Organizzazione delle riunioni del consiglio di amministrazione di GK Software

Caso di studio con Thomas Ecker e Sabrina Putscher

Ottimizza le riunioni, migliora l'efficienza e risparmia molto tempo

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L'azienda

GK sta cambiando il modo di fare shopping. In qualità di fornitore globale di soluzioni software basate su cloud per la vendita al dettaglio, GK gestisce i processi di vendita e l'integrazione di tutti i canali di vendita per le organizzazioni di vendita al dettaglio in tutto il mondo. Fondata nel 1990 a Schöneck, in Sassonia, GK impiega ora più di 1.200 dipendenti in nove paesi, comprese città come Parigi, Johannesburg e Berlino. GK sviluppa soluzioni per esperienze di acquisto complete, con aziende di vendita al dettaglio come adidas, Edeka, Lidl, Aldi, Coop (Svizzera), Grupo Kuo, Hy-Vee e Walmart che si affidano all'innovativa tecnologia di vendita al dettaglio di GK. Con oltre 550.000 installazioni in più di 60 paesi, GK è una delle aziende in più rapida crescita del settore. Ulteriori informazioni sull'azienda sono disponibili sul loro sito web.

La sfida

In conversazione con Thomas Ecker, capo dello staff, e Sabrina Putscher, responsabile dell'amministrazione, abbiamo discusso di come hanno migliorato l'organizzazione delle riunioni con Boardwise.

Cominciamo dall'inizio. Come ti sei imbattuto in Boardwise?

Tommaso Ecker:

In quel momento era tramite un'e-mail di Boardwise. Sabrina e io eravamo in fase di riorganizzazione perché i cambiamenti interni avevano aumentato il nostro carico di lavoro e aggiunto nuove attività, come i verbali delle riunioni. L'email di Boardwise è arrivata al momento giusto.

Quali erano le sfide che dovevi affrontare allora?

Tommaso Ecker:

A quel tempo, abbiamo subito cambiamenti significativi nel nostro consiglio di amministrazione e nel consiglio di sorveglianza. Di conseguenza, abbiamo avuto più riunioni, più comitati e più partecipanti, il che ha portato io e Sabrina ad assumere molti nuovi compiti. Pertanto, tutto ciò che poteva aumentare la nostra efficienza e ridurre il nostro carico di lavoro era il nostro obiettivo.

Quali sono stati i motivi per scegliere Boardwise?

Sabrina Putscher:

Data la nuova complessità, la base di dati condivisi fornita da Boardwise è stata un grande vantaggio. È molto più facile tenere traccia in un sistema condiviso che inoltrare email e assicurarsi sempre che le persone giuste siano sottoposte al CC. Questo facilita il lavoro collaborativo.

Tommaso Ecker:

Inoltre, Boardwise offre flessibilità e velocità nella divisione delle attività. Ad esempio, posso vedere direttamente quali attività Sabrina ha già completato. Boardwise ci consente di avere una divisione delle attività più flessibile.

La soluzione

Sono diverse settimane che utilizzi Boardwise per organizzare le riunioni del Consiglio Esecutivo. In che modo stai usando Boardwise al momento?

Tommaso Ecker:

Utilizziamo Boardwise per due diversi tipi di riunioni: le riunioni del consiglio qui in tedesco in un cerchio più piccolo e le riunioni del consiglio direttivo, che coinvolgono più partecipanti e sono internazionali. Soprattutto nell'organizzazione di queste riunioni del Consiglio Esecutivo, possiamo utilizzare appieno le funzionalità di Boardwise. Ad esempio, abbiamo migliorato significativamente la nostra gestione delle attività con Boardwise.

Sabrina Putscher:

E funziona molto bene per i nostri colleghi che presentano argomenti per la riunione del Consiglio direttivo.

Com'è lavorare con Boardwise per te?

Tommaso Ecker:

Gestire i nostri compiti è diventato più facile. Ad esempio, i processi sono più sicuri e facili da distribuire con Boardwise.

Sabrina Putscher:

Prima gestivamo tutto tramite e-mail, fogli Excel, documenti Word e aggiornamenti e trasferimenti manuali. Ciò richiedeva più tempo di quanto non lo sia oggi. Con Boardwise, posso vedere tutto a colpo d'occhio e distribuire le decisioni, tenere traccia delle attività e aggiornarle di conseguenza con un clic. Ciò aumenta naturalmente la trasparenza per i partecipanti alla riunione.

Hai una funzionalità preferita?

Sabrina Putscher:

Mi piace molto usare Boardwise per scrivere l'agenda. Lo spostamento dei punti all'ordine del giorno e l'aggiustamento automatico dei punti successivi, lo trovo molto utile.

Tommaso Ecker:

Con l'agenda, possiamo pianificare molto meglio le riunioni e la loro durata attraverso calcoli automatici dei tempi. È incredibilmente veloce e molto utile per noi.

I risultati

Quanto tempo fa Per quanto riguarda la scheda salvarti?

Tommaso Ecker:

Con Boardwise risparmiamo molto tempo nelle attività preliminari e post-preparatorie. Inoltre, funzioni come le e-mail automatiche ci fanno risparmiare tempo, ma soprattutto possiamo sempre garantire che tutte le persone interessate ricevano le informazioni necessarie.

Infine, qual è l'aspetto migliore di Boardwise per te?

Tommaso Ecker:

Mi piace particolarmente il modo in cui Boardwise ti guida attraverso i processi: abbiamo sempre un'assoluta affidabilità dei processi. Ciò è particolarmente utile quando ci si prepara per diverse riunioni contemporaneamente.

Sabrina Putscher:

Per me, si tratta anche di chiarezza. Quali sono le riunioni e a che punto sono i lavori? Queste sono domande a cui posso rispondere a colpo d'occhio con Boardwise.