Tredjeparts due diligence

En kritisk komponent i eierstyring og selskapsledelse

Beskytt virksomheten din mot juridiske, økonomiske og omdømmerisiko

Introduksjon

Etter hvert som virksomheter blir mer sammenkoblet, stoler de i økende grad på eksterne partnere som leverandører, leverandører og entreprenører for å holde driften i gang. Selv om disse forholdene gir strategiske fordeler, introduserer de også betydelige risikoer knyttet til samsvar, finansiell stabilitet, driftssikkerhet og omdømme. Tredjeparts due diligence (TPDD) er en avgjørende prosess som gjør det mulig for selskaper å vurdere, overvåke og redusere disse risikoene, og sikre at de engasjerer seg med etiske og kompatible partnere.

For konsernstyrer og ledende ledere er tredjeparts due diligence ikke bare et regulatorisk krav, men en hjørnestein i god eierstyring og selskapsledelse. Unnlatelse av å gjennomføre tilstrekkelig due diligence kan føre til betydelige økonomiske tap, regulatoriske straffer og omdømmeskade. For å håndtere tredjepartsrisiko effektivt, må organisasjoner implementere et omfattende due diligence-rammeverk som inkluderer innledende screening, kontinuerlig overvåking og en strukturert risikostyringstilnærming.

I denne artikkelen vil vi utforske de viktigste risikoene knyttet til tredjeparter, den strukturerte tilnærmingen til due diligence, beste praksis for styrer og compliance-team, og nye trender innen tredjeparts risikostyring. Ved å forstå og anvende disse prinsippene, kan organisasjoner ivareta sine interesser og fremme langsiktige, bærekraftige forretningspartnerskap.

Unngå kostbare feil og lær av suksessene (og fiaskoene) til ledende selskaper i våre casestudier.

Hvorfor tredjeparts due diligence betyr noe

Tredjeparts due diligence er mer enn bare et regulatorisk krav; det er en grunnleggende komponent i bedriftens risikostyring. Organisasjoner som ikke implementerer robuste due diligence-tiltak, kan møte:

• Regulatoriske bøter og rettslige skritt på grunn av manglende overholdelse av lover mot bestikkelser, personvernregler og internasjonale handelssanksjoner.
• Økonomiske tap fra uredelige aktiviteter, kontraktsbrudd eller forretningsforstyrrelser forårsaket av upålitelige leverandører.
• Omdømmeskade som følge av uetisk praksis, dårlige arbeidsforhold eller miljøbrudd knyttet til tredjepart.
• Operasjonell ineffektivitet på grunn av forstyrrelser i forsyningskjeden, dårlig leverandørytelse eller cybersikkerhetstrusler fra eksterne partnere.

Et godt strukturert tredjeparts due diligence-program kan bidra til å redusere disse risikoene, forbedre eierstyring og skape sterkere og mer pålitelige forretningsforhold.

Viktige risikoer knyttet til tredjeparter

Å forstå risikoen forbundet med tredjepartsrelasjoner er det første trinnet i å bygge et robust due diligence-rammeverk. Disse risikoene kan generelt kategoriseres som følger:

1. Juridisk risiko og samsvarsrisiko

Juridisk og regulatorisk manglende overholdelse kan utsette en organisasjon for alvorlige konsekvenser, inkludert bøter, sanksjoner og tap av forretningslisenser. Noen av de vanligste juridiske risikoene inkluderer:

• Anti-bestikkelse og korrupsjon (ABC): Lover som Lov om utenlandsk korrupt praksis (FCPA) og Britisk bestikkelseslov stiller strenge krav til bedrifter for å sikre at deres tredjepartspartnere ikke er engasjert i korrupt praksis. Bedrifter må utføre grundige kontroller av mellommenn, agenter og konsulenter som samhandler med myndighetspersoner.
• Databeskyttelse og personvern: Med forskrifter som Generell databeskyttelsesforordning (GDPR) og California forbrukerpersonvernlov (CCPA)Bedrifter må sørge for at tredjeparter håndterer data på en ansvarlig og sikker måte. Organisasjoner må kontrollere at leverandørene deres overholder strenge krav til databehandling og lagring.
• Sanksjoner og brudd på eksportkontroll: Bedrifter må sørge for at deres tredjeparter ikke blir svartelistet av organisasjoner som Det amerikanske kontoret for kontroll av utenlandske eiendeler (OFAC) eller EUs sanksjonsliste. Å engasjere seg med en sanksjonert enhet kan føre til kostbare juridiske konsekvenser og driftsforstyrrelser.

2. Finansielle risikoer

Finansiell ustabilitet hos en tredjepartspartner kan forstyrre driften og påvirke en organisasjons bunnlinje. Vanlige økonomiske risikoer inkluderer:

• Bedrageri og hvitvasking av penger: En økonomisk ustabil eller ubekreftet tredjepart kan delta i uredelige transaksjoner eller være involvert i ulovlige økonomiske aktiviteter. Organisasjoner må gjennomføre rettsmedisinske revisjoner for å identifisere mistenkelig økonomisk atferd.
• Kredittverdighet og solvensspørsmål: Å engasjere seg med økonomisk ustabile leverandører kan føre til kontraktsbrudd, tjenesteforstyrrelser og økonomisk tap. Bedrifter bør analysere tredjeparts regnskap, kredittpoeng og historisk betalingsatferd for å sikre finanspolitisk pålitelighet.

