Organisation des réunions du conseil d'administration de GK Software
Étude de cas avec Thomas Ecker et Sabrina Putscher
Optimisez les réunions, améliorez l'efficacité et gagnez beaucoup de temps
L'entreprise
GK est en train de changer la façon dont les achats sont vécus. En tant que fournisseur mondial de solutions logicielles basées sur le cloud pour le commerce de détail, GK gère les processus des magasins et l'intégration de tous les canaux de vente pour les organisations de vente au détail du monde entier. Fondée en 1990 à Schöneck, en Saxe, GK emploie aujourd'hui plus de 1 200 employés dans neuf pays, dont des villes telles que Paris, Johannesburg et Berlin. GK développe des solutions pour des expériences d'achat complètes, avec des entreprises de vente au détail telles qu'adidas, Edeka, Lidl, Aldi, Coop (Suisse), Grupo Kuo, Hy-Vee et Walmart qui s'appuient sur la technologie de vente innovante de GK. Avec plus de 550 000 installations dans plus de 60 pays, GK est l'une des entreprises les plus dynamiques du secteur. Vous trouverez de plus amples informations sur l'entreprise sur leur site.
Le défi
Lors d'une conversation avec Thomas Ecker, chef de cabinet, et Sabrina Putscher, responsable de l'administration, nous avons discuté de la manière dont ils ont amélioré l'organisation de leurs réunions grâce à Boardwise.
Commençons par le début. Comment avez-vous découvert Boardwise ?
Thomas Ecker :
C'était par le biais d'un e-mail de Boardwise à l'époque. Sabrina et moi étions en train de nous réorganiser car des changements internes avaient augmenté notre charge de travail et ajouté de nouvelles tâches, telles que les comptes rendus de réunions. L'e-mail de Boardwise est arrivé au bon moment.
Quels étaient les défis auxquels vous faisiez face à l'époque ?
Thomas Ecker :
À cette époque, nous avons connu des changements importants au sein de notre conseil d'administration et de notre conseil de surveillance. En conséquence, nous avons eu plus de réunions, plus de comités et plus de participants, ce qui a permis à Sabrina et moi d'assumer de nombreuses nouvelles tâches. C'est pourquoi nous nous sommes concentrés sur tout ce qui pouvait accroître notre efficacité et réduire notre charge de travail.
Quelles ont été les raisons pour lesquelles vous avez choisi Boardwise ?
Sabrina Putscher :
Compte tenu de la nouvelle complexité, la base de données partagée fournie par Boardwise constituait un avantage majeur. Il est beaucoup plus facile de faire le suivi dans un système partagé que de transférer des e-mails et de toujours s'assurer que les bonnes personnes sont enregistrées. Cela facilite le travail collaboratif.
Thomas Ecker :
Boardwise offre également flexibilité et rapidité dans la répartition des tâches. Par exemple, je peux voir directement quelles tâches Sabrina a déjà effectuées. Boardwise nous permet d'avoir une division des tâches plus flexible.
La solution
Vous utilisez Boardwise pour organiser les réunions de votre conseil d'administration depuis plusieurs semaines. Comment utilisez-vous Boardwise actuellement ?
Thomas Ecker :
Nous utilisons Boardwise pour deux types de réunions : les réunions du conseil d'administration ici en allemand dans un cercle restreint et les réunions du conseil d'administration, qui impliquent plus de participants et sont internationales. En particulier lors de l'organisation de ces réunions du Conseil d'administration, nous pouvons utiliser pleinement les fonctionnalités de Boardwise. Par exemple, nous avons considérablement amélioré notre gestion des tâches avec Boardwise.
Sabrina Putscher :
Et cela fonctionne très bien pour nos collègues qui soumettent des sujets pour la réunion du Conseil exécutif.
En quoi travailler avec Boardwise vous convient-il ?
Thomas Ecker :
La gestion de nos tâches est devenue plus facile. Par exemple, les processus sont plus sécurisés et plus faciles à distribuer avec Boardwise.
Sabrina Putscher :
Auparavant, nous traitions tout par le biais d'e-mails, de feuilles Excel, de documents Word, de mises à jour et de transferts manuels. Cela a pris plus de temps qu'aujourd'hui. Avec Boardwise, je peux tout voir en un coup d'œil et distribuer les décisions, suivre les tâches et les mettre à jour en conséquence en un clic. Cela augmente naturellement la transparence pour les participants à la réunion.
Avez-vous une fonctionnalité préférée ?
Sabrina Putscher :
J'aime beaucoup utiliser Boardwise pour rédiger l'ordre du jour. Je trouve cela très utile de déplacer les points de l'ordre du jour et d'ajuster automatiquement les points suivants.
Thomas Ecker :
Grâce à l'ordre du jour, nous pouvons mieux planifier les réunions et leur durée grâce à des calculs de temps automatiques. C'est incroyablement rapide et très utile pour nous.
Les résultats
Combien de temps dure En bord de planche te sauver ?
Thomas Ecker :
Avec Boardwise, nous gagnons beaucoup de temps lors des tâches préparatoires et post-préparatoires. De plus, des fonctions telles que les e-mails automatiques nous font gagner du temps, mais surtout, nous pouvons toujours nous assurer que toutes les personnes concernées reçoivent les informations nécessaires.
Enfin, quel est le meilleur aspect de Boardwise pour vous ?
Thomas Ecker :
J'aime particulièrement la façon dont Boardwise vous guide tout au long des processus. Nous avons toujours une fiabilité absolue des processus. Cela est particulièrement utile lors de la préparation simultanée de plusieurs réunions.
Sabrina Putscher :
Pour moi, c'est aussi une question de clarté. Quand ai-je rendez-vous et où en suis-je dans le traitement ? Ce sont des questions auxquelles je peux répondre en un coup d'œil grâce à Boardwise.
