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Sitio web: www.nordzucker.com
La empresa
Nordzucker AG es uno de los principales productores de azúcar de Europa. Como organización internacional con una estructura corporativa compleja, las operaciones de la junta directiva eficientes y conformes con las normas son esenciales. Las reuniones del consejo ejecutivo y de supervisión, así como las resoluciones circulares, deben documentarse con precisión, gestionarse de forma segura y organizarse con total transparencia.
El Dr. Pascal Bothe, del Consejo de Administración y Holding Office (responsable de organizar las reuniones del consejo ejecutivo), y Karin Brand-Fuchs, asistente ejecutiva del CEO (responsable de la coordinación del consejo de administración), llevan años impulsando la optimización de los procesos en esta área.
El desafío: procesos estructurados, pero dispersos en múltiples herramientas
«Los procesos de nuestra junta directiva estaban bien estructurados y eran confiables, pero estaban distribuidos en varias herramientas, como correo electrónico, Excel, Word y SharePoint», explica el Dr. Pascal Bothe. «Eso implicaba muchos pasos manuales, numerosas interfaces y posibles fuentes de error cuando se producían cambios de última hora».
A medida que crecía la complejidad, también lo hacía la necesidad de una solución centralizada que mejorara la seguridad, la claridad y la automatización. El equipo comenzó a explorar el mercado.
«Queríamos modernizar nuestros procesos sin comprometer su calidad».
— Karin Brand-Fuchs, asistente ejecutiva del CEO
Por qué Nordzucker eligió Boardwise: holístico, práctico y cuidadosamente diseñado
Tras evaluar cuidadosamente a varios proveedores, Nordzucker eligió Boardwise. El factor clave: Boardwise mapea el todo el proceso de gestión de la junta en una plataforma integrada: desde la creación de la agenda y la gestión de invitaciones hasta las actas digitales y el seguimiento de decisiones.
«Boardwise resuelve exactamente los desafíos que siempre hemos querido abordar».
— Dr. Pascal Bothe, Consejo de Administración y Oficina Holding
«Se nota que este sistema se creó a partir de la experiencia de una sala de juntas del mundo real»
— Karin Brand-Fuchs, asistente ejecutiva del CEO
Implementación: personal, estructurada y de rápida adopción
En lugar de una implementación puramente técnica, Bothe y Brand-Fuchs optaron por una introducción práctica en tres pasos:
- Presentación de la herramienta durante una reunión de la junta
- Sesiones de formación interna para todos los participantes
- Desarrollo de una guía de mejores prácticas
«Nuestro objetivo era que todos se sintieran cómodos rápidamente, y funcionó. Las preguntas eran mínimas y la aceptación era muy alta», afirma Brand-Fuchs.
La implementación en las entidades internacionales también se llevó a cabo sin problemas, con el respaldo del servicio de atención al cliente rápido y orientado a las soluciones de Boardwise.
Resultados: ahorro de tiempo del 30% y mejora de la colaboración
Tras una fase de implementación de seis meses, el Dr. Bothe y la Sra. Brand-Fuchs reportan beneficios claros en su trabajo diario:
- Las agendas se crean en minutos en lugar de horas, con numeración automática y estructura flexible
- Las entradas del calendario se generan automáticamente, sin necesidad de actualizaciones manuales
- ¿Ajustes en vivo durante las reuniones? No hay problema: los horarios, el orden y las invitaciones se adaptan al instante
«No solo es más rápido, sino que también es más agradable».
— Dr. Pascal Bothe, Consejo de Administración y Oficina Holding
La colaboración también ha evolucionado. Los documentos se envían directamente al sistema, los comentarios se realizan en tiempo real y todo el mundo se mantiene al día: se acabaron las interminables cadenas de correo electrónico.
«Solía bloquear horas solo para escribir minutos sin interrupciones. Ahora se trata simplemente de hacer menos esfuerzo».
— Karin Brand-Fuchs, asistente ejecutiva del CEO
Una característica que les encanta especialmente: el generador de agendas de arrastrar y soltar.
«Cuando un punto de la agenda cambia, todo se actualiza automáticamente: los horarios, el orden, las invitaciones. Eso solía ser una pérdida de tiempo real».
— Karin Brand-Fuchs, asistente ejecutiva del CEO
Más allá de la eficiencia, Boardwise también mejora la transparencia y la trazabilidad, una clara ventaja para la gobernanza interna y las auditorías.
Cómo reaccionó el consejo
Para los propios miembros de la junta directiva, poco ha cambiado, y eso es parte del éxito.
«Los materiales están disponibles como de costumbre. La verdadera transformación ocurre entre bastidores en la organización».
— Dr. Pascal Bothe, Consejo de Administración y Oficina Holding
Por qué Nordzucker recomienda Boardwise
«Boardwise es como tener por fin un destornillador eléctrico después de años de usar uno manual».
— Dr. Pascal Bothe, Consejo de Administración y Oficina Holding
«Para nosotros, el cumplimiento no era negociable, y ahora es aún más práctico. Por fin, todo está en una sola herramienta».
— Karin Brand-Fuchs, asistente ejecutiva del CEO
Los resultados de un vistazo
¿Está listo para mejorar las operaciones de su junta directiva?
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