Site Web : www.nordzucker.com
L'entreprise
Nordzucker AG est l'un des principaux producteurs de sucre d'Europe. En tant qu'organisation internationale dotée d'une structure d'entreprise complexe, le fonctionnement efficace et conforme du conseil d'administration est essentiel. Les réunions du conseil d'administration et de surveillance, ainsi que les résolutions circulaires, doivent être documentées avec précision, gérées en toute sécurité et organisées en toute transparence.
Le Dr Pascal Bothe du Conseil de surveillance et du Holding Office (responsable de l'organisation des réunions du conseil d'administration) et Karin Brand-Fuchs, assistante exécutive du PDG (responsable de la coordination du conseil d'administration), pilotent l'optimisation des processus dans ce domaine depuis des années.
Le défi : des processus structurés, mais éparpillés sur de multiples outils
« Les processus de notre conseil d'administration étaient bien structurés et fiables, mais répartis sur plusieurs outils tels que le courrier électronique, Excel, Word et SharePoint », explique le Dr Pascal Bothe. « Cela impliquait de nombreuses étapes manuelles, de nombreuses interfaces et des sources d'erreurs potentielles lors de modifications de dernière minute. »
À mesure que la complexité augmentait, le besoin d'une solution centralisée améliorant la sécurité, la clarté et l'automatisation augmentait également. L'équipe a commencé à explorer le marché.
« Nous voulions moderniser nos processus, sans compromettre leur qualité. »
— Karin Brand-Fuchs, Assistante exécutive du PDG
Pourquoi Nordzucker a choisi Boardwise : holistique, pratique et conçu avec soin
Après avoir soigneusement évalué plusieurs fournisseurs, Nordzucker a choisi Boardwise. Le facteur clé : Boardwise cartographie les l'ensemble du processus de gestion du conseil sur une seule plateforme intégrée, de la création de l'agenda à la gestion des invitations, en passant par les comptes rendus numériques et le suivi des décisions.
« Boardwise résout exactement les défis que nous avons toujours voulu relever. »
— Dr. Pascal Bothe, Conseil de surveillance et bureau de participation
« Vous pouvez dire que ce système a été conçu à partir d'une expérience réelle en salle de conférence »
— Karin Brand-Fuchs, Assistante exécutive du PDG
Mise en œuvre : personnalisée, structurée et rapidement adoptée
Au lieu d'un déploiement purement technique, Bothe et Brand-Fuchs ont opté pour une introduction pratique en trois étapes :
- Présentation de l'outil lors d'une réunion du conseil
- Sessions de formation internes pour tous les participants
- Élaboration d'un guide des meilleures pratiques
« Notre objectif était que tout le monde se sente rapidement à l'aise, et cela a fonctionné. Les questions étaient minimes et le taux d'acceptation était très élevé », explique Brand-Fuchs.
Le déploiement dans les entités internationales s'est également déroulé sans heurts, grâce au support client rapide et axé sur les solutions de Boardwise.
Résultats : 30 % de gain de temps et une meilleure collaboration
Après une phase de mise en œuvre de six mois, le Dr Bothe et Mme Brand-Fuchs constatent des avantages évidents dans leur travail quotidien :
- Les ordres du jour sont créés en quelques minutes au lieu de plusieurs heures, grâce à une numérotation automatique et à une structure flexible
- Les entrées du calendrier sont générées automatiquement, sans mise à jour manuelle
- Ajustements en direct pendant les réunions ? Aucun problème : les horaires, les commandes et les invitations s'adaptent instantanément
« Ce n'est pas seulement plus rapide, c'est aussi plus agréable. »
— Dr. Pascal Bothe, Conseil de surveillance et bureau de participation
La collaboration a également évolué. Les documents sont soumis directement dans le système, les commentaires sont envoyés en temps réel et tout le monde reste aligné. Fini les fils de courriels interminables.
« J'avais l'habitude de bloquer les heures juste pour écrire les minutes sans interruption. Maintenant, c'est tout simplement moins d'efforts. »
— Karin Brand-Fuchs, Assistante exécutive du PDG
Une fonctionnalité qu'ils apprécient particulièrement : le générateur d'agenda par glisser-déposer.
« Lorsqu'un point de l'ordre du jour change, tout est automatiquement mis à jour : horaires, ordre, invitations. Autrefois, c'était une véritable perte de temps. »
— Karin Brand-Fuchs, Assistante exécutive du PDG
Au-delà de l'efficacité, Boardwise améliore également la transparence et la traçabilité, ce qui constitue un avantage certain pour la gouvernance et les audits internes.
Comment le conseil d'administration a réagi
Pour les membres du conseil d'administration eux-mêmes, peu de choses ont changé, et cela explique en partie le succès.
« Les matériaux sont disponibles comme d'habitude. La véritable transformation se produit dans les coulisses de l'organisation. »
— Dr. Pascal Bothe, Conseil de surveillance et bureau de participation
Pourquoi Nordzucker recommande Boardwise
« Boardwise, c'est comme si on avait enfin acheté un tournevis électrique après avoir utilisé un tournevis manuel pendant des années. »
— Dr. Pascal Bothe, Conseil de surveillance et bureau de participation
« Pour nous, la conformité n'était pas négociable. Aujourd'hui, c'est encore plus pratique. Tout est enfin réuni dans un seul outil. »
— Karin Brand-Fuchs, Assistante exécutive du PDG
Les résultats en un coup d'œil
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