Należyta staranność osób trzecich

Kluczowy element skutecznego ładu korporacyjnego

Jak ograniczać ryzyko prawne, finansowe i reputacyjne

Wprowadzenie

W miarę jak firmy stają się coraz bardziej połączone, coraz częściej polegają na zewnętrznych partnerach, takich jak dostawcy, dostawcy i wykonawcy, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie operacji. Chociaż relacje te oferują korzyści strategiczne, wiążą się również ze znacznym ryzykiem związanym z przestrzeganiem przepisów, stabilnością finansową, niezawodnością operacyjną i reputacją. Należyta staranność osób trzecich (TPDD) jest kluczowym procesem, który umożliwia firmom ocenę, monitorowanie i ograniczanie tych zagrożeń, zapewniając im współpracę z etycznymi i zgodnymi partnerami.

W przypadku zarządów korporacyjnych i kierownictwa wykonawczego należyta staranność osób trzecich jest nie tylko wymogiem regulacyjnym, ale także kamieniem węgielnym należytego ładu korporacyjnego. Nieprzeprowadzenie odpowiedniej należytej staranności może prowadzić do znacznych strat finansowych, kar regulacyjnych i szkód na reputacji. Aby skutecznie zarządzać ryzykiem osób trzecich, organizacje muszą wdrożyć kompleksowe ramy due diligence, które obejmują wstępne badania kontrolne, ciągłe monitorowanie i ustrukturyzowane podejście do zarządzania ryzykiem.

W tym artykule omówimy kluczowe zagrożenia związane ze stronami trzecimi, ustrukturyzowane podejście do należytej staranności, najlepsze praktyki dla zarządów i zespołów ds. zgodności oraz pojawiające się trendy w zarządzaniu ryzykiem osób trzecich. Poprzez zrozumienie i stosowanie tych zasad, organizacje mogą chronić swoje interesy i wspierać długoterminowe, zrównoważone partnerstwa biznesowe.

Unikaj kosztownych błędów i ucz się na sukcesach (i porażkach) wiodących firm w naszych studiach przypadku.

Dlaczego należyta staranność osób trzecich ma znaczenie

Należyta staranność osób trzecich to coś więcej niż tylko wymóg regulacyjny; jest podstawowym elementem zarządzania ryzykiem korporacyjnym. Organizacje, które nie wdrożyły solidnych środków należytej staranności, mogą napotkać:

• Grzywny regulacyjne i działania prawne z powodu nieprzestrzegania przepisów antykorupcyjnych, przepisów dotyczących prywatności danych i międzynarodowych sankcji handlowych.
• Straty finansowe od nieuczciwych działań, naruszeń umów lub zakłóceń biznesowych spowodowanych przez niewiarygodnych dostawców.
• Uszkodzenie reputacji wynikające z nieetycznych praktyk, złych warunków pracy lub naruszeń środowiskowych związanych z osobami trzecimi.
• Nieefektywność operacyjna z powodu zakłóceń w łańcuchu dostaw, niższej wydajności dostawców lub zagrożeń cyberbezpieczeństwa stwarzanych przez partnerów zewnętrznych.

Dobrze zorganizowany program należytej staranności zewnętrznej może pomóc złagodzić to ryzyko, poprawić ładu korporacyjnego i stworzyć silniejsze, bardziej niezawodne relacje biznesowe.

Kluczowe zagrożenia związane ze stronami trzecimi

Zrozumienie ryzyka związanego z relacjami z osobami trzecimi jest pierwszym krokiem w budowaniu solidnych ram due diligence. Ryzyka te można ogólnie podzielić na następujące kategorie:

1. Ryzyko prawne i zgodne z przepisami

Nieprzestrzeganie przepisów prawnych i regulacyjnych może narazić organizację na poważne konsekwencje, w tym grzywny, sankcje i utratę licencji biznesowych. Niektóre z najczęstszych zagrożeń prawnych obejmują:

