Tredjeparts due diligence

En viktig del av bolagsstyrning

Skydda ditt företag från juridiska, finansiella och ryktesrisker

Introduktion

När företag blir mer sammankopplade förlitar de sig alltmer på externa partners som leverantörer, leverantörer och entreprenörer för att hålla verksamheten smidig. Även om dessa relationer erbjuder strategiska fördelar, innebär de också betydande risker relaterade till efterlevnad, finansiell stabilitet, operativ tillförlitlighet och rykte. Tredjeparts due diligence (TPDD) är en avgörande process som gör det möjligt för företag att bedöma, övervaka och mildra dessa risker och säkerställa att de samarbetar med etiska och kompatibla partners.

För bolagsstyrelser och ledande befattningshavare är due diligence från tredje part inte bara ett lagkrav utan en hörnsten för sund företagsstyrning. Underlåtenhet att genomföra adekvat due diligence kan leda till betydande ekonomiska förluster, rättsliga påföljder och skador på rykte. För att effektivt hantera tredjepartsrisker måste organisationer implementera ett omfattande ramverk för due diligence som inkluderar initial screening, kontinuerlig övervakning och en strukturerad riskhanteringsstrategi.

I den här artikeln kommer vi att utforska de viktigaste riskerna som är förknippade med tredje part, det strukturerade tillvägagångssättet för due diligence, bästa praxis för styrelser och efterlevnadsteam och nya trender inom riskhantering från tredje part. Genom att förstå och tillämpa dessa principer kan organisationer skydda sina intressen och främja långsiktiga, hållbara affärspartnerskap.

Undvik kostsamma misstag och lär dig av framgångar (och misslyckanden) hos ledande företag i våra fallstudier.

Varför tredjeparts due diligence är viktigt

Due diligence från tredje part är mer än bara ett lagkrav; det är en grundläggande komponent i företagens riskhantering. Organisationer som inte genomför robusta due diligence-åtgärder kan möta:

• Regulatoriska böter och rättsliga åtgärder på grund av bristande efterlevnad av lagar mot mutor, datasekretessregler och internationella handelssanktioner.
• Ekonomiska förluster från bedrägliga aktiviteter, avtalsbrott eller affärsstörningar orsakade av opålitliga leverantörer.
• Skador på anseende till följd av oetiska metoder, dåliga arbetsförhållanden eller miljökränkningar kopplade till tredje part.
• Operativ ineffektivitet på grund av störningar i leveranskedjan, undermåliga leverantörsprestanda eller cybersäkerhetshot från externa partners.

Ett välstrukturerat due diligence-program från tredje part kan hjälpa till att minska dessa risker, förbättra bolagsstyrning och skapa starkare och mer tillförlitliga affärsrelationer.

Viktiga risker förknippade med tredje part

Att förstå riskerna med tredjepartsrelationer är det första steget i att bygga ett robust ramverk för due diligence. Dessa risker kan i stort sett kategoriseras enligt följande:

1. Juridiska risker och efterlevnadsrisker

Juridisk och lagstadgad bristande efterlevnad kan utsätta en organisation för allvarliga konsekvenser, inklusive böter, sanktioner och förlust av affärslicenser. Några av de vanligaste juridiska riskerna inkluderar:

• Anti-mutor och korruption (ABC): Lagar som Lagen om utländska korrupta metoder (FCPA) och Storbritanniens mutlag införa stränga krav på företag för att säkerställa att deras tredjepartspartners inte är engagerade i korrupta metoder. Företag måste utföra grundliga kontroller av mellanhänder, agenter och konsulter som interagerar med statliga tjänstemän.
• Dataskydd och integritet: Med regler som Allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och Kaliforniens konsumentintegritetslag (CCPA), företag måste se till att tredje part hanterar data på ett ansvarsfullt och säkert sätt. Organisationer måste kontrollera att deras leverantörer uppfyller strikta krav på databehandling och lagring.
• Sanktioner och överträdelser av exportkontroll: Företag måste se till att deras tredje parter inte svartlistas av organisationer som USA: s kontor för kontroll av utländska tillgångar (OFAC) eller Europeiska unionens sanktionslista. Att samarbeta med en sanktionerad enhet kan leda till kostsamma juridiska återverkningar och driftstörningar.

2. Finansiella risker

Finansiell instabilitet hos en tredjepartspartner kan störa verksamheten och påverka en organisations resultat. Vanliga finansiella risker inkluderar:

• Bedrägeri och penningtvätt: En ekonomiskt instabil eller obekräftad tredje part kan delta i bedrägliga transaktioner eller vara inblandad i olaglig finansiell verksamhet. Organisationer måste genomföra kriminaltekniska revisioner för att identifiera misstänkta ekonomiska beteenden.
• Kreditvärdighets- och solvensfrågor: Att samarbeta med ekonomiskt instabila leverantörer kan leda till kontraktsbrott, serviceavbrott och ekonomisk förlust. Företag bör analysera finansiella rapporter från tredje part, kreditpoäng och historiska betalningsbeteenden för att säkerställa finanspolitisk tillförlitlighet.

