Intervista con Diana Brandl

Assistente esecutivo senior ai massimi livelli dirigenziali

Un ricercato esperto di ufficio, relatore e partner per interviste

Ti presentiamo il nostro esperto

Diana Brandl ha quasi 20 anni di esperienza di successo come Senior Executive Assistant a livelli dirigenziali di alto livello, avendo lavorato per aziende come ratiopharm, Sony, Mister Spex e Babbel. È profondamente coinvolta nella promozione del ruolo degli Executive Support Professionals e ha ricoperto posizioni nel consiglio di amministrazione e come leader regionale per IMA (International Management Assistants) Germany.

Come autrice freelance per vari editori e riviste professionali, conduce seminari e workshop e parla a conferenze nazionali e internazionali. I suoi argomenti principali includono New Work, Personal Branding, Digitalizzazione e Leadership.

In qualità di ricercata esperta d'ufficio, relatrice e partner per interviste, viaggia spesso sia a livello nazionale che internazionale. Il suo primo progetto di libro, Chefsache Assistenz, è stato pubblicato nell'ottobre 2018 da Springer Gabler. Nel 2020, ha pubblicato il suo secondo libro L'assistenza nella trasformazione digitale e il dossier Competenze future. Inoltre, all'inizio del 2020, ha lanciato il primo podcast tedesco al mondo per la carriera di Executive Support Professionals, L'assistente del futuro, dove intervista ex assistenti e capi di gabinetto di Barack Obama, la principessa Diana, Oprah e Jeff Bezos, tra gli altri.

È stata nominata per il Digital Female Leader Award e nominata Donna della settimana da Global Digital Women. Lavora con aziende di tutto il mondo, tiene conferenze per conto della Camera di Commercio (IHK), insegna per la Camera dei Comuni ed è una LinkedIn Learning Instructor.

Modifica dei ruoli degli assistenti: nuove competenze e ruoli

Cara Diana, grazie per aver dedicato del tempo a parlarci oggi del ruolo dei professionisti del supporto esecutivo, come gli assistenti. Per iniziare, ecco una domanda frequente: come è cambiato il lavoro negli ultimi 20 anni?

È interessante che tu mi chieda degli ultimi 20 anni: recentemente ho riflettuto sul fatto che avevo 20 anni di esperienza come Executive Support Professional prima di diventare un lavoratore autonomo. Permettetemi di riportarvi all'epoca della mia formazione.

Allora, imparavo ancora la stenografia. Sebbene non usassimo più le macchine da scrivere, dovevo essere abile nell'abbreviazione sia dell'inglese che del francese. Ripensando a come ci siamo organizzati io e il mio capo, mi rendo conto di quanto sarei stata grata di avere alcuni degli strumenti disponibili oggi. Il nostro lavoro richiedeva così tanti documenti cartacei che gli assistenti non potevano essere i trend scout che possono essere oggi. Dall'esplorazione di strumenti entusiasmanti, alla gestione dell'efficienza e alle competenze future fino all'ulteriore sviluppo in un assistente di lavoro agile, gli assistenti di oggi possono assumersi molte responsabilità e responsabilità.

In che modo la proprietà può essere esercitata concretamente dai professionisti del supporto esecutivo?

L'evoluzione dei professionisti del supporto esecutivo da generalisti a specialisti può assumere molte forme. Vedo spesso il ruolo del responsabile della cultura e del responsabile del benessere. Sebbene la leadership spesso fornisca una struttura, gli assistenti e i capi di gabinetto possono avere un enorme impatto interno coprendo il lato culturale. Questo può prendere forma nella mediazione o nella gestione dei conflitti.

C'è anche spazio per assumersi la responsabilità dell'ottimizzazione dei processi, in particolare nell'organizzazione di riunioni e sessioni. Poiché le riunioni sono gli intervalli di tempo più lunghi nei calendari, i professionisti del supporto esecutivo possono avere un impatto enorme in questo senso. Si va da una solida preparazione alla moderazione della riunione e alla preparazione del contenuto. Nel nostro mondo altamente digitale, sempre più assistenti e capi di gabinetto entrano in queste aree, passando dalla seconda fila alla prima. Lo trovo particolarmente interessante perché aumenta la visibilità del marchio dell'assistente.

Una volta hai detto che il ruolo sta passando «dalla gestione alla formazione». Quanta iniziativa è richiesta?

Incontriamo una varietà di personalità in questo campo. Con i cambiamenti nell'intelligenza artificiale e nell'automazione, assistiamo a un'autosufficienza accelerata tra i dirigenti. La nuova generazione di leader è molto più indipendente: padroneggia i sistemi e gli strumenti pertinenti. Alcuni assistenti stanno affrontando questo cambiamento con la necessaria lungimiranza, comprendendo che molti compiti tradizionali scompariranno nei prossimi anni. Per questo motivo, alcuni assistenti stanno passando a ruoli strategici di partner commerciali, in cui contribuiscono e aiutano a definire le decisioni strategiche.