• Przeciwdziałanie przekupstwu i korupcji (ABC): Prawa takie jak Ustawa o zagranicznych praktykach korupcyjnych (FCPA) i Brytyjska ustawa o przekupstwie nałożenie rygorystycznych wymogów na przedsiębiorstwa, aby zapewnić, że ich partnerzy zewnętrzni nie są zaangażowani w praktyki korupcyjne. Firmy muszą przeprowadzać dokładne kontrole pośredników, agentów i konsultantów, którzy wchodzą w interakcje z urzędnikami rządowymi.
• Ochrona danych i prywatność: Z przepisami takimi jak Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) i Kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów (CCPA)Firmy muszą zapewnić, że strony trzecie przetwarzają dane w sposób odpowiedzialny i bezpieczny. Organizacje muszą zweryfikować, czy ich dostawcy spełniają surowe wymagania dotyczące przetwarzania i przechowywania danych.
• Sankcje i naruszenia kontroli eksportu: Firmy muszą upewnić się, że ich osoby trzecie nie są umieszczane na czarnej liście przez organizacje takie jak Biuro Kontroli Aktywów Zagranicznych Stanów Zjednoczonych (OFAC) lub Lista sankcji Unii Europejskiej. Współpraca z podmiotem objętym sankcją może skutkować kosztownymi konsekwencjami prawnymi i zakłóceniami operacyjnymi.

2. Ryzyko finansowe

Niestabilność finansowa w ramach partnera zewnętrznego może zakłócić działalność i wpłynąć na wyniki finansowe organizacji. Typowe ryzyka finansowe obejmują:

• Oszustwa i pranie brudnych pieniędzy: Niestabilna finansowo lub niezweryfikowana osoba trzecia może angażować się w nieuczciwe transakcje lub być zaangażowana w nielegalną działalność finansową. Organizacje muszą przeprowadzać audyty kryminalistyczne w celu zidentyfikowania wszelkich podejrzanych zachowań finansowych.
• Kwestie zdolności kredytowej i wypłacalności: Współpraca z niestabilnymi finansowo dostawcami może prowadzić do naruszeń umów, zakłóceń w usługach i strat finansowych. Firmy powinny analizować sprawozdania finansowe osób trzecich, wyniki kredytowe i historyczne zachowania płatnicze, aby zapewnić wiarygodność fiskalną.

Chcesz zminimalizować ryzyko? Doświadcz Boardwise w darmowym demo.

3. Ryzyko operacyjne

Ryzyko operacyjne może bezpośrednio wpływać na łańcuch dostaw firmy, świadczenie usług i ciągłość działalności. Ryzyka te obejmują:

• Przerwy w łańcuchu dostaw: Niewystarczająca weryfikacja dostawców może prowadzić do opóźnień, problemów z jakością produktu, a nawet niezgodności z przepisami w zakresie pozyskiwania materiałów. Firmy powinny oceniać alternatywnych dostawców, aby zmniejszyć potencjalne ryzyko.
• Problemy z niezawodnością i wydajnością dostawcy: Źle sprawdzona strona trzecia może nie osiągnąć kluczowych wskaźników wydajności (KPI), co wpływa na operacje biznesowe. Umowy na poziomie usług (SLA) i wskaźniki wydajności powinny być jasno określone i monitorowane.
• Luki w zabezpieczeniach cybernetycznych: Zewnętrzni dostawcy stosujący słabe środki bezpieczeństwa cybernetycznego mogą stanowić poważne zagrożenie dla wrażliwych danych firmowych, prowadząc do naruszeń danych i kar regulacyjnych.

4. Ryzyko reputacyjne

Uszkodzenie reputacji spowodowane niewłaściwym działaniem osób trzecich może mieć długotrwałe konsekwencje. Ryzyka te obejmują:

• Związek z nieetycznymi praktykami biznesowymi: Zaangażowanie osoby trzeciej w naruszenia ochrony środowiska, wyzysk pracowniczy lub inne nieetyczne działania może zaszkodzić reputacji firmy. Przedsiębiorstwa powinny ocenić zgodność z ESG (Environmental, Social and Governance).
• Negatywna ekspozycja mediów: Współpraca z niewłaściwym podmiotem może skutkować negatywną reklamą i utratą zaufania konsumentów. Firmy powinny aktywnie monitorować postrzeganie opinii publicznej i doniesienia o swoich partnerach zewnętrznych.

