Due diligence di terze parti

Una componente fondamentale della corporate governance

Proteggi la tua azienda dai rischi legali, finanziari e reputazionali

Introduzione

Man mano che le aziende diventano più interconnesse, si affidano sempre più a partner esterni come fornitori, fornitori e appaltatori per mantenere le operazioni senza intoppi. Queste relazioni offrono vantaggi strategici, ma introducono anche rischi significativi legati alla conformità, alla stabilità finanziaria, all'affidabilità operativa e alla reputazione. Due diligence di terze parti (TPDD) è un processo cruciale che consente alle aziende di valutare, monitorare e mitigare questi rischi, assicurando che interagiscano con partner etici e conformi.

Per i consigli di amministrazione e i dirigenti esecutivi, la due diligence da parte di terzi non è solo un requisito normativo, ma una pietra miliare di una solida governance aziendale. La mancata conduzione di un'adeguata due diligence può comportare perdite finanziarie significative, sanzioni normative e danni alla reputazione. Per gestire efficacemente i rischi di terze parti, le organizzazioni devono implementare un quadro completo di due diligence che includa uno screening iniziale, un monitoraggio continuo e un approccio strutturato alla gestione del rischio.

In questo articolo, esploreremo i principali rischi associati alle terze parti, l'approccio strutturato alla due diligence, le migliori pratiche per i consigli di amministrazione e i team di conformità e le tendenze emergenti nella gestione del rischio di terze parti. Comprendendo e applicando questi principi, le organizzazioni possono salvaguardare i propri interessi e promuovere partnership commerciali sostenibili e a lungo termine.

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Perché la due diligence di terze parti è importante

La due diligence da parte di terzi è più di un semplice requisito normativo; è una componente fondamentale della gestione del rischio aziendale. Le organizzazioni che non riescono ad attuare solide misure di due diligence possono dover affrontare:

• Multe regolamentari e azioni legali a causa del mancato rispetto delle leggi anticorruzione, delle normative sulla privacy dei dati e delle sanzioni commerciali internazionali.
• Perdite finanziarie da attività fraudolente, violazioni dei contratti o interruzioni aziendali causate da fornitori inaffidabili.
• Danni reputazionali derivanti da pratiche non etiche, cattive condizioni di lavoro o violazioni ambientali legate a terzi.
• Inefficienze operative a causa di interruzioni della catena di fornitura, prestazioni scadenti dei fornitori o minacce alla sicurezza informatica poste da partner esterni.

Un programma di due diligence di terze parti ben strutturato può aiutare a mitigare questi rischi, migliorare la governance aziendale e creare relazioni commerciali più solide e affidabili.

Principali rischi associati a terze parti

Comprendere i rischi posti dalle relazioni con terze parti è il primo passo per costruire un solido framework di due diligence. Questi rischi possono essere ampiamente classificati come segue:

1. Rischi legali e di conformità

La non conformità legale e normativa può esporre un'organizzazione a gravi conseguenze, tra cui multe, sanzioni e perdita delle licenze commerciali. Alcuni dei rischi legali più comuni includono:

• Anticorruzione e corruzione (ABC): Leggi come Legge sulle pratiche di corruzione all'estero (FCPA) e il Legge sulla corruzione del Regno Unito imporre requisiti rigorosi alle aziende per garantire che i loro partner terzi non siano coinvolti in pratiche di corruzione. Le aziende devono effettuare controlli approfonditi su intermediari, agenti e consulenti che interagiscono con i funzionari governativi.
• Protezione dei dati e privacy: Con regolamenti come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e il Legge sulla privacy dei consumatori della California (CCPA), le aziende devono garantire che le terze parti gestiscano i dati in modo responsabile e sicuro. Le organizzazioni devono verificare che i propri fornitori rispettino rigorosi requisiti di elaborazione e archiviazione dei dati.
• Sanzioni e violazioni del controllo delle esportazioni: Le aziende devono garantire che le loro terze parti non vengano inserite nella lista nera da organizzazioni come Ufficio per il controllo degli asset esteri degli Stati Uniti (OFAC) o il Elenco delle sanzioni dell'Unione Europea. Interagire con un'entità sanzionata può comportare costose ripercussioni legali e interruzioni operative.

2. Rischi finanziari

L'instabilità finanziaria all'interno di un partner terzo può interrompere le operazioni e influire sui profitti di un'organizzazione. I rischi finanziari più comuni includono:

• Frode e riciclaggio di denaro: Una terza parte finanziariamente instabile o non verificata può effettuare transazioni fraudolente o essere coinvolta in attività finanziarie illecite. Le organizzazioni devono condurre audit forensi per identificare eventuali comportamenti finanziari sospetti.
• Problemi di solvibilità e solvibilità: Interagire con fornitori finanziariamente instabili può portare a violazioni dei contratti, interruzioni del servizio e perdite finanziarie. Le aziende dovrebbero analizzare i rendiconti finanziari, i punteggi di credito e lo storico dei comportamenti di pagamento di terze parti per garantire l'affidabilità fiscale.

