Website: www.nordzucker.com
Het bedrijf
Nordzucker AG behoort tot Europa’s toonaangevende suikerproducenten. Als internationale organisatie met een complexe bedrijfsstructuur zijn efficiënte en conforme bestuursprocessen van cruciaal belang. Vergaderingen van de directie en de raad van commissarissen, evenals circulaire besluiten, moeten nauwkeurig worden gedocumenteerd, veilig worden beheerd en met volledige transparantie worden georganiseerd.
Dr. Pascal Bothe van de Raad van Commissarissen & Holding Office (verantwoordelijk voor de organisatie van de vergaderingen van de raad van bestuur) en Karin Brand-Fuchs, uitvoerend assistent van de CEO (verantwoordelijk voor de coördinatie van de raad van bestuur), zijn al jaren verantwoordelijk voor de optimalisatie van deze processen.
De uitdaging: gestructureerde processen, maar verspreid over meerdere tools
„Onze bestuursprocessen waren goed gestructureerd en betrouwbaar, maar verspreid over verschillende tools zoals e-mail, Excel, Word en SharePoint”, legt Dr. Pascal Bothe uit. „Dat betekende veel handmatige stappen, talloze interfaces en mogelijke foutbronnen wanneer er op het laatste moment wijzigingen plaatsvonden.”
Naarmate de complexiteit toenam, nam ook de behoefte aan een gecentraliseerde oplossing toe die de beveiliging, duidelijkheid en automatisering zou verbeteren. Het team begon de markt te verkennen.
„We wilden onze processen moderniseren, zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit ervan.”
— Karin Brand-Fuchs, uitvoerend assistent van de CEO
Waarom Nordzucker voor Boardwise heeft gekozen: holistisch, praktisch en doordacht ontworpen
Na een zorgvuldige evaluatie van verschillende aanbieders koos Nordzucker voor Boardwise. De belangrijkste factor: Boardwise brengt de het volledige bestuursbeheerproces in één geïntegreerd platform — van agendacreatie en uitnodigingsbeheer tot digitale notulen en het volgen van beslissingen.
„Boardwise lost precies de uitdagingen op die we altijd al wilden aanpakken.”
— Dr. Pascal Bothe, Raad van Commissarissen en Holding Office
„Je kunt zien dat dit systeem is gebouwd op basis van praktijkervaring in de bestuurskamer”
— Karin Brand-Fuchs, uitvoerend assistent van de CEO
Implementatie: persoonlijk, gestructureerd en snel overgenomen
In plaats van een puur technische implementatie, kozen Bothe en Brand-Fuchs voor een praktische introductie in drie stappen:
- Presentatie van de tool tijdens een bestuursvergadering
- Interne trainingssessies voor alle deelnemers
- Ontwikkeling van een gids voor beste praktijken
„Ons doel was dat iedereen zich snel op zijn gemak zou voelen — en dat werkte. De vragen waren minimaal en de acceptatie was erg hoog”, zegt Brand-Fuchs.
De uitrol bij internationale entiteiten verliep ook soepel, ondersteund door de snelle en oplossingsgerichte klantenondersteuning van Boardwise.
Resultaten: 30% tijdbesparing en verbeterde samenwerking
Na een implementatiefase van zes maanden melden Dr. Bothe en mevrouw Brand-Fuchs duidelijke voordelen in hun dagelijkse werk:
- Agenda's worden gemaakt in minuten in plaats van uren, met automatische nummering en flexibele structuur
- Agenda-items worden automatisch gegenereerd, zonder dat handmatige updates nodig zijn
- Live aanpassingen tijdens vergaderingen? Geen probleem: tijden, bestellingen en uitnodigingen worden onmiddellijk aangepast
„Het is niet alleen sneller, het is ook leuker.”
— Dr. Pascal Bothe, Raad van Commissarissen en Holding Office
De samenwerking is ook geëvolueerd. Documenten worden rechtstreeks in het systeem ingediend, feedback gebeurt in realtime en iedereen blijft op één lijn: geen eindeloze e-maildiscussies meer.
„Vroeger blokkeerde ik uren om minuten te schrijven zonder onderbrekingen. Nu is het gewoon minder moeite.”
— Karin Brand-Fuchs, uitvoerend assistent van de CEO
Eén functie die ze bijzonder goed vinden: de agendabouwer met slepen en neerzetten.
„Als een agendapunt verandert, wordt alles automatisch bijgewerkt: tijden, volgorde, uitnodigingen. Dat was vroeger een echte tijdsindeling.”
— Karin Brand-Fuchs, uitvoerend assistent van de CEO
Naast efficiëntie verbetert Boardwise ook de transparantie en traceerbaarheid — een duidelijk voordeel voor intern bestuur en audits.
Hoe het bestuur reageerde
Voor de bestuursleden zelf is er weinig veranderd — en dat is een deel van het succes.
„De materialen zijn zoals gewoonlijk beschikbaar. De echte transformatie gebeurt achter de schermen in de organisatie.”
— Dr. Pascal Bothe, Raad van Commissarissen en Holding Office
Waarom Nordzucker Boardwise aanbeveelt
„Boardwise is alsof je na jaren handmatig gebruik eindelijk een elektrische schroevendraaier krijgt.”
— Dr. Pascal Bothe, Raad van Commissarissen en Holding Office
„Voor ons was naleving niet onderhandelbaar, en nu is het zelfs nog handiger. Eindelijk zit alles in één tool.”
— Karin Brand-Fuchs, uitvoerend assistent van de CEO
Resultaten in één oogopslag
Klaar om uw bestuursactiviteiten naar een hoger niveau te tillen?
Of het nu gaat om raden van bestuur, raden van commissarissen of internationale entiteiten—Boardwise helpt u uw vergaderingen efficiënt, transparant en klaar voor de toekomst te organiseren.
👉 Boek vandaag nog een demo en zie hoe Boardwise je werk kan vereenvoudigen.
