Caso práctico: STEAG GmbH
«Solo necesitamos 1/8 del tiempo».
La empresa
A partir del 1 de enero de 2023, las dos empresas independientes STEAG Power GmbH e Iqony GmbH se reestructuraron y ahora operan bajo el paraguas de STEAG GmbH. Iqony consolida las áreas de la energía fotovoltaica, la energía eólica, las actividades de hidrógeno, las soluciones energéticas para la descarbonización de las industrias y los municipios, el suministro de calefacción urbana respetuoso con el medio ambiente, el almacenamiento de energía para la electricidad y el calor, así como las actividades en el campo de la digitalización. STEAG Power GmbH consolida el negocio de las centrales eléctricas, contribuyendo así de manera significativa a la seguridad del suministro en Alemania. Su participación en la generación total de electricidad en Alemania es de alrededor del cinco por ciento. Mantienen su compromiso de eliminar gradualmente la generación de energía a carbón a largo plazo.
El desafío
En una conversación con Noemi Belker, asistente del consejo de administración de STEAG GmbH, y Roman Scheuschner, director de la oficina del consejo de administración, hablamos sobre cómo han mejorado la organización de sus reuniones de administración con la ayuda de Boardwise y cómo ha cambiado su trabajo desde entonces.
¿Cómo descubriste Boardwise?
Roman Scheuschner: Fue una recomendación del jefe de nuestro departamento legal. Anteriormente había dirigido la oficina del consejo de administración y quedó muy impresionado con Boardwise. Tras analizarlo más detenidamente, nos convencimos rápidamente de que nos permitiría hacer que nuestro trabajo fuera mejor, más digital y más eficiente.
¿Qué lo llevó a tomar esta decisión?
Roman Scheuschner: También analizamos otras soluciones. Sin embargo, Boardwise se adaptaba mejor a nuestros procesos, no estaba sobrediseñada y, en última instancia, la relación precio-rendimiento nos convenció.
¿Qué desafíos intentaba resolver en ese momento?
Noemi Belker: Cuando empecé en la oficina del consejo de administración, me di cuenta de que las plantillas y los flujos de trabajo habían cambiado muy poco desde la década de 1980. En los archivos de STEAG, podía encontrar documentos muy similares a los que preparaba dos veces al mes para las reuniones. Para ello usé la suite clásica de Microsoft, como Word, por ejemplo. Luego recopilaría los participantes y los temas de la reunión e implementaría todos los cambios de última hora. También tuve que recalcular el tiempo necesario para cada punto de la agenda y hacer los ajustes correspondientes. Para nuestras reuniones, que tienen lugar cada 14 días, este proceso implicaba aproximadamente un día entero de trabajo cada vez, dedicado exclusivamente a estos documentos. Llevaba mucho tiempo.
La solución
¿Cómo facilita Boardwise tu trabajo exactamente?
Roman Scheuschner: La creación de documentos ahora solo lleva una fracción del tiempo. La fecha límite de presentación, que Boardwise hace transparente y coherente para todos, desempeña un papel importante en este sentido. Esto hace que el sistema sea mucho más práctico, ya que ya no tenemos que tomar tantas decisiones individuales.
Noemi Belker: La carga de trabajo también ha disminuido para los asistentes y la dirección. Boardwise gestiona la comunicación por correo electrónico en relación con las citas, los temas y los cambios, lo que reduce la avalancha de correos electrónicos que suelen preceder a dichas reuniones.
¿Cuáles fueron las reacciones ante la introducción de Boardwise?
Noemi Belker: Boardwise impone la disciplina por todos lados. También debemos asumir la responsabilidad y asegurarnos de no introducir manualmente los temas para nuestros colegas en Boardwise. El paso en el que estamos trabajando actualmente es cómo podemos ayudar mejor a nuestra gente a integrar Boardwise en sus procesos. Afortunadamente, las interfaces son muy intuitivas para la mayoría de las personas, incluidos nosotros.
Roman Scheuschner: La curva de aprendizaje de nuestros usuarios también fue muy pronunciada. Tenemos muy pocos casos en los que necesitamos hacer preguntas o brindar ayuda. Desde el punto de vista de la TI, también fue muy satisfactorio que el equipo de Boardwise abordara con prontitud todas nuestras inquietudes y las tomara en serio. Como resultado, pudimos adaptar Boardwise a nuestras necesidades en muy poco tiempo. Este nivel de personalización es impresionante.
¿Qué es lo que más te gusta de Boardwise?
Noemi Belker: Nos hemos vuelto extremadamente rápidos.
Roman Scheuschner: Nos hemos deshecho del tedioso «trabajo de monos» y hemos logrado una garantía de calidad absoluta en nuestras resoluciones.
Los resultados
¿Para qué usas Boardwise?
Noemi Belker: Recientemente hemos empezado a organizar nuestras reuniones de gestión con Boardwise. Además, existe el deseo de extender Boardwise a las reuniones del consejo de supervisión una vez que tengamos más confianza en los procesos.
Roman Scheuschner: Al mismo tiempo, también tenemos otros comités en la empresa a los que les gustaría utilizar Boardwise. Uno de ellos es nuestro comité de empresa, pero también hay grupos de trabajo que han expresado su interés.
¿Cómo cuantificaría el ahorro de tiempo?
Noemi Belker: Para hacer una comparación clara: sin Boardwise, necesitábamos uno o dos días de trabajo para la preparación y un día entero para las actas y el seguimiento. Con Boardwise, este proceso es considerablemente más rápido. Para una reunión de 4 horas, las actas ahora solo toman 30 minutos y, para prepararnos, solo necesitamos 1/8 del tiempo.
Las 3 razones principales para elegir Boardwise
Grado de personalización:
El sistema modular de Boardwise permite que varios pasos del proceso se adapten de forma muy individual a las necesidades de la empresa.
Ahorro de tiempo:
Las tareas manuales y repetitivas se reducen significativamente, lo que deja más tiempo para el trabajo sustantivo.
Próximas auditorías:
Con Boardwise, todas las actas, plantillas de resolución y listas de resoluciones se pueden recopilar fácilmente y estar disponibles para la próxima auditoría. Esto ahorra tiempo y no es necesario enviar datos confidenciales por correo electrónico.
