Debida diligencia de terceros

Un pilar esencial del gobierno corporativo

Proteja su empresa de los riesgos legales, financieros y reputacionales

Introducción

A medida que las empresas se vuelven más interconectadas, dependen cada vez más de socios externos, como vendedores, proveedores y contratistas, para que las operaciones funcionen sin problemas. Si bien estas relaciones ofrecen ventajas estratégicas, también presentan riesgos importantes relacionados con el cumplimiento, la estabilidad financiera, la confiabilidad operativa y la reputación. Debida diligencia de terceros (TPDD) es un proceso crucial que permite a las empresas evaluar, monitorear y mitigar estos riesgos, asegurándose de que interactúen con socios éticos y que cumplan con las normas.

Para las juntas directivas corporativas y el liderazgo ejecutivo, la diligencia debida de terceros no es solo un requisito reglamentario, sino una piedra angular de un buen gobierno corporativo. No llevar a cabo la debida diligencia puede ocasionar importantes pérdidas financieras, sanciones regulatorias y daños a la reputación. Para gestionar eficazmente los riesgos de terceros, las organizaciones deben implementar un marco integral de diligencia debida que incluya la evaluación inicial, la supervisión continua y un enfoque estructurado de gestión de riesgos.

En este artículo, analizaremos los principales riesgos asociados a terceros, el enfoque estructurado de la diligencia debida, las mejores prácticas para las juntas directivas y los equipos de cumplimiento, y las tendencias emergentes en la gestión de riesgos de terceros. Al comprender y aplicar estos principios, las organizaciones pueden salvaguardar sus intereses y fomentar asociaciones comerciales sostenibles a largo plazo.

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Por qué es importante la diligencia debida de terceros

La diligencia debida de terceros es más que un simple requisito reglamentario; es un componente fundamental de la gestión de riesgos corporativos. Las organizaciones que no implementan medidas sólidas de diligencia debida pueden enfrentarse a:

• Multas reglamentarias y acciones legales debido al incumplimiento de las leyes antisoborno, las normas de privacidad de datos y las sanciones comerciales internacionales.
• Pérdidas financieras por actividades fraudulentas, incumplimientos de contratos o interrupciones comerciales causadas por proveedores poco confiables.
• Daño reputacional como resultado de prácticas poco éticas, malas condiciones laborales o violaciones ambientales vinculadas a terceros.
• Ineficiencias operativas debido a interrupciones en la cadena de suministro, un desempeño deficiente de los proveedores o amenazas de ciberseguridad planteadas por socios externos.

Un programa de diligencia debida de terceros bien estructurado puede ayudar a mitigar estos riesgos, mejorar el gobierno corporativo y crear relaciones comerciales más sólidas y confiables.

Principales riesgos asociados con terceros

Comprender los riesgos que plantean las relaciones con terceros es el primer paso para crear un marco sólido de diligencia debida. Estos riesgos pueden clasificarse en términos generales de la siguiente manera:

1. Riesgos legales y de cumplimiento

El incumplimiento de las normas legales y reglamentarias puede exponer a una organización a graves consecuencias, como multas, sanciones y pérdida de licencias comerciales. Algunos de los riesgos legales más comunes incluyen:

• Lucha contra el soborno y la corrupción (ABC): Leyes como la Ley de prácticas corruptas en el extranjero (FCPA) y el Ley de soborno del Reino Unido imponen requisitos estrictos a las empresas para garantizar que sus socios externos no participen en prácticas corruptas. Las empresas deben realizar controles exhaustivos de los intermediarios, agentes y consultores que interactúan con funcionarios gubernamentales.
• Protección de datos y privacidad: Con reglamentos como el Reglamento general de protección de datos (GDPR) y el Ley de privacidad del consumidor de California (CCPA), las empresas deben garantizar que los terceros gestionen los datos de forma responsable y segura. Las organizaciones deben verificar que sus proveedores cumplan con los estrictos requisitos de procesamiento y almacenamiento de datos.
• Sanciones e infracciones del control de exportaciones: Las empresas deben asegurarse de que sus terceros no figuren en la lista negra de organizaciones como la Oficina de Control de Activos Extranjeros de los Estados Unidos (OFAC) o el Lista de sanciones de la Unión Europea. Interactuar con una entidad sancionada puede tener costosas repercusiones legales e interrupciones operativas.

2. Riesgos financieros

La inestabilidad financiera dentro de un socio externo puede interrumpir las operaciones y afectar a los resultados de una organización. Los riesgos financieros más comunes incluyen:

• Fraude y lavado de dinero: Un tercero financieramente inestable o no verificado puede participar en transacciones fraudulentas o participar en actividades financieras ilícitas. Las organizaciones deben realizar auditorías forenses para identificar cualquier comportamiento financiero sospechoso.
• Cuestiones de solvencia y solvencia: Interactuar con proveedores inestables desde el punto de vista financiero puede provocar incumplimientos de contratos, interrupciones del servicio y pérdidas financieras. Las empresas deben analizar los estados financieros, las calificaciones crediticias y los comportamientos de pago históricos de terceros para garantizar la confiabilidad fiscal.

