer spesifikke, ta med mer statistikk og tall til bordet, og trekke oppmerksomhet til problemene våre.