Organización de la reunión del consejo de administración de GK Software

Estudio de caso con Thomas Ecker y Sabrina Putscher

Optimice las reuniones, aumente la eficiencia y ahorre mucho tiempo

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La empresa

GK está cambiando la forma en que se experimenta la compra. Como proveedor mundial de soluciones de software basadas en la nube para el comercio minorista, GK gestiona los procesos de las tiendas y la integración de todos los canales de venta para las organizaciones minoristas de todo el mundo. Fundada en 1990 en Schöneck (Sajonia), GK ahora emplea a más de 1200 empleados en nueve países, incluidas ciudades como París, Johannesburgo y Berlín. GK desarrolla soluciones para experiencias de compra integrales, con empresas minoristas como adidas, Edeka, Lidl, Aldi, Coop (Suiza), Grupo Kuo, Hy-Vee y Walmart que confían en la innovadora tecnología minorista de GK. Con más de 550.000 instalaciones en más de 60 países, GK es una de las empresas de más rápido crecimiento del sector. Puede encontrar más información sobre la empresa en su sitio web.

El desafío

En una conversación con Thomas Ecker, jefe de personal, y Sabrina Putscher, directora de administración, hablamos sobre cómo mejoraron la organización de sus reuniones con Boardwise.

Empecemos por el principio. ¿Cómo descubriste Boardwise?

Thomas Ecker:

Fue a través de un correo electrónico de Boardwise en ese momento. Sabrina y yo estábamos reorganizándonos porque los cambios internos habían aumentado nuestra carga de trabajo y habían agregado nuevas tareas, como las actas de las reuniones. El correo electrónico de Boardwise llegó en el momento adecuado.

¿Cuáles eran los desafíos a los que se enfrentaba en ese entonces?

Thomas Ecker:

En ese momento, tuvimos cambios significativos en nuestra junta ejecutiva y en nuestra junta de supervisión. Como resultado, tuvimos más reuniones, más comités y más participantes, lo que nos llevó a Sabrina y a mí a asumir muchas tareas nuevas. Por lo tanto, nuestro objetivo era cualquier cosa que pudiera aumentar nuestra eficiencia y reducir nuestra carga de trabajo.

¿Cuáles fueron las razones para elegir Boardwise?

Sabrina Putscher:

Dada la nueva complejidad, la base de datos compartidos que proporciona Boardwise fue una gran ventaja. Es mucho más fácil hacer un seguimiento en un sistema compartido que reenviar correos electrónicos y asegurarse siempre de que se asigne a las personas adecuadas. Esto facilita el trabajo colaborativo.

Thomas Ecker:

Además, Boardwise ofrece flexibilidad y rapidez a la hora de dividir las tareas. Por ejemplo, puedo ver directamente qué tareas ya ha completado Sabrina. Boardwise nos permite tener una división de tareas más flexible.

La solución

Has estado usando Boardwise para organizar las reuniones de tu junta ejecutiva durante varias semanas. ¿Cómo utilizas Boardwise actualmente?

Thomas Ecker:

Usamos Boardwise para dos tipos diferentes de reuniones: las reuniones de la junta directiva aquí en alemán en un círculo más pequeño y las reuniones de la Junta Ejecutiva, que involucran a más participantes y son internacionales. Especialmente a la hora de organizar estas reuniones del Consejo Ejecutivo, podemos aprovechar al máximo las funcionalidades de Boardwise. Por ejemplo, hemos mejorado significativamente nuestra gestión de tareas con Boardwise.

Sabrina Putscher:

Y funciona muy bien para nuestros colegas que presentan temas para la reunión de la Junta Ejecutiva.

¿Cómo es para ti trabajar con Boardwise?

Thomas Ecker:

Gestionar nuestras tareas se ha vuelto más fácil. Por ejemplo, los procesos son más seguros y fáciles de distribuir con Boardwise.

Sabrina Putscher:

Antes, gestionábamos todo a través de correos electrónicos, hojas de Excel, documentos de Word y actualizaciones y transferencias manuales. Eso consumía más tiempo que en la actualidad. Con Boardwise, puedo ver todo de un vistazo y distribuir las decisiones, realizar un seguimiento de las tareas y actualizarlas en consecuencia con un clic. Esto, naturalmente, aumenta la transparencia para los participantes de la reunión.

¿Tienes alguna función favorita?

Sabrina Putscher:

Me gusta mucho usar Boardwise para escribir la agenda. El traslado de los puntos de la agenda y el ajuste automático de los puntos subsiguientes me parece muy útil.

Thomas Ecker:

Con la agenda, podemos planificar las reuniones y su duración mucho mejor mediante cálculos automáticos de tiempo. Es increíblemente rápido y muy útil para nosotros.

Los resultados

¿Cuánto tiempo dura? A nivel de tabla ¿salvarte?

Thomas Ecker:

Con Boardwise ahorramos mucho tiempo en las tareas previas y posteriores a la preparación. Además, funciones como los correos electrónicos automáticos nos ahorran tiempo, pero, sobre todo, siempre podemos asegurarnos de que todas las personas pertinentes reciben la información necesaria.

Por último, ¿cuál es el mejor aspecto de Boardwise para ti?

Thomas Ecker:

Me gusta especialmente la forma en que Boardwise lo guía a través de los procesos: siempre tenemos una fiabilidad absoluta en los procesos. Esto es particularmente útil cuando se preparan varias reuniones simultáneamente.

Sabrina Putscher:

Para mí, también se trata de claridad. ¿Cuándo tengo qué reuniones y en qué punto del proceso estoy procesando? Estas son preguntas que puedo responder de un vistazo con Boardwise.