Organizacja posiedzeń zarządu GK Software

Studium przypadku z Thomasem Eckerem i Sabriną Putscher

Optymalizuj spotkania, zwiększaj wydajność i oszczędzaj dużo czasu

‍

Spółka

GK zmienia sposób robienia zakupów. Jako globalny dostawca chmurowych rozwiązań oprogramowania dla handlu detalicznego, GK zarządza procesami sklepowymi i integracją wszystkich kanałów sprzedaży dla organizacji detalicznych na całym świecie. Założona w 1990 roku w Schöneck w Saksonii GK zatrudnia obecnie ponad 1200 pracowników w dziewięciu krajach, w tym w miastach takich jak Paryż, Johannesburg i Berlin. GK opracowuje rozwiązania dla kompleksowych doświadczeń zakupowych, a firmy detaliczne takie jak adidas, Edeka, Lidl, Aldi, Coop (Szwajcaria), Grupo Kuo, Hy-Vee i Walmart opierają się na innowacyjnej technologii detalicznej GK. Dzięki ponad 550 000 instalacji w ponad 60 krajach GK jest jedną z najszybciej rozwijających się firm w branży. Więcej informacji na temat firmy można znaleźć na swojej stronie internetowej.

Wyzwanie

W rozmowie z Thomasem Eckerem, szefem sztabu, i Sabriną Putscher, szefem administracji, omówiliśmy, w jaki sposób poprawili swoją organizację spotkań z Boardwise.

Zacznijmy od początku. Jak trafiłeś na Boardwise?

Thomas Ecker:

To było za pośrednictwem e-maila od Boardwise w tym czasie. Sabrina i ja byliśmy w trakcie reorganizacji, ponieważ wewnętrzne zmiany zwiększyły nasze obciążenie pracą i dodały nowe zadania, takie jak protokoły ze spotkań. E-mail Boardwise przyszedł we właściwym czasie.

Jakie były wyzwania, przed którymi stanąłeś wtedy?

Thomas Ecker:

W tym czasie mieliśmy znaczące zmiany w naszym zarządzie i radzie nadzorczej. W rezultacie mieliśmy więcej spotkań, więcej komisji i więcej uczestników, co doprowadziło do tego, że Sabrina i ja podjęliśmy wiele nowych zadań. Dlatego na wszystko, co mogłoby zwiększyć naszą wydajność i zmniejszyć obciążenie pracą, było naszym celem.

Jakie były powody wyboru Boardwise?

Sabrina Putscher:

Biorąc pod uwagę nową złożoność, wspólna podstawa danych, którą zapewnia Boardwise, była główną zaletą. Znacznie łatwiej jest śledzić we współdzielonym systemie niż przekazywanie wiadomości e-mail i zawsze upewnianie się, że właściwe osoby są CC'd. Ułatwia to współpracę.

Thomas Ecker:

Ponadto Boardwise oferuje elastyczność i szybkość dzielenia zadań. Na przykład widzę bezpośrednio, jakie zadania Sabrina już wykonała. Boardwise pozwala nam mieć bardziej elastyczny podział zadań.

Rozwiązanie

Od kilku tygodni używasz Boardwise do organizowania spotkań zarządu. Jak obecnie korzystasz z Boardwise?

Thomas Ecker:

Używamy Boardwise do dwóch różnych rodzajów spotkań: posiedzenia zarządu w mniejszym kręgu w języku niemieckim oraz posiedzenia zarządu, które angażują więcej uczestników i mają charakter międzynarodowy. Szczególnie organizując te spotkania zarządu, możemy w pełni wykorzystać funkcje Boardwise. Na przykład znacznie ulepszyliśmy zarządzanie zadaniami dzięki Boardwise.

Sabrina Putscher:

I działa bardzo dobrze dla naszych kolegów, którzy zgłaszają tematy na posiedzenie Zarządu.

Jak wygląda dla Ciebie praca z Boardwise?

Thomas Ecker:

Obsługa naszych zadań stała się łatwiejsza. Na przykład procesy są bezpieczniejsze i łatwiejsze do dystrybucji za pomocą Boardwise.

Sabrina Putscher:

Wcześniej zajmowaliśmy się wszystkim za pośrednictwem wiadomości e-mail, arkuszy Excel, dokumentów Word oraz ręcznych aktualizacji i transferów. To było bardziej czasochłonne niż dzisiaj. Dzięki Boardwise mogę zobaczyć wszystko na pierwszy rzut oka i dystrybuować decyzje, śledzić zadania i aktualizować je jednym kliknięciem. To oczywiście zwiększa przejrzystość uczestników spotkania.

Czy masz ulubioną funkcję?

Sabrina Putscher:

Naprawdę lubię używać Boardwise do pisania programu. Przenoszenie punktów porządku obrad i automatyczne dostosowywanie kolejnych punktów uważam, że jest to bardzo pomocne.

Thomas Ecker:

Dzięki agendzie możemy znacznie lepiej planować spotkania i ich czas trwania dzięki automatycznym obliczeniom czasu. Jest niezwykle szybki i bardzo pomocny dla nas.

Wyniki

Ile czasu zajmuje Wzdłuż planszy ocalić cię?

Thomas Ecker:

Dzięki Boardwise oszczędzamy dużo czasu w zadaniach przed- i poprzygotowawczych. Ponadto funkcje takie jak automatyczne e-maile oszczędzają nam czas, ale przede wszystkim zawsze możemy zapewnić, że wszystkie odpowiednie osoby otrzymają niezbędne informacje.

Wreszcie, jaki jest dla Ciebie najlepszy aspekt Boardwise?

Thomas Ecker:

Szczególnie podoba mi się sposób, w jaki Boardwise prowadzi Cię przez procesy - zawsze mamy absolutną niezawodność procesu. Jest to szczególnie przydatne podczas przygotowywania się do różnych spotkań jednocześnie.

Sabrina Putscher:

Dla mnie chodzi również o jasność. Kiedy mam posiedzenia i gdzie jestem w trakcie przetwarzania? To są pytania, na które mogę odpowiedzieć na pierwszy rzut oka dzięki Boardwise.