Studium przypadku: STEAG GmbH

„Potrzebujemy tylko 1/8 czasu”.

Spółka

Od 1 stycznia 2023 roku dwie niezależne spółki STEAG Power GmbH i Iqony GmbH zrestrukturyzowały się i obecnie działają pod parasolem STEAG GmbH. Iqony konsoliduje obszary fotowoltaiki, energetyki wiatrowej, działalności wodorowej, rozwiązań energetycznych dla dekarbonizacji przemysłu i gmin, przyjaznych dla klimatu zaopatrzenia w ciepłownictwo, magazynowanie energii elektrycznej i ciepła, a także działania w dziedzinie cyfryzacji. STEAG Power GmbH konsoliduje działalność elektrowni, przyczyniając się tym samym znacząco do bezpieczeństwa dostaw w Niemczech. Ich udział w całkowitej produkcji energii elektrycznej w Niemczech wynosi około 5%. Pozostają zaangażowani w stopniowe wycofywanie produkcji energii węglowej w dłuższej perspektywie.

Wyzwanie

W rozmowie z Noemi Belker, Asystentem Zarządu STEAG GmbH oraz Romanem Scheuschnerem, szefem Biura Zarządu, omówiliśmy, w jaki sposób usprawnili organizację spotkań kierowniczych z pomocą Boardwise i jak zmieniła się ich praca od tego czasu.

Jak trafiłeś na Boardwise?

Roman Scheuschner: To była rekomendacja kierownika naszego działu prawnego. Wcześniej kierował biurem zarządu i był pod wielkim wrażeniem Boardwise. Po tym, jak sami przyjrzeliśmy się temu bliżej, szybko byliśmy przekonani, że pozwoli nam to uczynić naszą pracę lepszą, bardziej cyfrową i wydajniejszą.

Co doprowadziło cię do tej decyzji?

Roman Scheuschner: Przyjrzeliśmy się również innym rozwiązaniom. Jednak Boardwise lepiej pasował do naszych procesów, nie był zbyt zaprojektowany, a stosunek ceny do wydajności ostatecznie nas przekonał.

Jakie wyzwania próbowałeś rozwiązać w tamtym czasie?

Noemi Belker: Kiedy zaczynałem pracę w biurze zarządu, zauważyłem, że szablony i przepływy pracy zmieniły się bardzo niewiele od lat 80. W archiwach STEAG mogłem znaleźć dokumenty bardzo podobne do tych, które przygotowywałem dwa razy w miesiącu na spotkania. Użyłem do tego klasycznego pakietu Microsoft Suite, na przykład Word. Następnie skompilowałem uczestników i tematy spotkania i wdrożyłem wszystkie zmiany w ostatniej chwili. Musiałem również przeliczyć czas potrzebny na każdy punkt porządku obrad i odpowiednio wprowadzić korekty. W przypadku naszych spotkań, które odbywają się co 14 dni, proces ten trwał za każdym razem około całego dnia pracy, poświęconego wyłącznie tym dokumentom. To było czasochłonne.

Rozwiązanie

Jak dokładnie Boardwise ułatwia Ci pracę?

Roman Scheuschner: Tworzenie dokumentów zajmuje teraz tylko ułamek czasu. Istotną rolę odgrywa w tym termin składania wniosków, który Boardwise uczynił przejrzystym i spójnym dla wszystkich. To sprawia, że system jest znacznie bardziej praktyczny, ponieważ nie mamy już tak wielu indywidualnych decyzji do podjęcia.

Noemi Belker: Zmniejszyło się również obciążenie pracą asystentów i kierownictwa. Boardwise obsługuje komunikację e-mailową dotyczącą spotkań, tematów i zmian, zmniejszając zalew e-maili, które zwykle poprzedzają takie spotkania.

Jakie były reakcje na wprowadzenie Boardwise?

Noemi Belker: Boardwise egzekwuje dyscyplinę ze wszystkich stron. Musimy również pociągnąć za siebie odpowiedzialność i upewnić się, że nie wprowadzamy ręcznie tematów dla naszych kolegów do Boardwise. Krok, nad którym obecnie pracujemy, polega na tym, jak możemy lepiej wspierać naszych pracowników w integracji Boardwise z ich procesami. Na szczęście interfejsy są bardzo intuicyjne dla większości ludzi, w tym dla nas.

Roman Scheuschner: Krzywa uczenia się dla naszych użytkowników również była bardzo stroma. Jest bardzo niewiele przypadków, w których musimy zadawać pytania lub udzielać pomocy. Z punktu widzenia IT bardzo miło było również to, że wszystkie nasze obawy zostały szybko rozwiązane i poważnie potraktowane przez zespół Boardwise. W rezultacie byliśmy w stanie dostosować Boardwise do naszych potrzeb w bardzo krótkim czasie. Ten poziom personalizacji jest imponujący.

Co najbardziej lubisz w Boardwise?

Noemi Belker: Staliśmy się niezwykle szybcy.

Roman Scheuschner: Pozbyliśmy się żmudnej „małpiej pracy” i osiągnęliśmy absolutną gwarancję jakości w naszych postanowieniach.

Wyniki

Do czego używasz Boardwise?

Noemi Belker: Niedawno zaczęliśmy organizować spotkania kierownicze z Boardwise. Dodatkowo istnieje chęć rozszerzenia Boardwise na posiedzenia rady nadzorczej, gdy będziemy bardziej pewni procesów.

Roman Scheuschner: Jednocześnie mamy w firmie inne komitety, które chcieliby korzystać z Boardwise. Jedną z nich jest nasza rada zakładowa, ale są też grupy robocze, które wyraziły zainteresowanie.

Jak oszacowałbyś oszczędność czasu?

Noemi Belker: Aby dokonać jasnego porównania: bez Boardwise potrzebowaliśmy jednego do dwóch dni roboczych na przygotowania i całego dnia na minuty i kontynuację. Dzięki Boardwise proces ten jest znacznie szybszy. Na 4-godzinne spotkanie minuty zajmują teraz tylko 30 minut, a do przygotowania potrzebujemy tylko 1/8 czasu.

3 najważniejsze powody Boardwise

Stopień dostosowywania:

Modułowy system Boardwise pozwala na indywidualne dostosowanie różnych etapów procesu do potrzeb firmy.

Oszczędność czasu:

Ręczne, powtarzalne zadania są znacznie ograniczone, pozostawiając więcej czasu na pracę merytoryczną.

Nadchodzące audyty:

Dzięki Boardwise wszystkie protokoły, szablony rozdzielczości i listy rozdzielczości można łatwo zebrać i udostępnić do następnego audytu. Oszczędza to czas i nie ma potrzeby wysyłania poufnych danych pocztą elektroniczną.