Entretien avec Diana Brandl

Assistante exécutive senior aux plus hauts niveaux de direction

Un expert de bureau, un conférencier et un partenaire d'entretien recherché

Présentation de notre expert

Diana Brandl possède près de 20 ans d'expérience réussie en tant qu'assistante de direction senior à des niveaux de direction élevés, ayant travaillé pour des sociétés telles que Ratiopharm, Sony, Mister Spex et Babbel. Elle est profondément impliquée dans la promotion du rôle des professionnels du soutien aux cadres et a occupé des postes au sein du conseil d'administration et en tant que responsable régionale de l'IMA (International Management Assistants) Allemagne.

En tant qu'auteure indépendante pour divers éditeurs et magazines professionnels, elle anime des séminaires et des ateliers et prend la parole lors de conférences nationales et internationales. Ses principaux sujets incluent le nouveau travail, l'image de marque personnelle, la numérisation et le leadership.

En tant qu'experte de bureau, conférencière et partenaire d'entretien recherchée, elle voyage fréquemment au pays et à l'étranger. Son premier projet de livre, Chefache Assistenz, a été publié en octobre 2018 par Springer Gabler. En 2020, elle a publié son deuxième livre L'assistance à la transformation numérique et le dossier Compétences futures. De plus, début 2020, elle a lancé le premier podcast allemand au monde consacré à la carrière des professionnels du soutien aux cadres, Le futur assistant, où elle interviewe d'anciens assistants et chefs de cabinet de Barack Obama, de la princesse Diana, d'Oprah et de Jeff Bezos, entre autres.

Elle a été nominée pour le Digital Female Leader Award et nommée Femme de la semaine par Global Digital Women. Elle travaille avec des entreprises du monde entier, donne des conférences pour le compte de la Chambre de commerce (IHK), enseigne pour la Chambre des communes et est formatrice LinkedIn Learning.

Évolution des rôles des assistants : nouvelles compétences et nouveaux rôles

Chère Diana, merci d'avoir pris le temps de nous parler aujourd'hui du rôle des professionnels du soutien aux cadres, tels que les assistants. Pour commencer, voici une question fréquemment posée : Comment le travail a-t-il évolué au cours des 20 dernières années ?

Il est intéressant que vous posiez une question sur les 20 dernières années. J'ai récemment réfléchi au fait que j'avais 20 ans d'expérience en tant que professionnelle du soutien aux cadres avant de devenir indépendante. Je vais vous ramener à l'époque de mon entraînement.

À l'époque, j'apprenais encore la sténographie. Même si nous n'utilisions plus de machines à écrire, je devais maîtriser la sténographie en anglais et en français. En repensant à la façon dont mon patron et moi nous sommes organisés, je me rends compte à quel point j'aurais été reconnaissante de disposer de certains des outils disponibles aujourd'hui. Notre travail était tellement chargé en papier que les assistants ne pouvaient pas être les éclaireurs de tendances qu'ils peuvent être aujourd'hui. Qu'il s'agisse d'explorer des outils passionnants, de gérer l'efficacité et de développer des compétences futures ou de devenir un assistant de travail agile, les assistants d'aujourd'hui peuvent assumer une grande part de responsabilité.

Comment les professionnels du soutien aux cadres peuvent-ils exercer concrètement la propriété ?

L'évolution des professionnels du soutien aux cadres, du statut de généralistes à celui de spécialistes, peut prendre de nombreuses formes. Je vois souvent le rôle d'un responsable de la culture et d'un responsable du bien-être. Alors que le leadership fournit souvent une structure, les assistants et les chefs d'état-major peuvent avoir un impact interne énorme en couvrant l'aspect culturel. Cela peut prendre la forme d'une médiation ou d'une gestion des conflits.

Il est également possible de s'approprier l'optimisation des processus, notamment en ce qui concerne l'organisation des réunions et des sessions. Étant donné que les réunions constituent les périodes les plus longues des calendriers, les professionnels du soutien aux cadres peuvent avoir un impact considérable à cet égard. Cela va d'une préparation solide à la modération de la réunion et à la préparation du contenu. Dans notre monde hautement numérique, de plus en plus d'assistants et de chefs d'état-major entrent dans ces domaines, passant du deuxième au premier rang. Je trouve cela particulièrement intéressant car cela augmente la visibilité de la marque de l'assistant.

Vous avez dit un jour que le rôle était en train de passer « de la gestion à la mise en forme ». Quel est le degré d'initiative requis ?

Nous rencontrons de nombreuses personnalités dans ce domaine. Avec l'évolution de l'IA et de l'automatisation, nous constatons une autosuffisance accélérée des dirigeants. La nouvelle génération de leaders est beaucoup plus indépendante : elle maîtrise les systèmes et outils pertinents. Certains assistants font face à cette évolution avec la clairvoyance nécessaire, sachant que de nombreuses tâches traditionnelles seront supprimées dans les années à venir. C'est pourquoi certains assistants sont en train de devenir des partenaires commerciaux stratégiques, où ils contribuent aux décisions stratégiques et les aident à les façonner.