Quali competenze sono diventate più importanti?

Attualmente c'è una forte attenzione alle hard skills. Devi padroneggiare varie app e software, conoscere le istruzioni giuste per i programmi di intelligenza artificiale e avere una solida competenza digitale. I professionisti dell'assistenza esecutiva sono molto proattivi in queste aree. Nell'AI Index Report, gli assistenti sono stati elencati tra le professioni già profondamente impegnate nell'IA. Lo trovo incoraggiante perché evidenzia l'importanza dell'apprendimento permanente in questo ruolo. È anche un promemoria delle competenze trasversali che rimangono essenziali in questa professione. La diplomazia, l'intelligenza emotiva e gli istinti creativi sono aree in cui gli umani continueranno a superare l'IA. Ecco perché credo che l'intelligenza artificiale e le nostre nuove tecnologie diventeranno l'assistente dell'assistente. Puoi prepararti per questo, e molti lo sono già.

Il cambiamento del ruolo del supporto esecutivo: cosa c'è dietro?

Quanto velocemente si sta muovendo questo processo?

Il settore degli assistenti è stato lento nell'adottare la digitalizzazione. Alcuni non ne vedono ancora l'urgenza e sono molto concentrati sui loro capi. La mentalità è: «Se il mio capo non lo usa, non ne ho bisogno». In questi casi, cerco di scuotere un po' le cose. Come fai a sapere che il tuo capo sarà ancora al tuo fianco tra 10 mesi?

Con il ritmo con cui l'ambiente di lavoro si sta evolvendo, è essenziale adattarlo e digitalizzarlo ulteriormente. Questo è fondamentale per attirare nuovi talenti. La generazione Z vuole lavorare con gli strumenti, vuole lavorare in digitale e non è la sola a farlo. La digitalizzazione è fondamentale anche per trattenere i talenti esistenti. Sfortunatamente, questa realizzazione dipende spesso dagli individui.

Vedete ragioni strutturali per questo?

Se siamo onesti, molte aziende se ne sono accorte solo durante la pandemia. Ha agito da catalizzatore per la digitalizzazione e, in alcuni casi, le aziende non disponevano nemmeno dell'hardware necessario per consentire ai professionisti del supporto esecutivo di lavorare da casa. Fortunatamente, molto è cambiato e le condizioni strutturali sono ora in linea con il progresso della digitalizzazione.

Lo paragono a un treno in rapido movimento. Scegliamo tutti se salire o meno, e penso che sia pericoloso stare fermi. Su questo treno ci sono grandi opportunità per portare avanti progetti entusiasmanti, agire con lungimiranza e agilità e rafforzare il proprio ruolo di assistente o capo dello staff e renderlo a prova di futuro.

Organizzazione moderna delle riunioni

Come vedi le opportunità per l'organizzazione moderna delle riunioni?

In molte aziende, l'organizzazione delle riunioni richiede ancora molta carta. Spesso non esistono processi e ruoli chiari, il che è particolarmente difficile in contesti ibridi. Le agende e i formati spesso non sono ben studiati, non c'è un co-moderatore per la chat nelle riunioni ibride e non tutti i punti all'ordine del giorno vengono trattati. In questi casi, l'efficienza si perde perché le persone pensano di poter gestire tutto da sole.

Secondo te, quanto sono efficienti le riunioni oggi?

Sono un grande fan della riduzione dei tempi delle riunioni. Invece di 60 minuti, le riunioni ora durano spesso 45 o 50, il che ha già un effetto.

Tuttavia, la comunicazione e l'organizzazione spesso falliscono ancora in anticipo. Ad esempio, il luogo in cui sono archiviati l'agenda e i verbali non è sempre ben congegnato. A volte l'agenda è in SharePoint, a volte in OneDrive, a volte salvata localmente e inviata via email. Di recente ho sentito parlare di qualcuno che ha scritto verbali narrativi, cosa che non potevo credere. Il potenziale di efficienza è spesso inutilizzato e ci sono molte possibilità con il coaching, gli strumenti e l'automazione.

Cosa è particolarmente importante per te su questo argomento?

Il principio «dal manager allo shaper» è particolarmente importante per me. Gli Executive Support Professionals possono e devono prendere in mano il proprio ruolo chiedendosi continuamente: dove posso semplificare i processi? Quando sono un consulente? Quando posso fornire un feedback? Dove posso presentare gli argomenti? Possiamo essere un po' più audaci e specifici, aggiungere più statistiche e numeri e attirare l'attenzione sui nostri problemi.