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3. Rischi operativi

I rischi operativi possono influire direttamente sulla catena di fornitura, sull'erogazione dei servizi e sulla continuità operativa di un'azienda. Questi rischi includono:

• Interruzioni della catena di fornitura: Un controllo inadeguato dei fornitori può portare a ritardi, problemi di qualità del prodotto o persino non conformità normativa nell'approvvigionamento dei materiali. Le aziende dovrebbero valutare fornitori alternativi per mitigare i rischi potenziali.
• Problemi di affidabilità e prestazioni dei fornitori: Una terza parte mal controllata potrebbe non riuscire a fornire gli indicatori chiave di prestazione (KPI), con un impatto sulle operazioni aziendali. Gli accordi sui livelli di servizio (SLA) e le metriche prestazionali devono essere chiaramente definiti e monitorati.
• Vulnerabilità della sicurezza informatica: I fornitori di terze parti con misure di sicurezza informatica deboli possono comportare gravi rischi per i dati aziendali sensibili, con conseguenti violazioni dei dati e sanzioni normative.

4. Rischi reputazionali

I danni alla reputazione causati da comportamenti scorretti di terzi possono avere conseguenze durature. Questi rischi includono:

• Associazione con pratiche commerciali non etiche: Il coinvolgimento di una terza parte in violazioni ambientali, sfruttamento del lavoro o altre attività non etiche può danneggiare la reputazione di un'azienda. Le aziende dovrebbero valutare la conformità ai criteri ESG (Environmental, Social and Governance).
• Esposizione mediatica negativa: Collaborare con l'entità sbagliata può comportare una pubblicità negativa e una perdita di fiducia dei consumatori. Le aziende dovrebbero monitorare in modo proattivo la percezione pubblica e le notizie sui loro partner terzi.

Il processo di due diligence: un approccio strutturato

1. Approccio allo screening basato sul rischio

Le organizzazioni dovrebbero adottare un approccio basato sul rischio nel valutare le relazioni con terze parti, classificandole in base al loro potenziale livello di rischio:

• Basso rischio: Fornitori che forniscono servizi non critici senza accesso a dati sensibili o all'infrastruttura operativa.
• Rischio medio: Fornitori con accesso moderato ai sistemi aziendali o che gestiscono transazioni finanziarie.
• Alto rischio: Partner coinvolti in operazioni aziendali critiche, conformità normativa o coinvolgimento diretto con le agenzie governative.

2. Raccolta e verifica dei dati

• Documentazione e registrazioni aziendali per confermare lo status giuridico.
• Audit finanziari e verifiche del credito per valutare la stabilità.
• Screening di sfondo per potenziali segnali di allarme, tra cui controversie legali e azioni normative.

3. Salvaguardie e monitoraggio contrattuali

I contratti devono includere:

• Clausole di conformità chiare richiedendo il rispetto di standard legali ed etici.
• Diritti di revisione permettendo revisioni periodiche.
• Clausole risolutive in caso di violazioni della conformità.

4. Due diligence e monitoraggio continui

• Revisioni regolari delle prestazioni e rivalutazioni del rischio.
• Sfruttare la tecnologia come gli strumenti di monitoraggio del rischio basati sull'intelligenza artificiale.
• Pianificazione della risposta agli incidenti per affrontare efficacemente le violazioni.

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Tendenze emergenti nella due diligence di terze parti

1. Maggiore controllo normativo

I governi di tutto il mondo stanno inasprendo le normative sulla gestione del rischio da parte di terzi, richiedendo alle aziende di adottare pratiche di due diligence più rigorose.

2. Integrazione di intelligenza artificiale e automazione

L'analisi avanzata, l'intelligenza artificiale e gli strumenti di automazione stanno migliorando l'efficienza e l'accuratezza delle valutazioni e del monitoraggio dei rischi.

3. Considerazioni ESG in materia di due diligence

Le aziende stanno incorporando i criteri ESG nei loro quadri di due diligence per garantire pratiche commerciali sostenibili e socialmente responsabili.

Conclusione

La due diligence di terze parti è una parte essenziale della governance aziendale, poiché aiuta le organizzazioni a mitigare i rischi e garantire relazioni commerciali etiche e conformi. Implementando un framework strutturato di due diligence e anticipando le tendenze emergenti, le aziende possono proteggere la propria integrità finanziaria e reputazionale promuovendo al contempo partnership commerciali sostenibili e a lungo termine.

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