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3. Riesgos operativos

Los riesgos operativos pueden afectar directamente a la cadena de suministro, la prestación de servicios y la continuidad empresarial de una empresa. Estos riesgos incluyen:

• Interrupciones en la cadena de suministro: Una investigación inadecuada de los proveedores puede provocar retrasos, problemas de calidad del producto o incluso el incumplimiento de las normas en el abastecimiento de materiales. Las empresas deben evaluar a los proveedores alternativos para mitigar los posibles riesgos.
• Problemas de confiabilidad y rendimiento de los proveedores: Un tercero mal investigado puede no cumplir con los indicadores clave de rendimiento (KPI), lo que repercute en las operaciones comerciales. Los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y las métricas de rendimiento deben definirse y supervisarse con claridad.
• Vulnerabilidades de ciberseguridad: Los proveedores externos con medidas de ciberseguridad débiles pueden representar graves riesgos para los datos confidenciales de la empresa, lo que puede provocar violaciones de datos y sanciones reglamentarias.

4. Riesgos reputacionales

El daño a la reputación causado por la mala conducta de terceros puede tener consecuencias duraderas. Estos riesgos incluyen:

• Asociación con prácticas comerciales poco éticas: La participación de un tercero en violaciones ambientales, explotación laboral u otras actividades poco éticas puede dañar la reputación de una empresa. Las empresas deben evaluar el cumplimiento de los criterios ESG (medioambientales, sociales y de gobernanza).
• Exposición negativa en los medios de comunicación: Asociarse con la entidad equivocada puede provocar publicidad negativa y pérdida de la confianza del consumidor. Las empresas deben monitorear de manera proactiva la percepción pública y las noticias sobre sus socios externos.

El proceso de diligencia debida: un enfoque estructurado

1. Enfoque de detección basado en el riesgo

Las organizaciones deben adoptar un enfoque basado en el riesgo al evaluar las relaciones con terceros, clasificándolas según su nivel de riesgo potencial:

• Bajo riesgo: Proveedores que brindan servicios no críticos sin acceso a datos confidenciales o infraestructura operativa.
• Riesgo medio: Proveedores con acceso moderado a los sistemas de la empresa o que gestionan transacciones financieras.
• Alto riesgo: Socios que participan en operaciones comerciales críticas, en el cumplimiento de las normativas o en la interacción directa con agencias gubernamentales.

2. Recopilación y verificación de datos

• Documentación e inscripciones corporativas para confirmar el estado legal.
• Auditorías financieras y verificaciones crediticias para evaluar la estabilidad.
• Evaluación de antecedentes para posibles señales de alerta, incluidas las disputas legales y las acciones reglamentarias.

3. Salvaguardias contractuales y supervisión

Los contratos deben incluir:

• Cláusulas de cumplimiento claras exigiendo el cumplimiento de las normas legales y éticas.
• Derechos de auditoría permitiendo revisiones periódicas.
• cláusulas de rescisión en caso de incumplimiento de la normativa.

4. Debida diligencia continua y monitoreo continuo

• Revisiones de desempeño periódicas y reevaluaciones de riesgos.
• Aprovechamiento de la tecnología como las herramientas de monitoreo de riesgos impulsadas por la IA.
• Planificación de respuesta a incidentes para hacer frente a las violaciones de manera eficaz.

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Tendencias emergentes en la debida diligencia de terceros

1. Mayor control regulatorio

Los gobiernos de todo el mundo están endureciendo las regulaciones en torno a la gestión de riesgos por parte de terceros, lo que exige a las empresas que adopten prácticas de diligencia debida más estrictas.

2. Integración de la IA y la automatización

Los análisis avanzados, la inteligencia artificial y las herramientas de automatización están mejorando la eficiencia y la precisión de las evaluaciones y el monitoreo de riesgos.

3. Consideraciones ESG en materia de diligencia debida

Las empresas están incorporando los criterios ESG en sus marcos de diligencia debida para garantizar prácticas empresariales sostenibles y socialmente responsables.

Conclusión

La diligencia debida de terceros es una parte esencial del gobierno corporativo, ya que ayuda a las organizaciones a mitigar los riesgos y garantizar relaciones comerciales éticas y conformes con las normas. Al implementar un marco estructurado de diligencia debida y mantenerse a la vanguardia de las tendencias emergentes, las empresas pueden proteger su integridad financiera y reputacional y, al mismo tiempo, fomentar asociaciones comerciales sostenibles y a largo plazo.

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