Quelles compétences sont devenues plus importantes ?

L'accent est actuellement mis sur les compétences techniques. Vous devez maîtriser diverses applications et logiciels, connaître les bonnes instructions pour les programmes d'IA et posséder de solides compétences numériques. Les professionnels du soutien aux cadres sont très proactifs dans ces domaines. Dans le rapport AI Index, les assistants figuraient parmi les professions déjà profondément engagées dans l'IA. Je trouve cela encourageant car cela met en évidence l'importance de l'apprentissage tout au long de la vie dans ce rôle. C'est également un rappel des compétences générales qui restent essentielles dans ce métier. La diplomatie, l'intelligence émotionnelle et les instincts créatifs sont des domaines dans lesquels les humains surpasseront encore l'IA. C'est pourquoi je pense que l'IA et nos nouvelles technologies deviendront les assistants de l'assistant. Vous pouvez vous y préparer, et beaucoup le font déjà.

L'évolution du rôle de soutien à la direction : qu'est-ce qui la sous-tend ?

À quelle vitesse ce processus évolue-t-il ?

Le secteur des services auxiliaires a mis du temps à adopter la numérisation. Certains ne voient toujours pas l'urgence et sont très concentrés sur leurs patrons. La mentalité est la suivante : « Si mon patron ne l'utilise pas, je n'en ai pas besoin ». Dans ces cas, j'essaie de changer un peu les choses. Comment savez-vous que votre patron sera toujours à vos côtés dans 10 mois ?

Compte tenu du rythme auquel l'environnement de travail évolue, il est essentiel de l'adapter et de le numériser davantage. C'est essentiel pour attirer de nouveaux talents. La génération Z veut travailler avec des outils, elle veut travailler numériquement, et elle n'est pas la seule à le faire. La numérisation est également essentielle pour conserver les talents existants. Malheureusement, cette prise de conscience dépend souvent des individus.

Y voyez-vous des raisons structurelles ?

Pour être honnête, de nombreuses entreprises n'en ont pris conscience que pendant la pandémie. Cela a servi de catalyseur à la numérisation et, dans certains cas, les entreprises ne disposaient même pas du matériel nécessaire pour permettre à leurs professionnels du soutien aux cadres de travailler à domicile. Heureusement, beaucoup de choses ont changé et les conditions structurelles sont désormais alignées sur les progrès de la numérisation.

Je le compare à un train rapide. Nous choisissons tous de nous entendre ou non, et je pense qu'il est dangereux de rester immobile. Ce train offre de grandes opportunités pour mener à bien des projets passionnants, agir avec vision et agilité, et renforcer et pérenniser votre rôle d'assistant ou de chef de cabinet.

Organisation de réunions moderne

Comment envisagez-vous les opportunités d'une organisation de réunions moderne ?

Dans de nombreuses entreprises, l'organisation de réunions nécessite encore beaucoup de papier. Les processus et les rôles ne sont souvent pas clairement définis, ce qui est particulièrement difficile dans les environnements hybrides. Les ordres du jour et les formats ne sont souvent pas bien pensés, il n'y a pas de co-modérateur pour le chat lors des réunions hybrides et tous les points de l'ordre du jour ne sont pas abordés. Dans de tels cas, l'efficacité est perdue parce que les gens pensent pouvoir y faire face seuls.

À votre avis, quelle est l'efficacité des réunions aujourd'hui ?

Je suis un fervent partisan de la réduction des temps de réunion. Au lieu de 60 minutes, les réunions durent désormais souvent 45 ou 50 minutes, ce qui a déjà un effet.

Cependant, la communication et l'organisation échouent encore souvent à l'avance. Par exemple, l'emplacement de l'agenda et des procès-verbaux n'est pas toujours bien pensé. Parfois, l'agenda se trouve dans SharePoint, parfois dans OneDrive, parfois enregistré localement et envoyé par e-mail. J'ai récemment entendu parler de quelqu'un qui écrivait des comptes rendus narratifs, ce que j'ai du mal à croire. Le potentiel d'efficacité est souvent inexploité et le coaching, les outils et l'automatisation offrent de nombreuses possibilités.

Qu'est-ce qui est particulièrement important pour vous à ce sujet ?

Le principe « du manager au shaper » est particulièrement important pour moi. Les professionnels du soutien aux cadres peuvent et doivent prendre leur rôle en main en se demandant continuellement : Comment puis-je rationaliser les processus ? Quand suis-je consultant ? Quand dois-je donner mon avis ? Où puis-je présenter des sujets ? Nous pouvons être un peu plus audacieux et plus précis, apporter plus de statistiques et de chiffres et attirer l'attention sur nos problèmes.