Fallstudie: STEAG GmbH

”Vi behöver bara 1/8 av tiden.”

Företaget

Från och med den 1 januari 2023 har de två oberoende företagen STEAG Power GmbH och Iqony GmbH omstrukturerats och verkar nu under paraplyet av STEAG GmbH. Iqony konsoliderar områdena solceller, vindkraft, vätgasaktiviteter, energilösningar för avkolning av industrier och kommuner, klimatvänlig fjärrvärmeförsörjning, energilagring för el och värme samt aktiviteter inom digitalisering. STEAG Power GmbH konsoliderar kraftverksverksamheten och bidrar därmed avsevärt till försörjningstryggheten i Tyskland. Deras andel av den totala elproduktionen i Tyskland är cirka fem procent. De är fast beslutna att fasa ut koleldad kraftproduktion på lång sikt.

Utmaningen

I ett samtal med Noemi Belker, styrelseassistent för STEAG GmbH, och Roman Scheuschner, chef för styrelsen, diskuterade vi hur de har förbättrat organisationen av sina ledningsmöten med hjälp av Boardwise och hur deras arbete har förändrats sedan dess.

Hur kom du över Boardwise?

Roman Scheuschner: Det var en rekommendation från chefen för vår juridiska avdelning. Han hade tidigare lett styrelsens kontor och var mycket imponerad av Boardwise. Efter att vi själva tittat närmare på det blev vi snabbt övertygade om att det skulle göra vårt arbete bättre, mer digitalt och effektivare.

Vad ledde dig till detta beslut?

Roman Scheuschner: Vi tittade också på andra lösningar. Boardwise passade dock bättre för våra processer, var inte överdesignad och pris-prestanda-förhållandet övertygade oss slutligen.

Vilka utmaningar försökte du lösa vid den tiden?

Noemi Belker: När jag började på styrelsens kontor märkte jag att mallarna och arbetsflödena hade förändrats väldigt lite sedan 1980-talet. I STEAGs arkiv kunde jag hitta dokument som liknade dem jag förberedde två gånger i månaden för mötena. Jag använde den klassiska Microsoft Suite för detta, som Word, till exempel. Jag skulle sedan sammanställa deltagarna och ämnena för mötet och genomföra alla ändringar i sista minuten. Jag var också tvungen att räkna om den tid som krävdes för varje punkt på dagordningen och göra justeringar i enlighet därmed. För våra möten, som äger rum var 14: e dag, tog denna process ungefär en hel arbetsdag varje gång, enbart tillägnad dessa dokument. Det var tidskrävande.

Lösningen

Hur gör Boardwise ditt arbete enklare?

Roman Scheuschner: Skapandet av dokument tar nu bara en bråkdel av tiden. Inlämningsfristen, som görs transparent och konsekvent för alla av Boardwise, spelar en viktig roll i detta. Detta gör systemet mycket mer praktiskt, eftersom vi inte längre har så många individuella beslut att fatta.

Noemi Belker: Arbetsbelastningen har också minskat för assistenterna och ledningen. Boardwise hanterar e-postkommunikationen angående möten, ämnen och ändringar, vilket minskar översvämningen av e-postmeddelanden som vanligtvis föregår sådana möten.

Vilka var reaktionerna på introduktionen av Boardwise?

Noemi Belker: Boardwise upprätthåller disciplin på alla sidor. Vi måste också hålla oss ansvariga och se till att vi inte manuellt anger ämnen för våra kollegor i Boardwise. Det steg vi för närvarande arbetar med är hur vi bättre kan stödja våra medarbetare i att integrera Boardwise i deras processer. Lyckligtvis är gränssnitten mycket intuitiva för de flesta, inklusive oss.

Roman Scheuschner: Inlärningskurvan för våra användare var också mycket brant. Vi har väldigt få fall där vi behöver ställa frågor eller ge hjälp. Ur ett IT-perspektiv var det också mycket glädjande att alla våra problem snabbt togs upp och togs på allvar av Boardwise-teamet. Som ett resultat kunde vi anpassa Boardwise till våra behov på mycket kort tid. Denna nivå av anpassning är imponerande.

Vad gillar du mest med Boardwise?

Noemi Belker: Vi har blivit extremt snabba.

Roman Scheuschner: Vi har blivit av med det tråkiga ”aparbetet” och uppnått absolut kvalitetssäkring i våra resolutioner.

Resultaten

Vad använder du Boardwise till?

Noemi Belker: Vi har nyligen börjat organisera våra ledningsmöten med Boardwise. Dessutom finns det en önskan att utvidga Boardwise till styrelsemöten när vi är mer säkra på processerna.

Roman Scheuschner: Samtidigt har vi också andra kommittéer i företaget som vill använda Boardwise. En av dem är vårt företagsråd, men det finns också arbetsgrupper som har uttryckt intresse.

Hur skulle du kvantifiera tidsbesparingarna?

Noemi Belker: För att göra en tydlig jämförelse: Utan Boardwise behövde vi en till två arbetsdagar för förberedelser och en hel dag för protokoll och uppföljning. Med Boardwise är denna process betydligt snabbare. För ett 4-timmars möte tar protokollet nu bara 30 minuter, och för förberedelser behöver vi bara 1/8 av tiden.

Topp 3 skäl till Boardwise

Grad av anpassning:

Boardwise modulsystem gör det möjligt att skräddarsy olika processsteg mycket individuellt efter företagets behov.

Tidsbesparingar:

Manuella, repetitiva uppgifter reduceras avsevärt, vilket ger mer tid för materiellt arbete.

Kommande revisioner:

Med Boardwise kan alla protokoll, resolutionsmallar och resolutionslistor enkelt samlas in och göras tillgängliga för nästa granskning. Detta sparar tid och det finns inget behov av att skicka känslig data via e-post.