Casestudie: STEAG GmbH
«Vi trenger bare 1/8 av tiden.»
Selskapet
Fra 1. januar 2023 har de to uavhengige selskapene STEAG Power GmbH og Iqony GmbH omstrukturert og opererer nå under paraplyen til STEAG GmbH. Iqony konsoliderer områdene solceller, vindenergi, hydrogenaktiviteter, energiløsninger for avkarbonisering av næringer og kommuner, klimavennlig fjernvarmeforsyning, energilagring for elektrisitet og varme, samt aktiviteter innen digitalisering. STEAG Power GmbH konsoliderer kraftverksvirksomheten og bidrar dermed betydelig til forsyningssikkerheten i Tyskland. Deres andel av total elektrisitetsproduksjon i Tyskland er omtrent fem prosent. De er fortsatt forpliktet til å fase ut kullkraftproduksjon på lang sikt.
Utfordringen
I en samtale med Noemi Belker, styreassistent i STEAG GmbH, og Roman Scheuschner, leder av styrekontoret, diskuterte vi hvordan de har forbedret organiseringen av ledelsesmøtene sine ved hjelp av Boardwise og hvordan arbeidet deres har endret seg siden den gang.
Hvordan kom du over Boardwise?
Roman Scheuschner: Det var en anbefaling fra sjefen for vår juridiske avdeling. Han hadde tidligere ledet styrekontoret og var veldig imponert over Boardwise. Etter at vi så nærmere på det selv, ble vi raskt overbevist om at det ville tillate oss å gjøre arbeidet vårt bedre, mer digitalt og mer effektivt.
Hva førte deg til denne avgjørelsen?
Roman Scheuschner: Vi så også på andre løsninger. Boardwise passet imidlertid bedre for prosessene våre, var ikke overdesignet, og pris/ytelsesforholdet overbeviste oss til slutt.
Hvilke utfordringer prøvde du å løse på den tiden?
Noemi Belker: Da jeg begynte på administrasjonskontoret, la jeg merke til at malene og arbeidsflytene hadde endret seg veldig lite siden 1980-tallet. I STEAGs arkiver kunne jeg finne dokumenter som var veldig like de jeg forberedte to ganger i måneden for møtene. Jeg brukte den klassiske Microsoft Suite til dette, som Word, for eksempel. Jeg ville deretter samle deltakerne og temaene for møtet og implementere alle endringer i siste øyeblikk. Jeg måtte også beregne tiden som kreves for hvert dagsordenspunkt på nytt og gjøre justeringer deretter. For møtene våre, som finner sted hver 14. dag, tok denne prosessen omtrent en hel arbeidsdag hver gang, utelukkende dedikert til disse dokumentene. Det var tidkrevende.
Løsningen
Hvordan gjør Boardwise arbeidet ditt enklere?
Roman Scheuschner: Opprettelsen av dokumenter tar nå bare en brøkdel av tiden. Innleveringsfristen, som er gjort gjennomsiktig og konsistent for alle av Boardwise, spiller en betydelig rolle i dette. Dette gjør systemet mye mer praktisk, ettersom vi ikke lenger har så mange individuelle beslutninger å ta.
Noemi Belker: Arbeidsmengden har også gått ned for assistentene og ledelsen. Boardwise håndterer e-postkommunikasjonen angående avtaler, emner og endringer, og reduserer flommen av e-postmeldinger som vanligvis går foran slike møter.
Hva var reaksjonene på introduksjonen av Boardwise?
Noemi Belker: Boardwise håndhever disiplin på alle sider. Vi må også holde oss ansvarlige og sørge for at vi ikke manuelt legger inn emner for kollegene våre i Boardwise. Trinnet vi jobber med for tiden er hvordan vi bedre kan støtte våre ansatte i å integrere Boardwise i prosessene deres. Heldigvis er grensesnittene veldig intuitive for de fleste, inkludert oss.
Roman Scheuschner: Læringskurven for brukerne våre var også veldig bratt. Vi har svært få tilfeller der vi trenger å stille spørsmål eller gi hjelp. Fra et IT-perspektiv var det også veldig gledelig at alle våre bekymringer raskt ble adressert og tatt på alvor av Boardwise-teamet. Som et resultat var vi i stand til å tilpasse Boardwise til våre behov på veldig kort tid. Dette tilpasningsnivået er imponerende.
Hva liker du mest med Boardwise?
Noemi Belker: Vi har blitt ekstremt raske.
Roman Scheuschner: Vi har blitt kvitt det kjedelige «apearbeidet» og oppnådd absolutt kvalitetssikring i våre resolusjoner.
Resultatene
Hva bruker du Boardwise til?
Noemi Belker: Vi har nylig begynt å organisere ledelsesmøtene våre med Boardwise. I tillegg er det et ønske om å utvide Boardwise til representantstyremøter når vi er mer sikre på prosessene.
Roman Scheuschner: Samtidig har vi også andre komiteer i selskapet som ønsker å bruke Boardwise. En av dem er vårt bedriftsråd, men det er også arbeidsgrupper som har uttrykt interesse.
Hvordan vil du kvantifisere tidsbesparelsen?
Noemi Belker: For å gjøre en klar sammenligning: Uten Boardwise trengte vi en til to virkedager for forberedelse og en hel dag for referater og oppfølging. Med Boardwise er denne prosessen betydelig raskere. For et 4-timers møte tar protokollen nå bare 30 minutter, og for forberedelse trenger vi bare 1/8 av tiden.
Topp 3 grunner til Boardwise
Tilpasningsgrad:
Boardwises modulære system gjør at ulike prosesstrinn kan skreddersys veldig individuelt til selskapets behov.
Tidsbesparelser:
Manuelle, repeterende oppgaver reduseres betydelig, noe som gir mer tid til materielt arbeid.
Kommende revisjoner:
Med Boardwise kan alle referater, løsningsmaler og oppløsningslister enkelt samles inn og gjøres tilgjengelig for neste revisjon. Dette sparer tid, og det er ikke nødvendig å sende sensitive data via e-post.
