Wywiad z Dianą Brandl

Starszy asystent wykonawczy na najwyższym szczeblu kierownictwa

Poszukiwany ekspert biurowy, prelegent i partner do rozmów kwalifikacyjnych

Przedstawiamy naszego eksperta

Diana Brandl ma prawie 20 lat udanego doświadczenia jako Senior Executive Assistant na najwyższym szczeblu kierownictwa, pracując dla firm takich jak ratiopharm, Sony, Mister Spex i Babbel. Jest głęboko zaangażowana w promowanie roli Executive Support Professionals i zajmowała stanowiska w zarządzie i jako lider regionalny dla IMA (International Management Assistants) Niemcy.

Jako niezależna autorka dla różnych wydawców i czasopism zawodowych prowadzi seminaria i warsztaty oraz przemawia na konferencjach krajowych i międzynarodowych. Jej główne tematy to Nowa praca, Personal Branding, Digitalizacja i Przywództwo.

Jako poszukiwany ekspert biurowy, mówca i partner do rozmów kwalifikacyjnych, często podróżuje zarówno w kraju, jak i za granicą. Jej pierwszy projekt książkowy, Pomoc Chefsache, został opublikowany w październiku 2018 roku przez Springera Gablera. W 2020 roku wydała swoją drugą książkę Pomoc w transformacji cyfrowej i dokumentacja Przyszłe umiejętności. Dodatkowo na początku 2020 roku uruchomiła pierwszy na świecie niemiecki podcast dotyczący kariery Executive Support Professionals, Przyszły asystent, gdzie przeprowadza wywiady między innymi z byłymi asystentami i szefami sztabów z Barackiem Obamą, księżną Dianą, Oprah i Jeffem Bezosom.

Została nominowana do nagrody Digital Female Leader Award i nazwana Kobietą Tygodnia przez Global Digital Women. Współpracuje z firmami na całym świecie, wykłada w imieniu Izby Handlowej (IHK), wykłada dla Izby Gmin i jest instruktorką LinkedIn Learning Instructor.

Zmiana ról asystenta: nowe umiejętności i role

Droga Diano, dziękujemy za poświęcenie czasu na dzisiejszą rozmowę z nami na temat roli specjalistów ds. wsparcia wykonawczego, takich jak asystenci. Na początek oto często zadawane pytanie: Jak zmieniła się praca w ciągu ostatnich 20 lat?

Ciekawe, że pytasz o ostatnie 20 lat - ostatnio zastanawiałem się nad faktem, że miałem 20 lat doświadczenia jako Executive Support Professional, zanim zostałem samozatrudniony. Pozwól, że wrócę do czasu mojego treningu.

Wtedy wciąż uczyłem się stenografii. Chociaż nie używaliśmy już maszyn do pisania, musiałem biegle znać skróty zarówno w języku angielskim, jak i francuskim. Patrząc wstecz na to, jak zorganizowaliśmy się z moim szefem, zdaję sobie sprawę, jak wdzięczny byłbym za posiadanie niektórych narzędzi dostępnych dzisiaj. Nasza praca była tak ciężka, że asystenci nie mogli być zwiadowcami trendów, jakimi mogą być dzisiaj. Od odkrywania ekscytujących narzędzi, zarządzania wydajnością i przyszłych umiejętności po dalszy rozwój w zwinnego asystenta pracy, dzisiejsi asystenci mogą wziąć na siebie wiele odpowiedzialności i odpowiedzialności.

W jaki sposób własność może być konkretnie wykonywana przez Executive Support Professionals?

Ewolucja specjalistów ds. wsparcia wykonawczego od specjalistów generalnych do specjalistów może przybierać wiele form. Często widzę rolę menedżera kultury i menedżera dobrego samopoczucia. Podczas gdy przywództwo często zapewnia strukturę, asystenci i szefowie sztabów mogą mieć ogromny wpływ wewnętrzny, obejmując stronę kulturową. Może to nabrać kształtu w mediacji lub zarządzaniu konfliktami.

Jest też miejsce na przejęcie odpowiedzialności w optymalizacji procesów, szczególnie w organizacji spotkań i sesji. Ponieważ spotkania są największymi blokami czasowymi w kalendarzach, Specjaliści ds. Wsparcia Wykonawczego mogą mieć tutaj ogromny wpływ. Obejmuje to od solidnego przygotowania po moderowanie spotkania i przygotowanie treści. W naszym wysoce cyfrowym świecie coraz więcej asystentów i szefów sztabów wkracza w te obszary, przechodząc z drugiego rzędu do pierwszego. Uważam to za szczególnie ekscytujące, ponieważ zwiększa widoczność marki asystenta.

Kiedyś powiedziałeś, że rola zmienia się „od zarządzania do kształtowania”. Ile inicjatywy jest potrzebna?

W tej dziedzinie spotykamy się z różnymi osobowościami. Wraz ze zmianami w sztucznej inteligencji i automatyzacji widzimy przyspieszoną samowystarczalność wśród kadry kierowniczej. Nowa generacja liderów jest znacznie bardziej niezależna — opanowuje odpowiednie systemy i narzędzia. Niektórzy asystenci napotykają tę zmianę z niezbędną przewidywaniem, rozumiejąc, że wiele tradycyjnych zadań zniknie w nadchodzących latach. Z tego powodu niektórzy asystenci przechodzą na role strategicznych partnerów biznesowych, gdzie przyczyniają się do podejmowania decyzji strategicznych i pomagają kształtować.