Proces należytej staranności: podejście ustrukturyzowane

1. Podejście przesiewowe oparte na ryzyku

Organizacje powinny przyjąć podejście oparte na ryzyku przy ocenie relacji z osobami trzecimi, kategoryzując je na podstawie potencjalnego poziomu ryzyka:

• Niskie ryzyko: Dostawcy świadczący usługi niekrytyczne bez dostępu do poufnych danych lub infrastruktury operacyjnej.
• Średnie ryzyko: Dostawcy z umiarkowanym dostępem do systemów firmowych lub obsługujących transakcje finansowe.
• Wysokie ryzyko: Partnerzy zaangażowani w krytyczne operacje biznesowe, zgodność z przepisami lub bezpośrednie zaangażowanie z agencjami rządowymi.

2. Gromadzenie i weryfikacja danych

• Dokumentacja korporacyjna i rejestracje w celu potwierdzenia statusu prawnego.
• Audyty finansowe i kontrole kredytowe Aby ocenić stabilność.
• Badanie tła w przypadku potencjalnych sygnałów ostrzegawczych, w tym sporów prawnych i działań regulacyjnych.

3. Zabezpieczenia umowne i monitorowanie

Umowy powinny obejmować:

• Wyraźne klauzule zgodności wymagające przestrzegania norm prawnych i etycznych.
• Prawa do audytu umożliwiając okresowe przeglądy.
• Klauzule wypowiedzenia w przypadku naruszeń zgodności.

4. Ciągła należyta staranność i ciągły monitoring

• Regularne przeglądy wydajności i ponownej oceny ryzyka.
• Wykorzystanie technologii takie jak narzędzia monitorowania ryzyka oparte na sztucznej inteligencji.
• Planowanie reagowania na incydenty w celu skutecznego zwalczania naruszeń.

Zapoznaj się z naszymi studiami i dowiedz się, jak najlepsze firmy mają na celu osiągnięcie sukcesu.

Trendy in the range of the content of the stars

1. Wzmocnienie kontroli regulacyjnej

Rządy on the world law of the risk of the people management, to be required by firm more rygorystycznych praktyk należytej staranności.

2. Integracja sztucznej inteligencji i automatyzacji

Zaawansowane narzędzia analityczne, sztuczna inteligencja i automatyzacja poprawiają wydajność i dokładność oceny i monitorowania.

3. Wydajność ESG w należytej staranności

Firmy włączają kryteria ESG do pracy w ramach due diligence, aby zapewnić bezpieczeństwo i społecznie odpowiedzialne praktyki biznesowe.

Wniosek

Należyta staranność osób trzecich jest istotnym elementem ładu korporacyjnego, pomagając organizacjom w zakresie etycznych, historycznych relacji biznesowych. Wdrawiając ustrukturyzowane ramy due diligence i wyprzedzając trendy, firmy mogą mieć możliwość integracji finansowej i reputacyjnej, wspierając swoje, długoterminowe partnerstwa biznesowe.

Boardwise oferuje kompleksową obsługę zarządzania pozycjonowaniem zarządu i zgodności ze standardami ładunku korporacyjnego. Nasza platforma jest organizowana przez integrację aplikacji w ramach Microsoft Teams, on the application of the theme registration, elastyczne planowanie i zautomatyzowanie dystrybucji dokumentów. To ustrukturyzowane parametry pomagają firmom w prowadzeniu dokładnej ewidencji decyzyjnej, wspierając ten sposób działania w zakresie należytej staranności i zwiększenia potencjału.

Aby to zrobić, w jaki sposób Boardwise może ulepszyć praktyki zarządzania Twoją organizacją, możesz poprosić o darmowe demo tutaj.