Ønsker du å minimere risikoen? Opplev Boardwise i en gratis demo.

3. Operasjonelle risikoer

Operasjonelle risikoer kan direkte påvirke selskapets forsyningskjede, tjenestelevering og forretningskontinuitet. Disse risikoene inkluderer:

• Forstyrrelser i forsyningskjeden: Utilstrekkelig kontroll av leverandører kan føre til forsinkelser, problemer med produktkvalitet eller til og med manglende overholdelse av regelverket i innkjøpsmaterialer. Bedrifter bør evaluere alternative leverandører for å redusere potensielle risikoer.
• Leverandørens pålitelighet og ytelsesproblemer: En dårlig kontrollert tredjepart kan ikke levere på nøkkelresultatindikatorer (KPIer), noe som påvirker forretningsdriften. Servicenivåavtaler (SLA) og ytelsesberegninger bør være klart definert og overvåket.
• Sårbarheter i cybersikkerhet: Tredjepartsleverandører med svake cybersikkerhetstiltak kan utgjøre alvorlige risikoer for sensitive bedriftsdata, noe som fører til datainnbrudd og regulatoriske straffer.

4. Omdømmerisiko

Omdømmeskade fra tredjeparts forseelser kan ha langvarige konsekvenser. Disse risikoene inkluderer:

• Tilknytning til uetisk forretningspraksis: En tredjeparts engasjement i miljøbrudd, arbeidsutnyttelse eller andre uetiske aktiviteter kan skade selskapets omdømme. Bedrifter bør vurdere samsvar med ESG (miljø, sosial og styring).
• Negativ medieeksponering: Å samarbeide med feil enhet kan føre til negativ publisitet og tap av forbrukertillit. Bedrifter bør proaktivt overvåke offentlig oppfatning og nyhetsrapporter om sine tredjepartspartnere.

Due diligence-prosessen: En strukturert tilnærming

1. Risikobasert tilnærming til screening

Organisasjoner bør ta en risikobasert tilnærming når de vurderer tredjepartsforhold, og kategorisere dem basert på deres potensielle risikonivå:

• Lavrisiko: Leverandører som tilbyr ikke-kritiske tjenester uten tilgang til sensitive data eller driftsinfrastruktur.
• Middels risiko: Leverandører med moderat tilgang til selskapets systemer eller håndtering av finansielle transaksjoner.
• Høy risiko: Partnere involvert i kritisk forretningsdrift, overholdelse av forskrifter, eller direkte engasjement med offentlige etater.

2. Datainnsamling og verifisering

• Bedriftsdokumentasjon og registreringer for å bekrefte juridisk status.
• Finansiell revisjon og kredittkontroll for å vurdere stabiliteten.
• Bakgrunnsscreening for potensielle røde flagg, inkludert juridiske tvister og regulatoriske handlinger.

3. Kontraktsmessige garantier og overvåking

Kontrakter bør omfatte:

• Tydelige overholdelsesklausuler krever overholdelse av juridiske og etiske standarder.
• Revisjonsrettigheter Tillater periodiske vurderinger.
• Oppsigelsesklausuler i tilfelle brudd på regelverket.

4. Løpende due diligence og kontinuerlig overvåking

• Regelmessige ytelsesvurderinger og risikovurderinger.
• Utnyttelse av teknologi for eksempel AI-drevne risikoovervåkingsverktøy.
• Planlegging av hendelsesrespons for å håndtere brudd effektivt.

Utforsk våre casestudier og lær hvordan toppselskaper reduserer risiko og driver suksess.

Nye trender innen tredjeparts due diligence

1. Økt regulatorisk kontroll

Regjeringer over hele verden skjerper regelverket rundt tredjeparts risikostyring, og krever at bedrifter innfører strengere due diligence-praksis.

2. Integrasjon av AI og automatisering

Avansert analyse, kunstig intelligens og automatiseringsverktøy forbedrer effektiviteten og nøyaktigheten av risikovurderinger og overvåking.

3. ESG-hensyn i due diligence

Bedrifter innlemmer ESG-kriterier i sine due diligence-rammer for å sikre bærekraftig og sosialt ansvarlig forretningspraksis.

Konklusjon

Tredjeparts due diligence er en viktig del av eierstyring og selskapsledelse, og hjelper organisasjoner med å redusere risiko og sikre etiske og kompatible forretningsforhold. Ved å implementere et strukturert rammeverk for due diligence og holde seg foran nye trender, kan selskaper beskytte sin økonomiske integritet og omdømmeintegritet samtidig som de fremmer bærekraftige, langsiktige forretningspartnerskap.

Boardwise tilbyr en omfattende løsning for å administrere styremøter og sikre overholdelse av standarder for eierstyring og selskapsledelse. Plattformen vår effektiviserer organiseringen av møter ved å integrere prosesser i Microsoft Teams, noe som muliggjør effektiv emneregistrering, fleksibel planlegging, og automatisert dokumentdistribusjon. Denne strukturerte tilnærmingen hjelper selskaper med å opprettholde grundige registreringer av beslutningsprosesser, og dermed støtte due diligence-innsats og redusere potensielle risikoer.

For å utforske hvordan Boardwise kan forbedre organisasjonens styringspraksis, kan du be om en Gratis demo her.