Étude de cas : STEAG GmbH

« Nous n'avons besoin que d'un huitième du temps. »

L'entreprise

Au 1er janvier 2023, les deux sociétés indépendantes STEAG Power GmbH et Iqony GmbH se sont restructurées et opèrent désormais sous l'égide de STEAG GmbH. Iqony consolide les domaines du photovoltaïque, de l'énergie éolienne, des activités liées à l'hydrogène, des solutions énergétiques pour la décarbonisation des industries et des municipalités, de l'approvisionnement en chauffage urbain respectueux du climat, du stockage d'énergie pour l'électricité et le chauffage, ainsi que des activités dans le domaine de la numérisation. STEAG Power GmbH consolide ses activités liées aux centrales électriques, contribuant ainsi de manière significative à la sécurité de l'approvisionnement en Allemagne. Leur part dans la production totale d'électricité en Allemagne est d'environ 5 %. Ils restent déterminés à éliminer progressivement la production d'électricité à partir du charbon à long terme.

Le défi

Lors d'une conversation avec Noemi Belker, assistante du conseil d'administration de STEAG GmbH, et Roman Scheuschner, chef du bureau du conseil d'administration, nous avons discuté de la manière dont ils ont amélioré l'organisation de leurs réunions de direction avec l'aide de Boardwise et de l'évolution de leur travail depuis lors.

Comment avez-vous découvert Boardwise ?

Roman Scheuschner : C'était une recommandation du responsable de notre service juridique. Il avait auparavant dirigé le bureau du conseil d'administration et a été très impressionné par Boardwise. Après l'avoir examiné de plus près, nous avons rapidement été convaincus que cela nous permettrait d'améliorer notre travail, de le rendre plus numérique et plus efficace.

Qu'est-ce qui vous a amené à prendre cette décision ?

Roman Scheuschner : Nous avons également étudié d'autres solutions. Cependant, Boardwise était mieux adapté à nos processus, n'était pas surconçu et son rapport qualité-prix nous a finalement convaincus.

Quels défis essayiez-vous de résoudre à l'époque ?

Noemi Belker : Lorsque j'ai commencé à travailler au bureau du conseil d'administration, j'ai remarqué que les modèles et les flux de travail n'avaient que très peu changé depuis les années 1980. Dans les archives du STEAG, j'ai pu trouver des documents très similaires à ceux que je préparais deux fois par mois pour les réunions. J'ai utilisé la suite Microsoft classique pour cela, comme Word, par exemple. Je compilerais ensuite les participants et les sujets de la réunion et mettrais en œuvre tous les changements de dernière minute. J'ai également dû recalculer le temps nécessaire pour chaque point de l'ordre du jour et procéder à des ajustements en conséquence. Pour nos réunions, qui ont lieu tous les 14 jours, ce processus a nécessité environ une journée complète de travail à chaque fois, consacrée uniquement à ces documents. Cela a pris beaucoup de temps.

La solution

Comment exactement Boardwise facilite-t-il votre travail ?

Roman Scheuschner : La création de documents ne prend aujourd'hui qu'une fraction de temps. La date limite de soumission, qui est rendue transparente et cohérente pour tous par Boardwise, joue un rôle important à cet égard. Cela rend le système beaucoup plus pratique, car nous n'avons plus autant de décisions individuelles à prendre.

Noemi Belker : La charge de travail a également diminué pour les assistants et la direction. Boardwise gère les communications par e-mail concernant les rendez-vous, les sujets et les changements, réduisant ainsi le flot d'e-mails qui précèdent généralement ces réunions.

Quelles ont été les réactions à l'introduction de Boardwise ?

Noemi Belker : Boardwise impose la discipline de toutes parts. Nous devons également prendre nos responsabilités et veiller à ne pas saisir manuellement des sujets pour nos collègues dans Boardwise. L'étape sur laquelle nous travaillons actuellement consiste à mieux aider nos employés à intégrer Boardwise dans leurs processus. Heureusement, les interfaces sont très intuitives pour la plupart des gens, y compris pour nous.

Roman Scheuschner : La courbe d'apprentissage de nos utilisateurs était également très abrupte. Nous avons très peu de cas où nous avons besoin de poser des questions ou de fournir de l'aide. Du point de vue informatique, il était également très agréable que toutes nos préoccupations aient été rapidement prises en compte et prises au sérieux par l'équipe de Boardwise. Ainsi, nous avons pu personnaliser Boardwise en fonction de nos besoins en très peu de temps. Ce niveau de personnalisation est impressionnant.

Qu'est-ce qui vous plaît le plus chez Boardwise ?

Noemi Belker : Nous sommes devenus extrêmement rapides.

Roman Scheuschner : Nous nous sommes débarrassés du fastidieux « travail de singe » et avons intégré une garantie de qualité absolue dans nos résolutions.

Les résultats

Pourquoi utilisez-vous Boardwise ?

Noemi Belker : Nous avons récemment commencé à organiser nos réunions de direction avec Boardwise. En outre, nous souhaitons étendre Boardwise aux réunions du conseil de surveillance une fois que nous serons plus confiants dans les processus.

Roman Scheuschner : Parallèlement, d'autres comités de l'entreprise souhaiteraient utiliser Boardwise. L'un d'entre eux est notre comité d'entreprise, mais certains groupes de travail ont également manifesté leur intérêt.

Comment quantifieriez-vous le gain de temps ?

Noemi Belker : Pour faire une comparaison claire : sans Boardwise, nous avions besoin d'un à deux jours ouvrables pour la préparation et d'une journée entière pour les procès-verbaux et le suivi. Avec Boardwise, ce processus est nettement plus rapide. Pour une réunion de 4 heures, le compte rendu ne prend plus que 30 minutes, et pour la préparation, nous n'avons besoin que d'un huitième du temps.

Les 3 principales raisons de choisir Boardwise

Degré de personnalisation :

Le système modulaire de Boardwise permet d'adapter les différentes étapes du processus de manière très individuelle aux besoins de l'entreprise.

Gain de temps :

Les tâches manuelles répétitives sont considérablement réduites, ce qui laisse plus de temps pour les travaux de fond.

Audits à venir :

Avec Boardwise, tous les procès-verbaux, modèles de résolution et listes de résolutions peuvent être facilement collectés et mis à disposition pour le prochain audit. Cela permet de gagner du temps et il n'est pas nécessaire d'envoyer des données sensibles par e-mail.