Caso di studio: STEAG GmbH
«Abbiamo bisogno solo di 1/8 del tempo».
L'azienda
A partire dal 1° gennaio 2023, le due società indipendenti STEAG Power GmbH e Iqony GmbH si sono ristrutturate e ora operano sotto l'egida di STEAG GmbH. Iqony consolida le aree del fotovoltaico, dell'energia eolica, delle attività sull'idrogeno, delle soluzioni energetiche per la decarbonizzazione di industrie e comuni, della fornitura di teleriscaldamento rispettosa del clima, dello stoccaggio di energia per elettricità e calore, nonché delle attività nel campo della digitalizzazione. STEAG Power GmbH consolida il business delle centrali elettriche, contribuendo così in modo significativo alla sicurezza dell'approvvigionamento in Germania. La loro quota sulla produzione totale di elettricità in Germania è di circa il cinque percento. Rimangono impegnati a eliminare gradualmente la produzione di energia elettrica a carbone a lungo termine.
La sfida
In una conversazione con Noemi Belker, assistente del consiglio di amministrazione di STEAG GmbH, e Roman Scheuschner, responsabile dell'ufficio del consiglio di amministrazione, abbiamo discusso di come hanno migliorato l'organizzazione delle loro riunioni di gestione con l'aiuto di Boardwise e di come il loro lavoro è cambiato da allora.
Come ti sei imbattuto in Boardwise?
Roman Scheuschner: Era una raccomandazione del capo del nostro ufficio legale. In precedenza era stato a capo del consiglio di amministrazione ed è rimasto molto colpito da Boardwise. Dopo averlo esaminato più da vicino noi stessi, ci siamo subito convinti che ci avrebbe permesso di rendere il nostro lavoro migliore, più digitale ed efficiente.
Cosa ti ha portato a questa decisione?
Roman Scheuschner: Abbiamo esaminato anche altre soluzioni. Tuttavia, Boardwise era più adatto ai nostri processi, non era eccessivamente progettato e il rapporto prezzo/prestazioni alla fine ci ha convinto.
Quali sfide stavi cercando di risolvere in quel momento?
Noemi Belker: Quando ho iniziato a lavorare nell'ufficio del consiglio di amministrazione, ho notato che i modelli e i flussi di lavoro erano cambiati molto poco dagli anni '80. Negli archivi di STEAG ho potuto trovare documenti molto simili a quelli che preparavo due volte al mese per le riunioni. Per questo ho usato la classica Microsoft Suite, come Word, ad esempio. Quindi compilerei i partecipanti e gli argomenti per la riunione e implementerei tutte le modifiche dell'ultimo minuto. Ho anche dovuto ricalcolare il tempo necessario per ogni punto dell'ordine del giorno e apportare le modifiche di conseguenza. Per le nostre riunioni, che si svolgono ogni 14 giorni, questo processo ha richiesto ogni volta circa un'intera giornata di lavoro, dedicata esclusivamente a questi documenti. Richiedeva molto tempo.
La soluzione
In che modo Boardwise semplifica esattamente il tuo lavoro?
Roman Scheuschner: La creazione di documenti richiede ora solo una frazione del tempo. La scadenza per la presentazione, resa trasparente e coerente per tutti da Boardwise, gioca un ruolo significativo in questo senso. Ciò rende il sistema molto più pratico, poiché non abbiamo più così tante decisioni individuali da prendere.
Noemi Belker: Il carico di lavoro è diminuito anche per gli assistenti e la direzione. Boardwise gestisce le comunicazioni via e-mail relative ad appuntamenti, argomenti e modifiche, riducendo il flusso di e-mail che in genere precede tali riunioni.
Quali sono state le reazioni all'introduzione di Boardwise?
Noemi Belker: Boardwise impone la disciplina da tutte le parti. Dobbiamo anche ritenerci responsabili e assicurarci di non inserire manualmente gli argomenti per i nostri colleghi in Boardwise. La fase su cui stiamo lavorando è come possiamo supportare meglio le nostre persone nell'integrazione di Boardwise nei loro processi. Fortunatamente, le interfacce sono molto intuitive per la maggior parte delle persone, noi compresi.
Roman Scheuschner: Anche la curva di apprendimento per i nostri utenti era molto ripida. Abbiamo pochissimi casi in cui abbiamo bisogno di porre domande o fornire aiuto. Dal punto di vista IT, è stato anche molto positivo che tutte le nostre preoccupazioni siano state prontamente risolte e prese sul serio dal team di Boardwise. Di conseguenza, siamo stati in grado di personalizzare Boardwise in base alle nostre esigenze in brevissimo tempo. Questo livello di personalizzazione è impressionante.
Cosa ti piace di più di Boardwise?
Noemi Belker: Siamo diventati estremamente veloci.
Roman Scheuschner: Ci siamo sbarazzati del noioso «lavoro da scimmia» e raggiunto l'assoluta garanzia della qualità nelle nostre risoluzioni.
I risultati
Per cosa usi Boardwise?
Noemi Belker: Di recente abbiamo iniziato a organizzare i nostri incontri di gestione con Boardwise. Inoltre, desideriamo estendere Boardwise alle riunioni del consiglio di sorveglianza una volta che avremo più fiducia nei processi.
Roman Scheuschner: Allo stesso tempo, abbiamo anche altri comitati in azienda che vorrebbero utilizzare Boardwise. Uno di questi è il nostro comitato aziendale, ma ci sono anche gruppi di lavoro che hanno espresso interesse.
Come quantificheresti il risparmio di tempo?
Noemi Belker: Per fare un confronto chiaro: senza Boardwise, avevamo bisogno di uno o due giorni lavorativi per la preparazione e un giorno intero per i verbali e il follow-up. Con Boardwise, questo processo è notevolmente più veloce. Per una riunione di 4 ore, i minuti ora richiedono solo 30 minuti e per la preparazione è necessario solo 1/8 del tempo.
I 3 principali motivi per scegliere Boardwise
Grado di personalizzazione:
Il sistema modulare di Boardwise consente di adattare le varie fasi del processo in modo molto individuale alle esigenze dell'azienda.
Risparmio di tempo:
Le attività manuali e ripetitive sono notevolmente ridotte, lasciando più tempo per il lavoro sostanziale.
Prossimi audit:
Con Boardwise, tutti i verbali, i modelli di risoluzione e gli elenchi di risoluzione possono essere facilmente raccolti e resi disponibili per l'audit successivo. Ciò consente di risparmiare tempo e non è necessario inviare dati sensibili via e-mail.