Jakie umiejętności stały się ważniejsze?

Obecnie duży nacisk kładziony jest na twarde umiejętności. Musisz opanować różne aplikacje i oprogramowanie, znać odpowiednie monity dla programów AI i mieć solidne kompetencje cyfrowe. Specjaliści ds. Wsparcia Wykonawczego są bardzo aktywni w tych obszarach. W raporcie AI Index asystenci zostali wymienieni wśród zawodów już głęboko zaangażowanych w sztuczną inteligencję. Uważam to za zachęcające, ponieważ podkreśla znaczenie uczenia się przez całe życie w tej roli. To także przypomnienie umiejętności miękkich, które pozostają niezbędne w tym zawodzie. Dyplomacja, inteligencja emocjonalna i kreatywne instynkty to obszary, w których ludzie nadal będą przewyższać sztuczną inteligencję. Dlatego wierzę, że sztuczna inteligencja i nasze nowe technologie staną się asystentem asystenta. Możesz się na to przygotować - a wielu już jest.

Zmieniająca się rola wsparcia wykonawczego: co się za tym kryje?

Jak szybko przebiega ten proces?

Sektor asystentów powoli przyjmuje cyfryzację. Niektórzy nadal nie widzą pilności i są bardzo skoncentrowani na swoich szefach. Mentalność brzmi: „Jeśli mój szef tego nie używa, nie potrzebuję tego”. W takich przypadkach staram się trochę wstrząsnąć. Skąd wiesz, że twój szef nadal będzie u twojego boku za 10 miesięcy?

Wraz z tempem, w jakim środowisko pracy ewoluuje, niezbędne jest dostosowanie i dalsza cyfryzacja miejsca pracy. Ma to kluczowe znaczenie dla przyciągania nowych talentów. Pokolenie Z chce pracować z narzędziami, chce pracować cyfrowo i nie są w tym same. Cyfryzacja jest również kluczem do utrzymania istniejących talentów. Niestety, ta realizacja jest często zależna od jednostek.

Czy widzisz strukturalne powody tego?

Jeśli jesteśmy szczerzy, wiele firm obudziło się na to dopiero podczas pandemii. Działał jako katalizator cyfryzacji, aw niektórych przypadkach firmy nie miały nawet niezbędnego sprzętu, aby umożliwić swoim specjalistom ds. wsparcia kierowniczego pracę w domu. Na szczęście wiele się zmieniło, a warunki strukturalne są teraz zgodne z postępującą cyfryzacją.

Porównuję to do szybko poruszającego się pociągu. Wszyscy decydujemy, czy wsiąść, czy nie, i myślę, że niebezpiecznie jest stać w miejscu. W tym pociągu są duże możliwości prowadzenia ekscytujących projektów, działania z wizją i zwinnością oraz wzmocnienia i zapewnienia przyszłości swojej roli asystenta lub szefa sztabu.

Nowoczesna organizacja spotkań

Jak widzisz możliwości nowoczesnej organizacji spotkań?

W wielu firmach organizacja spotkań jest nadal bardzo papierowa. Często nie ma jasnych procesów i ról, co jest szczególnie trudne w warunkach hybrydowych. Programy i formaty często nie są dobrze przemyślane, nie ma współmoderatora czatu na spotkaniach hybrydowych, i nie wszystkie punkty porządku obrad są omówione. W takich przypadkach wydajność jest tracona, ponieważ ludzie myślą, że mogą sobie z tym poradzić sami.

Jak efektywne są dzisiejsze spotkania?

Jestem wielkim fanem skracania czasu spotkań. Zamiast 60 minut spotkania są teraz często 45 lub 50, co już ma wpływ.

Jednak komunikacja i organizacja nadal często zawodzą z wyprzedzeniem. Na przykład miejsce, w którym przechowywane są porządek obrad i protokoły, nie zawsze jest dobrze przemyślane. Czasami program jest w programie SharePoint, czasami w OneDrive, czasami zapisywany lokalnie i wysyłany pocztą e-mail. Niedawno słyszałem o kimś piszącym minuty narracyjne, w co nie mogłem uwierzyć. Potencjał wydajności jest często niewykorzystany, a coaching, narzędzia i automatyzacja ma wiele możliwości.

Co jest dla Ciebie szczególnie ważne w tym temacie?

Zasada „od menedżera do kształtującego” jest dla mnie szczególnie ważna. Specjaliści ds. Wsparcia Wykonawczego mogą i powinni brać swoje role w swoje ręce, ciągle pytając: Gdzie mogę usprawnić procesy? Kiedy jestem konsultantem? Kiedy udzielam informacji zwrotnej? Gdzie mogę przedstawić tematy? Możemy być nieco odważniejsi i bardziej konkretni, przynieść więcej statystyk i liczb do tabeli oraz zwrócić uwagę na nasze problemy.