Website: www.nordzucker.de
Das Unternehmen
Die Nordzucker AG zählt zu den führenden Zuckerherstellern Europas. Als internationales Unternehmen mit komplexer Konzernstruktur ist eine reibungslose Gremienarbeit entscheidend für Effizienz und Compliance. Vorstandssitzungen, Aufsichtsratssitzungen und Umlaufbeschlüsse müssen dabei nicht nur exakt dokumentiert, sondern auch rechtssicher, nachvollziehbar und effizient organisiert werden.
Dr. Pascal Bothe aus dem Supervisory Board & Holding Office (verantwortlich für die Vorstandssitzungsorganisation) und Karin Brand-Fuchs, Executive Assistant to the CEO (zuständig für Gremienkoordination), treiben seit Jahren die Optimierung genau dieser Prozesse voran.
Die Ausgangssituation: Strukturierte Prozesse – aber verteilt über viele Tools
„Unsere Gremienprozesse waren strukturiert und funktionierten zuverlässig, aber sie verteilten sich über mehrere Tools wie E-Mail, Excel, Word und SharePoint“, erklärt Dr. Pascal Bothe. „Das bedeutete viele manuelle Schritte und zahlreiche Schnittstellen und damit auch mögliche Fehlerquellen bei kurzfristigen Änderungen.“
Mit zunehmender Komplexität wuchs der Wunsch nach einer zentralen Lösung, die noch mehr Sicherheit, Klarheit und Automatisierung in die Prozesse bringt. Gemeinsam begann man den Markt zu sondieren.
Wir wollten unsere Prozesse modernisieren – ohne ihre Qualität zu gefährden.“
— Karin Brand-Fuchs, Executive Assistant to the CEO
Die Entscheidung für Boardwise: Ganzheitlich, praxisnah und durchdacht
Nach einer sorgfältigen Evaluierung verschiedener Anbieter fiel die Wahl klar auf Boardwise. Der entscheidende Faktor dabei: Boardwise bildet den gesamten Gremienprozess in einem System ab – von der Agendaerstellung über Einladungsmanagement bis hin zur digitalen Protokollierung und Beschlussverfolgung.
„Boardwise löst genau die Aufgaben, von denen wir immer geträumt haben.“
— Dr. Pascal Bothe, Supervisory Board & Holding Office
„Man merkt einfach: Dieses System wurde aus der Praxis heraus entwickelt.“
— Karin Brand-Fuchs, Executive Assistant to the CEO
So lief die Einführung: Persönlich, durchdacht und schnell akzeptiert
Anstelle eines rein technischen Rollouts entschieden sich Bothe und Brand-Fuchs für eine direkte, praxisnahe Einführung in drei Schritten:
- Vorstellung des Tools in einer Vorstandssitzung
- Interne Schulungen für alle Beteiligten
- Entwicklung eines Best-Practice-Guides
„Unser Ziel war, dass alle sich schnell zurechtfinden – und das hat funktioniert. Die Rückfragen waren schnell überschaubar, die Akzeptanz sehr hoch“, so Karin Brand-Fuchs.
Auch die Einführung in internationalen Einheiten verlief reibungslos und wurde unterstützt durch den schnellen, lösungsorientierten Support des Boardwise-Teams.
Die Ergebnisse: 30 % Zeitersparnis bei der Sitzungsorganisation und eine bessere Zusammenarbeit
Nach einer circa sechsmonatigen Einführungsphase berichten Dr. Pascal Bothe und Karin Brand-Fuchs von folgenden Vorteilen in ihrem Alltag:
- Agenden werden in Minuten statt Stunden erstellt – mit automatischer Nummerierung und flexibler Struktur
- Kalendereinträge entstehen automatisch, ohne manuelles Nachpflegen
- Live-Anpassungen in Sitzungen? Kein Problem – Zeiten, Reihenfolge und Einladungen passen sich dynamisch an
„Es geht nicht nur schneller – es macht auch mehr Spaß.“
— Dr. Pascal Bothe, Supervisory Board & Holding Office
Auch die Zusammenarbeit hat sich verändert: Inhalte werden direkt im System eingereicht, Feedback erfolgt in Echtzeit, und alle Beteiligten behalten den Überblick ohne E-Mail-Pingpong.
„Früher habe ich mir bewusst Zeiträume blockiert, um ungestört Protokolle zu schreiben. Heute ist der Aufwand einfach geringer.“
— Karin Brand-Fuchs, Executive Assistant to the CEO
Eine Funktion, die beide begeistert: das Drag-and-Drop-System für Agenden.
„Wenn sich ein Tagesordnungspunkt ändert, aktualisiert sich alles automatisch: Zeiten, Reihenfolge, Einladungen. Das war früher ein echter Zeitfresser.“
— Karin Brand-Fuchs, Executive Assistant to the CEO
Neben Effizienzgewinnen sorgt Boardwise auch für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit – ein klarer Vorteil für interne Governance und Audits.
Und wie kommt Boardwise beim Vorstand an?
Für den Vorstand selbst hat sich kaum etwas verändert – und genau das ist Teil des Erfolgs.
„Die Unterlagen sind wie gewohnt verfügbar. Der eigentliche Wandel passiert im Hintergrund in der Organisation.“
– Dr. Pascal Bothe, Supervisory Board & Holding Office
Insbesondere bei Umlaufbeschlüssen, bei denen die Vorstände aktiv im System arbeiten, ist das Feedback durchweg positiv. Die Lösung wird als zuverlässig, sicher und komfortabel wahrgenommen.
Warum Nordzucker Boardwise empfiehlt
„Boardwise ist für uns wie der Akkuschrauber, den man sich immer gewünscht hat – wenn man vorher jahrelang mit dem Schraubenzieher gearbeitet hat.”
— Dr. Pascal Bothe, Supervisory Board & Holding Office
„Für uns war entscheidend: Alles bleibt compliant. Und jetzt ist es auch noch komfortabler. Wir haben endlich alles in einem Tool.“
— Karin Brand-Fuchs, Executive Assistant to the CEO
Ergebnisse auf einen Blick:
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