Vill du minimera risken? Upplev Boardwise i en gratis demo.

3. Operativa risker

Operativa risker kan direkt påverka ett företags leveranskedja, tjänsteleverans och affärskontinuitet. Dessa risker inkluderar:

• Störningar i leveranskedjan: Otillräcklig kontroll av leverantörer kan leda till förseningar, produktkvalitetsproblem eller till och med regelefterlevnad vid inköp av material. Företag bör utvärdera alternativa leverantörer för att minska potentiella risker.
• Problem med leverantörens tillförlitlighet och prestanda: En dåligt kontrollerad tredje part kan misslyckas med att leverera på nyckeltal (KPI), vilket påverkar affärsverksamheten. Servicenivåavtal (SLA) och resultatmätningar bör tydligt definieras och övervakas.
• Cybersäkerhetssårbarheter: Tredjepartsleverantörer med svaga cybersäkerhetsåtgärder kan utgöra allvarliga risker för känsliga företagsdata, vilket leder till dataintrång och rättsliga påföljder.

4. Ryktesrisker

Skador på anseende från tredje part kan få långvariga konsekvenser. Dessa risker inkluderar:

• Förening med oetiska affärsmetoder: En tredje parts engagemang i miljööverträdelser, arbetskraftsutnyttjande eller andra oetiska aktiviteter kan skada ett företags rykte. Företag bör bedöma efterlevnaden av ESG (miljö, social och styrning).
• Negativ medieexponering: Att samarbeta med fel enhet kan leda till negativ publicitet och förlust av konsumenternas förtroende. Företag bör proaktivt övervaka allmänhetens uppfattning och nyhetsrapporter om sina tredjepartspartners.

Due Diligence-processen: En strukturerad strategi

1. Riskbaserad metod för screening

Organisationer bör anta ett riskbaserat tillvägagångssätt när de bedömer tredjepartsrelationer och kategorisera dem baserat på deras potentiella risknivå:

• Lågrisk: Leverantörer som tillhandahåller icke-kritiska tjänster utan tillgång till känslig data eller operativ infrastruktur.
• Medelrisk: Leverantörer med måttlig tillgång till företagssystem eller hantering av finansiella transaktioner.
• Högrisk: Partners som är involverade i kritisk affärsverksamhet, regelefterlevnad, eller direkt engagemang med myndigheter.

2. Datainsamling och verifiering

• Företagsdokumentation och registreringar för att bekräfta juridisk status.
• Finansiella revisioner och kreditkontroller för att bedöma stabiliteten.
• Bakgrundsscreening för potentiella röda flaggor, inklusive juridiska tvister och regleringsåtgärder.

3. Avtalsskyddsåtgärder och övervakning

Kontrakten bör innehålla:

• Tydliga efterlevnadsklausuler kräver efterlevnad av juridiska och etiska normer.
• Revisionsrättigheter Tillåter periodiska granskningar.
• Uppsägningsklausuler vid överträdelser av regelefterlevnaden.

4. Löpande due diligence och kontinuerlig övervakning

• Regelbundna prestationsgranskningar och riskbedömningar.
• Utnyttjande av teknik till exempel AI-drivna riskövervakningsverktyg.
• Incidenthanteringsplanering för att effektivt hantera överträdelser.

Utforska våra fallstudier och lär dig hur toppföretag minskar riskerna och driver framgång.

Nya trender inom due diligence från tredje part

1. Ökad regleringskontroll

Regeringar över hela världen skärper reglerna kring riskhantering från tredje part, vilket kräver att företag antar strängare due diligence-praxis.

2. Integration av AI och automation

Avancerad analys, artificiell intelligens och automatiseringsverktyg förbättrar effektiviteten och noggrannheten i riskbedömningar och övervakning.

3. ESG-överväganden i due diligence

Företag införlivar ESG-kriterier i sina due diligence-ramar för att säkerställa hållbara och socialt ansvarsfulla affärsmetoder.

Slutsats

Due diligence från tredje part är en viktig del av bolagsstyrningen och hjälper organisationer att minska risker och säkerställa etiska affärsrelationer som uppfyller kraven. Genom att implementera ett strukturerat ramverk för due diligence och hålla sig före nya trender kan företag skydda sin ekonomiska integritet och rykte samtidigt som de främjar hållbara, långsiktiga affärspartnerskap.

Boardwise erbjuder en helhetslösning för att hantera styrelsemöten och säkerställa efterlevnad av bolagsstyrningsstandarder. Vår plattform effektiviserar organisationen av möten genom att integrera processer inom Microsoft Teams, vilket möjliggör effektiv ämnesregistrering, flexibel schemaläggning och automatiserad dokumentdistribution. Detta strukturerade tillvägagångssätt hjälper företag att upprätthålla grundliga register över beslutsprocesser och därigenom stödja due diligence-insatser och minska potentiella risker.

För att utforska hur Boardwise kan förbättra organisationens styrningspraxis kan du begära en Gratis demo här.